据美国有关专家统计，有５０％的参观者没有目的或者目的不明，然而却到处收集资料，最终将所收集到的资料留在餐馆的饭桌上、汽车座椅上或废纸篓里，即使拿到了办公室也是放在资料堆里。因此，要管理好资料，不能将贵重资料提供给这类人。
７．现场销售
有些展出者将展会作为直接销售的场所。他们租用小面积的标准展台，在里面堆满产品，在展台前的过道上，直接向参观者销售。这种做法会扰乱展会现场的秩序，展出者本身也难通过零售获得足够利润。如果展出者认为有充分理由零售，可以事先获得展会组织者同意，并被安排到一个合适的位置。如果展出者违反规定强行零售，展会组织者可以采取强行措施，关闭其展台。一般来说，在贸易展览会上直接零售是违反效率和效益原则的，因此贸易展览会通常禁止现场零售。贸展会是做贸易的场所，展出者应集中精力捕捉潜在客户和贸易机会。向大量普通参观者开放的消费品展览会可能允许零售，但是也需要办理相应的手续并遵守相应的管理规定。
二、展台人员
要实现展会的目标、建立展出者的形象，需要依靠展台工作人员的业务知识、工作方式、仪表着装、言行举止等，因此，必须对展台人员提出相应的要求和标准。
展台人员必须掌握展台工作所需要的知识，包括展出者情况、所展出产品和服务的情况、客户需求、市场情况、竞争情况等。需要强调的是展台人员必须完全了解展品，必须能够回答有关展品的任何问题。若做不到，必须知道如何获得答案。展品方面的知识对展台推销非常重要。
展台工作的特点是在很小的空间和很短的时间内接待大量的参展者，向参观者推销，与参观者进行贸易洽谈等。因此展台工作需要展台人员有工作的积极性，有销售的技巧和经验。
要想建立良好的展出者形象，仅有好的展台设计和展台布置还不够，还需要展台人员恰当的行为和举止。展台人员必须保持良好的工作状态和精神状态，必须站立以随时准备接待参观者。工作期间，展台工作人员无事不得聚会、聊天；展台上禁止饮食、抽烟；展台上禁止阅读报刊、资料。
展台人员的穿着影响展台人员的形象和展台的形象，并能影响展台人员的工作，因此，应予以重视。展台人员的穿着有多方面的影响和作用，如区别于参观者、体现展出者的行业、体现展出者的品位等。
展台人员应当保持良好的精神状态，态度友善，使参观者有被欢迎之感；应主动接触对展台和展品表现出兴趣的参观者；交谈过程中，保持清醒的头脑，注意交谈的内容，始终牢记展出目的，通过交谈迅速判别参观者的身份和价值，可在授权范围内尽量深入交谈，介绍公司、推销产品，引导和激发客户的购买兴趣；如果是重要的潜在客户或者是重要的合同就可进入实质性的贸易洽谈，争取签约或取得阶段性结果；接待，推销、洽谈结束后，迅速记录相应的详细情况。
展台人员应坚守岗位，展览会时间，展台不能无人照管，也不能让外行临时代看展台。无人看守意味着丢失贸易机会，而让外行做接待，可能把潜在客户推给竞争对手。当参观者稀少、展台人员疲劳时，也不要松懈，要保持良好的精神状态，因为一些有经验的、重要的商人可能会在人少的时候参观展览。接待参观者可以有技巧的不同，但是，态度应该是一样的，即要有礼貌、平等对待每一个参观者，尤其是在散发资料和小纪念品时更要注意这一点。
三、展台环境
展台环境有双重功能，一是对参观者而言，展台毕竟是形象；二是对展台人员而言，展台是工作场所。展台环境主要是指展台清洁、展台安全以及展台保卫等。
１．展台清洁
展台体现并塑造展出者形象，应当维持展台整齐、干净的状态。保持展台清洁在进行展台设计时就必须加以考虑，要设计充足的储存空间。展品以及模型、图文、声音设备等要放在合适的位置。如果被挪动或被弄脏，要及时挪回原位，并擦干净。展出期间，观众喜欢触摸展品，要随时擦去展品展架上的脏手印。如果有操作，必须及时清除废料；若有空箱必须及时搬走。展台上不应有乱放的资料，供观众自取的资料要摞放好，资料要及时补充。
展台地面和墙面要保持干净，随时拣走地上的纸片、空杯或其他物品，擦去墙上的脏手印或其他痕迹。展台内不要随便放东西，尤其是可能阻碍人的行动的物品。当然，展出者可以雇佣专业清洁工或指定展台人员负责展台清扫。
