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第7章 为什么我的工作进度这么慢?(6)

因此,我们在处理事务优先次序的依据是“重要程度”和“紧急程度”并举。所谓重要程度就是指对实现目标的贡献大小。所谓紧急就是从时间上的紧迫性来说。那么,如何确定事情的轻重缓急呢?或者说,重要的事情有哪些特点?

1、能否直接为实现目标服务。事情重不重要,是相对目标而言的。

2、能否为实现目标创造条件。有些事情并不能直接对实现目标产生作用,但可以为实现目标创造条件,这些为实现目标创造条件的事件往往凸显出“只要但不紧迫”的特点。

3、能否为预防危机服务。许多事情与目标并不直接相关联,只有出现某种危机的局面,这种关联才产生。

几点注意事项,提高工作效率

我们分清了工作中各类事件的轻重缓急之后,就给按照这些事件的优先顺序来处理,但是,在平时的工作中,我们却如意按照事情的紧急程度来进行处理,从而忽略事情的重要性,举个例子来说:

所有的主管都承认,业务报告是一件极其重要的事,但若现在距离上交业务报告的时间尚有一个月的话,则一般人大概不会把它视为“今天应该做的事”,更不会把它视为“今天必须做的事”,既然今天可以不做这件事,那么就可以不断地拖延下去。直到截止日期的数几天,他们才如临大敌般地处理“紧急事件”,结果不是迟交了报告,就是草率应付了事。经过一番挣扎之后,他们可能会信誓旦旦地下决心:下次一定要将业务报告提前准备好!但是除非能够彻底地改变按“缓急程度”办事的习惯,否则到了下一次而极有可能重蹈覆辙。那么,我们在按照事情的“轻重缓急”来处理的过程中,还应该注意哪些事项呢?

1、对于不重要但紧迫的事情,可以交给别人去做,比如授权。做好事先的规划、准备与预防措施,很多急事将无从产生。

2、对于不重要也不紧迫的事情,可以授权、降低标准或者放弃。

3、“这件事很重要”的错觉——实际上就算重要也是对别人而言。电话、会议、突来访客等。自以为是在第一象限,不过是在满足别人的期望与标准。

4、在考虑行事的先后顺序时,应先考虑事情的“轻重”,再考虑事情的“缓急”。

按时完成重要紧急的任务,给自己多一点时间

针对以上情况,总结起来,就是:对于重要又很急的我们一定得马上做,而且还要认真做好;对于重要但不急的我们不必在当天做,可以改天找时间慢慢做;而对于不重要但又很急的,我们也要先应付了事,这就是所谓的“排挤”;至于那些不重要又不急的可以不用放在心上,等以后需要时再做。这样,便可以给自己多留一点时间,对自己的职业规划或是人生理想多做一些准备,为以后的升职或是创业多做一点基础。

总是一丝不苟、凡事必究?

过分关注细节反而降低效率

工作中,我们是否会经常在意这样的事情,对某些员工看不顺眼:他着装不合要求?他工作比较随意、他总喜欢耳朵里塞着耳机?他在工作区吃东西?或者,在自己的工作中,做PPT或是项目策划过程中,总是习惯揪住某一个词语,希望能够找到更合适的替代或是更形象的表达,翻字典查询网络等等,然后就这样把工作事件浪费掉。

这是个细节盛行的年代,许多顶着细节名号的管理书很籍畅销。不仅是管理者,就连普通公司职员也对细节崇拜有加,抠得很紧,过分关注某一方面。比如管理者对于制度,往往单独某一项,就能定出许多的条规来。这还不够,一旦出现些问题,便首先想到制度。如员工守则,里面规定了多少条而员工,他们做到了多少条;某某在什么时间违反了某某条等等。

但是,这些对于提高管理者和员工的工作效率真的有帮助吗?还是说,这些细节本身就是工作效率的障碍?若你也是过分关注细节的人,那么跟身边的同事对比一下,谁的工作效率更高一些?又是谁,每天都忙的脚不沾地,焦头烂额,还要时不时地加班?相信通过对比之后,大家都恩那个对自己的情况有所了解。

拿姗姗举例,你在工作中总是一丝不苟、凡事必究吗?

