关键词
时间管理情绪管理
人际管理未来管理
自我认识自我领导
时间管理/Time时间管理是自我管理的起点
先为大家介绍一个自我管理的例子。
新东方学校创始人俞敏洪,是一个成功的传奇。从一名高考的落榜生,到一跃进入北京大学的校门,再到一名被拒绝的出国申请者,到培养出成千上万个留学生的“英语培训教父”;从因为遭受处分而辞职的年轻教师,到“国内最成功最富有的教师”……这样一个精明能干的商业领袖,同时也是一名严厉而有效的自我管理者。
在某次访谈上,俞敏洪谈到了自己的自我管理经验。他对自己设立了三个长远目标:第一,创办一所容纳两三千人,永远不扩招的私立大学;第二,创办一所文化研究院;第三,到全世界旅行,并且深入当地,写出有深度的游记。关于阶段性目标,他认为,一个人想要有事业上的满足感,就要设立阶段性的目标。比如说,我今天要把这个客户的相关资料整理出来,到下班之前我将对方的喜好和禁忌都摸得一清二楚,这就是阶段性的小胜利。将这些小胜利加起来,最后可能就是一个大成功。
人人都需要别人的激励。身在企业的最高层,俞敏洪又是如何获得激励的?答案是:俞敏洪通过“看见成果”来进行自我激励。新东方学校作为一个培训机构,最好的成果就是提高了学员的语言水平。为了获得这个成果,俞敏洪经常开展讲座:“做新东方我有很大的动力。你教导学生,就是帮助了他。这是最好的自我激励方式。”
在工作之余,每个周末俞敏洪还会做一次总结,给自己做过的每一件事打星。比如某天在家里读了一本书,在读这本书的时候没有任何其他事的干扰,或者某天写了些自己很满意的文字,或者交到一个很有深度的朋友,这些都是可以获得高星级的事。在学习管理方面,俞敏洪保持着高度的学习心态。“我可以从别人的做事方式、表达方式和专业素养中学到很多东西,这些东西对我来说完全是新的领域。人不能停止学习,在学习方面一定要对自己加强管理”。
忙碌的工作会让俞敏洪很疲累吗?当然,但他是一个懂得放松自己的人。“自我管理不仅仅是管理,也包括放松。我有时候会突然跑去爬爬山,看看云。天气好的夜晚抬头看看星星。有时候我真的会什么都不做,就坐在月亮底下,看着月亮,什么都不想,让脑袋放空,放松”。
越来越多的人开始意识到自我管理的重要性。地产界名人冯仑就说过:“伟大之人首先在于管理自己,而不在于领导别人。”过去,我们总以为管理别人才是成功的体现,这事实上是观念的误差。当你连自己都无法管理的时候,就没有管理别人的能力和资格。一个人要走向成功,千万要先将自己管理好。将自己的时间,自己的人际关系,自己的情绪,自己的行为都管理好。管理好自己,我们称之为自律。只有足够自律,才有律人的资格。在同一个团队中,其他团员或多或少有些放纵自己,而你是自律性最高的,你就是最好的,大家才会愿意将自己的问题交给你这个管理好自己的人。
自我管理分为三个层面,第一个层面是“自我处理”,第二个层面是“自我管理”,第三个层面是“自我领导”。如果将人生比喻成一艘航行中的船,那么这自我管理的三个层面分别代表:
自我处理,就是制定这艘船上的各种规则和制度,让掌舵工作、望工作、打扫工作等事项都井井有条地进行。而自我管理就是确保正常的航行能够通过这些规则和制度,得到落实和体现。自我领导,就是确保行船的方向是正确的,并且有足够的动力,能够顺利地到达终点。
在这整个过程中,包括了时间管理、情绪管理、信息管理、未来管理、行为管理等等。时间管理归属于自我处理,是自我管理的开始。情绪管理是自我管理的中心,是做自己掌控者所必须掌握的技能。未来管理,是对自己人生的管理和规划。这些管理层面缺一不可,互相支持。一艘好船的好舵手,能够将这些层面恰如其分地处理好,最终到达正确的彼岸。
自我管理从时间管理开始。为什么这么说呢?首先,时间是所有人都拥有的资源,如空气一般是一个人最基本的资源。或许我们没有如李嘉诚、巴菲特那样的父亲,也没有他们那么有效益的人际关系网;我们也没有数以千万计的财产;更没有全心全意朝着共同目标前进的精英团队。但是,每个人拥有的时间资源是一样的,都可以通过时间管理来给自己的人生增添助力。全球首富每天拥有24个小时的资源,你也是。换言之,时间对每个人都是公平的,怎么利用好它,就看个人自己的水平了。
时间是做任何事情都必须利用的资源。并非做每件事情都需要动用到人际关系、专业知识、财力资金这些资源,但是不管是写一篇文章,打几个电话,还是拜访客户,都需要用到时间。时间管理是自我管理的首要任务。