２．展台安全
一般来说，展会的人很多，存在一定的安全隐患，而且人越多隐患越大。因此，应予以注意并做出相应安排。展会上的安全隐患包括火灾以及其他可能的危害等。正规的展览会都有一系列的安全规定，包括政府、行业和展览会制定的各种规定。展出者必须认真阅读，并按规定办事。各种展会比较一致的规定有：
展架展板必须经防火处理；照明设备和材料必须符合当地标准；电源必须由展览会指定的公司人员连接。另外展会对双层式展架的要求也很严格。
为保证安全，展出者首先要选择使用符合规定的展架道具；其次在施工搭建时，不仅要赶速度，更要注意质量，保证展架道具安装坚固；第三，在展出期间，要有专人负责检查展架、设备状况，随时维护修理展架、设备，尤其是观众多的时候，需要指定专人在每天闭馆时检查展台、关闭电源；第四，如果展会要求展台配备灭火器，要按规定配备；第五，根据条件和需要为展台人员和参观者投保。注意展台安全不仅是为了防止事故的发生，也是为了保持展台和展台设备的正常工作。
３．展台保卫
展会上会有失窃现象，因此，保卫工作也应当被列为展台工作内容之一。展台保卫主要在两个方面，一是防止展品被盗，二是防止展台记录及其他秘密资料或情报被非法窃取或合法地套取。
使用封闭式展台是对付小偷的办法之一。如果有贵重但体积不大的展品，可以使用保险箱或在闭馆后即时撤走。展会大多设有晚间保险设备，展出者可以联系使用。太过贵重的展品可以考虑雇佣专业警卫或投保。展会是合法和非法收集情报的地方，竞争对手或工业间谍可能会采用合法的或不合法的手段收集信息，尤其是公司秘密。对此，展台人员应保持必要的戒备，不能只有热情而不用头脑，更不能为吸引更多的潜在客户而泄露公司秘密。
由于许多情报是在交谈中被“套”出来的，因此要明确禁止、限制透露公司的有关情报，比如展出者正在研制的产品、展出者的市场战略等。展出者可以在培训展台人员时介绍一些必要的技巧，比如掌握交谈思路、了解对手意图、对付套取机密等，并在展出期间随时提醒、监督展台人员保持警惕。
（第四节）会展危机管理
会议或展览在现场可能会发生一些意想不到的突然事件，会展组织者的素质在突发事件面前将得到真正的检验，应设法做好危机管理工作。会展组织者在危机和紧急事件中要扮演领导角色，要表现出足够的冷静与魄力。在事前，组织者最好能列举可能发生的紧急事件，按事先设定的措施来处理，以防措手不及。
一、紧急医疗
在任何情况下，紧急伤病事件随时都有可能发生，但是参加会展的人比其他人更容易受伤或生病。比较可能发生的疾病是心脏疾病、中风和其他危害生命的病。有些与会者因为改变饮食、喝酒、睡眠不足、疲劳、处于不熟悉的环境、孤独、远离亲人会产生种种不适，需要得到更多的照顾。
会展组织者应当通过当地有关部门或机构协助建立一个紧急医疗救护系统，在会议现场安排医护人员，并与当地医院联络，一旦有紧急病人立即安排救护并送医院急救。
卫生问题是会展举行的一大挑战，包括饮食卫生与环境卫生。会展举办地的环境卫生一般不会有大的问题，而餐饮卫生则要复杂些，要谨慎选择餐饮合作对象。万一因食物不洁而造成人员腹泻或食物中毒，将会带来无法挽回的损失，对主办城市、主办单位的形象都会产生负面影响。
二、消防工作
每一个与会者都应当知道遇到火灾时的应对措施，浓烟和惊慌往往会比大火本身造成更多的死亡。会展组织者有责任告知客人逃生步骤以及紧急逃生出口，向与会者充分提供预防火灾方面的资料。很多主办单位印刷了防火手册，放在资料袋里一起提供给与会者参考。
在作场地检查时，要重点检查其安全设施的配备和完好情况，比如是否有自动灭火系统，灭火设备是否完好有效，安全出口是否通畅，等等。这些设施虽然未必真正有用，但组织者决不可抱有侥幸心理。花费时间甚至财力去预防那些未必发生的事情是非常必要的，以防患于未然。
思考题
１．开幕式举行管理的主要内容有哪些？
２．注册入场管理主要包括那些方面？
３．展台管理的主要内容是什么？
４．如何理解会展危机管理？