姗姗是典型的完美主义追求者,在学校的时候,对自己的学习和作业一丝不苟,每一个符号都认认真真反复检查,生怕出错,因此,在学习上,她明显比同学们花费了更多的时间。到了工作中,这个习惯也被带了过来,对于自己经手的每一份文件,每一个项目PPT,每一个问题反馈,甚至每一通电话,每一封邮件都认认真真、仔仔细细从头看到尾,然后再决定处理方法。

刚开始的时候,这个习惯的确给姗姗带来不少好处,因为花费了大量时间,也精心处理过,每件事情都处理的井井有条,合理恰当,很是得领导的欢心。但是,随着工作任务的增加,姗姗越来越觉得吃力了,光是客户电话和各类会议邮件就占去她差不多半个上午的时间,然后开始处理当天的紧急重要事务,往往只是看完几个文件,就一句到了下班时间。为了完成当天的任务,不得不继续加班到深夜。第二天,仍是重复如此的工作程序。长此以往,因休息不好,每天都埋头处理工作,精神也渐渐变得萎靡不振,工作中的效率大大降低。

与之形成明显对比的是,公司同一小组的林璐,明明两个人每天的工作任务都差不多,人家却能早早将工作处理完毕,按时下班,周末与同学朋友逛街娱乐,生活过的有滋有味,工作中也总是比自己遥遥领先。

姗姗颇有些不甘心,她的PPT从来没有自己做的精美,她回复邮件电话的时候,也总是漫不经心地一副敷衍态度……但是,不可否认的是,这些事情,并没有影响人家的工作进度,也没有对工作本身造成什么不好的影响。

于是,姗姗决定向林璐一样,改掉事事都追求完美的工作态度,但是,一时半会儿却又搞不清楚哪些是不必要花费时间去关注的细节,而哪些又是必须要做好的。好在姗姗一向耐得住心,一个月下来,也就慢慢地不再过分关注细节了,而是将大多数时间转移到重要紧急并且当天急需完成的事情上,果然工作效率大大提高。一段时间过后,就无需再天天加班了,周末也有了属于自己的娱乐时间。休息充足,精神也变得好了,工作起来更加神采奕奕,得心应手。

“细节决定成败”,这个说法并不错。但是有些人,在工作中过分注重细节,往往会起到“过犹不及”的效果。细节的确重要,因此很多人容易沉溺于细节,想要使细节变得更加完美,而在此过程中却迷失了最初的目标。纠缠于细节,结果是在“折腾”中浪费时间和生命,使工作变得一塌糊涂。所以说,要重视细节,但是不要过分沉溺于细节。

为什么会过分关注细节呢

现实生活中,我们经常能发现苛求细节、纠缠于细节的人,他们也许在某个细节上做得足够好,但他从来就不是一个成功的人士。究其原因,他们的视线只着眼于某个细节,而忽略了全局的发展,因而他们必定不能完成更多的工作。所以细节我们也需要重新审视一下,它会不会影响我们的创新能力?

那么,细节到底能够为我们带来什么呢?为什么这么多人习惯于一丝不苟、凡事必究,甚至养成了过分关注细节的坏习惯呢?

1、细节可以见微知著,帮助我们查人,辨别形势。想要总揽全局很难,也很不现实。如果我们有经验,细节足够帮助我们做出正确的判断。所以我们会不由自主地过分关注细节,以期见微知著。

2、细节可以让我们重视过程。毕竟点成线,线成面。如果没有点,何成线?没有线,哪有面?