时间是不可再生资源。人际关系断了,可以重新再建立;知识储备不足了,可以再补充培训;金钱用完了,可以再赚取。只有时间,过去了,就永远不会再回来。当你阅读到这本书这一页的时候,不论花了一分钟,还是五分钟,都是找不回来的。孔子曾经看着河水说:“逝者如斯夫,不舍昼夜。”而事实上,时间不像河水,因为河水是可循环再生资源。而孔子感慨这句话的时间,倒真的是一去不回了。
正是由于时间的“不可再生”特性,加之做任何事情都需要时间,因此毫无疑问,时间成为自我管理最重要,又最头痛的问题。让人吃惊的是,很少有人会在自己的时间资源上确定明确的规则,并且在这种规则之下有一系列行之有效的做法。即便是一些所谓的成功人士,也未必是自己管理时间,而是被时间所管理。
计划自己的时间
管理自己的时间,是需要计划、组织、控制和整合的。时间管理,从计划开始。
具体做法包括:制定自己的日程表和时间表。
将每天的事务按照重要程度排序。
整合计划,明确次序
玫琳凯化妆品公司的创始人玫琳凯说,她每天睡觉之前都会列出自己“明天需要做的六件最重要的事情”,并且按照事务的重要性排出先后顺序。第二天一早,先从最重要的事务开始做起。“我在做杂志总编的时候,会提醒手下的记者和编辑,别因为忙于眼下的稿子,而忘记提前联系杂志的受访者。我们需要做的是“先洗菜”,把事情联系好了,再“炒菜”,写杂志稿。
组织自己的时间
组织时间的具体做法包括:
挪出大部分的时间做专门而又重要的事。
充分利用工作中的零碎时间,做不那么重要的小事。
为自己的时间利用建立常规模式。
很多重要的事情,比如工作、学习、培训,是需要挪出大量的时间来专门完成的。在完成这些事务的中间有一些零碎的时间也可以充分利用,比如你在上班或上学的公交车上,地铁上听几段外语,读几页单词,一年下来或许你都可以将一本英语词典读完。为自己的时间利用建立常规模式,是时间管理的重要内容。比如在自己的工作时间内,专门安排出给客户打电话的时间,写工作记录的时间,协调事务的时间。
我们给自己的时间利用所建立的常规模式,可以称之为“时间喵”,人们常常在某种外界事务的影响下而对自己的时间失去控制。建立了自己的“时间喵”,就可以最大限度地保证在固定的时间完成固定的事情,保证每日完成的工作和学习量。
整合自己的时间
整合时间的具体做法包括:
给自己的各种社会角色分配不同的时间。
懂得委派任务,授权他人帮你完成。
懂得对影响你时间的人、事、物说“不”。
每个人在现实生活中都有多种社会角色。作为家庭成员,作为公司员工,作为培训单位的学员……不论是何种角色,都需要认识到自己的多种角色需要自己付出一定的时间去承担。比如,一个人的时间不能都贡献给工作,也要花时间陪伴家人,给出自己独立思考的时间,有为自己充电的时间等等。
在完成各项事务的过程中,可以有技巧地授权。将那些必须自己亲自做的事,和可以通过委派分出去的事务区分开来。还要对影响你时间的人、事、物说“不”,对那些不期而至的来访者或者来电者说:“对不起我正在忙,没有时间。”
控制自己的时间
控制自己时间的具体做法包括:
核查每天的事务安排。
定期总结时间利用规律。
及时更新自己的时间计划。
核查每天的事务安排,就是做到“今日事,今日毕”。日本管理大师大前研一就是“当日邮件,当日处理”的奉行者。时间安排为我们提供了时间计划,但是如果不对计划做定期的总结和更新,计划很快就会形同虚设。这就要求根据事务的变化,来调整自己的时间利用计划。
联想有限公司的董事长柳传志,没有受过任何的专业管理教育,也没有任何的商业经验,却成为中国知名的成功企业家。这其中有一大部分原因基于他对时间的巧妙总结:连续二十多年来,在每个周五的下午,他都会与那些直接向他汇报的人员-高管人员,一起坐下来,回顾自己在这一周内所做的事情。研究哪些决策是好的,哪些决策是欠考虑的。这样对时间的定期总结,被他们称之为“复盘”。
分清楚什么是要事
仅仅懂得时间管理是不够的,时间管理的目的是为要事服务。因此,时间管理的要务是要分清楚什么事是要事。对一般人来说,总是将急事放在第一位,忙忙碌碌,沦为奴隶。而聪明的时间管理者,将要事放在第一位,沉着地处理各种突发情况,才能成为自己的主人。
如何分清楚“要事”?要事有两个评判的标准:对自己有长期的影响,或者对眼前的事务有全局的影响,或者两种影响皆有。比如,经理帮助销售员把一个客户谈成,在多数时候并非要事。但是通过技能培训,或者优化绩效体系,从而提高所有销售员的业绩,这才是要事。换个角度,若是帮助一个销售新手谈成一个客户,或者是谈成了一个长期客户的第一份订单,就是要事了,因为它对全局存在着长期的影响。
要事管理的两大原则
①优先做要事。
对于那些没有太大影响的急事和并不紧急的要事,要优先考虑后者。理由很简单:既然前者是不重要的急事儿,做不做影响都不会很大。而不紧急的要儿,如果当下不做,很容易会被忽略,因此要先做。
②专注做要事
集中地留出整块的时间,专注地做要事。
亚马逊的创始人杰夫·贝佐斯在接受访问时这么说道:我在每周二和每周四都尽量不安排工作,将时间留给自己。在这个时间内,我会选择去商场购物,看看在商场中的商品是如何展示的。我也会花很多时间浏览别的购物网站。此外,我还会特意空出时间,来向别人道谢。有很多事情在当下看起来不是最要紧的,比如和人致谢,但是从长远来看,它的确是最重要的。
时间管理要经常做,坚持做,定期做。这种管理对人生和事业的当下效用或许不那么明显,但却是至关重要的。若不经常做,等到彻底偏离要事轨道再回头,或许就晚了。
情绪管理/Mood控制你的火爆脾气
肖赢是某外企的职员,前一段时间被派遣与分公司的冯天负责同一个项目。在项目快要完成的时候,肖赢生病请了假,回到公司之后才发现,冯天将所有的功劳都揽在自己身上,还向上司抱怨肖赢故意装病不做事。肖赢当时就怒火冲天,旁边的人拦不住,他冲到冯天的面前,对着冯天的脸直接就打下去了。冯天的脸颊被重重地一打,霎时间就红了起来,嘴角也破了,还有头晕的症状。
上司赶过来阻止了这场纷争,让冯天即刻去医院看看。三天之后,冯天带着医生的检验报告来单位,要求肖赢赔偿。检验报告上写:因为受到击打,冯天的一只耳膜破裂。上司知道之后,当即将肖赢解雇,并且摆明不会再管他的事。肖赢只能赔给冯天一大笔钱,两手空空地离开了单位,事后想想,着实悔恨不已。
人都有七情六欲,怒即是七情之一,说白了就是发脾气,发火。从一个人的性格来说,动不动就发脾气绝对不是一件好事。最直接的后果,就是很容易在人际交往中造成人为的紧张气氛,甚至损害相互的利益,将原本简单的事情搞得很复杂。等到火气散了之后,冷静下来才懊悔不已。就像是西方一位哲学家说的那样“愤怒的起点是愚昧,终点是悔恨”。
有些人生来就喜欢发火,凡事都觉得道理在自己这边,一听到不顺心的话,就理直气壮地冲别人大声嚷嚷,甚而大打出手。其实,这些理直气壮的人大多时候不见得都对,别人也不见得都是错的。即便是自己对了,那种怒发冲冠的架势也会让人难以接受。在上面的例子中,如果肖赢在动手之前可以先检查自己,看清楚当前的形势,火气自然会降下来,也不会从受害者变成加害者了。
我们总是认为自己可以控制情绪,却往往被自己的情绪所控制,导致偶尔或经常性的失控。尤其是在激动的情绪之下,虽然知道所有的愤怒都会过去,也会暂时性地冷静下来,但是如果当前不做任何事情来使情绪平息下来,在冲动之后又缺乏反省,同样的情况还是会不断地发生,不断地困扰你,就像是一只怎么赶也赶不走的大苍蝇,烦不胜烦。肖赢从功劳被独占,到动手,为这点事发火而被辞退,是很不值得的。但是现实中这种例子却屡见不鲜,因此造成的恶劣后果也并不少见。
有些人说,发脾气与个人的性格有关,这句话有一定的道理。然而,人的脾气的形成尽管有不可改变的先天因素,但是最关键的还是在于后天的培养和熏陶。在碰到不顺心的事的时候,不为个人的得失郁郁寡欢、耿耿于怀,而是做到宰相肚里能撑船,具有博大的气度和胸怀的人毕竟还是少数。
年轻人血气方刚,想要熄灭心里的愤怒之火,最重要的一条就是加强自身的修养,养成自我克制的良好习惯。林则徐在自己的书房里挂了一张“制怒”的匾额,每当想要发怒的时候,抬头看见这两个字,就会勒令自己冷静下来,这不失为一个控制情绪的好方法。养成克制的习惯需要多多锻炼,一旦发现自己在跟别人交往的过程中产生不满的情绪,就可以默念“不要生气”、“镇静下来”之类的话,防止自己在控制不住之下反伤害了别人。也可以主动离开让自己火大的现场,调整自己的情绪。或者也可以找一个知心的朋友,将自己的心里话讲给对方听,发泄自己的火气。如果我们每个人都有意识地抑制住自己的火爆脾气,在生活中就一定可以减少很多不必要的摩擦,在人际交往中会更为和谐与融洽。
有一则西方寓言:有两只饥渴的狮子同时来到它们平常喝水的地方,两只狮子互不相让,谁都想喝第一口水。冲突很快就升级,直到两只狮子互相厮咬,大打出手。忽然,两只在争斗中的狮子发现,旁边有几只狼正在看着它们,就等着它们两败俱伤,以坐收渔翁之利。两只狮子猛然醒悟,停止了争斗,各自走开。