3、细节可以用来监控。现实太复杂,我们没有精力从头到尾,始终跟随。通过将某些重要的点建立为里程碑,让我们投入最小的精力,得到最大的效用。

因为以上这些关注细节可以得来的好处,致使许多职场人士把细节看作是万能的,但事实并非如此,细节适合那些物化特性比较重,过程化特性比较强的场合。比如生产线管理,军事化管理等。这些场合一般都有一些共同特点,就是相对来说可变因素少,变化小。即使发生过度事件,也不会导致太坏的影响,顶多是成本上升而已。

但是对于一些人性化比较重,创造性比较重要的场合,就不适合太多的细节化管理。因为对于这些场合来说,有太多的可变因素,每个因素可能变化的范围也比较大,你很难逐一对他们进行控制。往往是你控制了特性A,特性B又凸显出来。我们就会陷入一种不断的循环中,直到耗尽所有力量。

养成适当关注细节的习惯

在人性化、创造性比较重要的环境中,如果过分强调细节,反而会导致不良文化的产生。其实,过分细节化的管理扼杀创新性倒还不说,更严重的是它还会培养阳奉阴违、拍马屁的现象。因为在这样的环境中,有太多的因素,根本无法控制。如果强求细节,又如何确认自己的要求被落实?结果只能是直接导致企业文化畸形。所以,我们必须放弃一丝不苟、凡事必究的不良习惯,适当关注细节。

1、注意关键地方,而不是全篇都一丝不苟。

2、无关紧要的事情一笔带过,不要单独抽出时间去处理。

3、注重结果,不要在过程中花费大量时间。

4、注重执行,而不是计划。

5、培养自我控制的能力,明确哪些事情是的确需要花时间去仔细处理的。

关注细节的几个注意事项

我们的目标是完成工作,而不应该纠缠于工作中的细节使自己陷入繁杂的琐事当中。纠缠于对细节的追逐,只会让我们在细节上徒劳耗费精力,陷入无谓的“折腾”中。我们理应从细节的烦扰中走出来,在工作中以全局的视角来审视这些细节。那么,在适当的关注细节的过程中,还需要注意哪些事项呢?

1、培养自我控制的能力,克服浮躁的情绪。不要每件事情都差不多就行,也不要事无巨细,每件事情都从头到尾一丝不苟地去处理。

2、适当关注细节,并不是不关注细节。

3、要有一种端正的工作态度和敬业的精神。

提高工作效率,轻松完成任务

在今天,随着现代社会分工的越来越细和专业化程度的越来越高,一个要求精细化管理和生活时代已经来到,很多人都会发出这样的感慨,未来的竞争主要表现为细节的竞争,细节决定成败。但是,真的是这样吗?通过以上讨论,我们发现,过分关注细节反而会降低工作效率,所以,凡事都有一定的度。

适度关注细节,将时间花费在重要紧急的事情上,轻轻松松完成一天的工作任务,大大提高工作效率,无需再加班,有更多属于自自己的业余时间来休息娱乐,精神变得更好,工作便也可以更加得心应手。

每天的工作总是留个尾巴?

把手表拨快10分钟,事事抢在计划前

即使我们每天都在勤勤恳恳得认真工作着,也总会出现这样的情况:某一天待到下班的时候,计划中本应该能够轻松完成的工作,却剩下一个小尾巴,想要继续做完呢,时间依家太晚了,想要留到第二天呢,又怕已经想好的思路会被打断。

这个时候,我们肯定又会为自己寻找各种各样的借口:工作量太大、接待客户花费了不少时间、被临时安排了一些事情……真的是如此吗?可能剩下的这点尾巴,不过只需要十几分钟的时间来完成,一天8个小时,相信谁也不能确保分到自己手中的工作恰好在这8小时内完成,没有多余也没有剩余。况且,我们可以看看周围的同事,他们是否也每天都会残留下一点工作,没有收尾呢?如果不是的话,那我们就要从自身来找原因了。你忙,肯定大家也忙,同在一个公司,不可能你每天的任务都多于其他人。

那么,为什么不把你的手表拨快10分钟,每天早10分钟开始工作,每件事情都在计划前10分钟开始进行,那么,在下班前,不是刚好可以完成吗?

拿黎苗举例,你真的能够按时完成每天的工作任务吗?

黎苗已经算是公司的老员工了,业务熟悉,工作能力强,每件事情都安排的井井有条,能够按时完成工作任务,并且颇得领导满意。但即使这样,黎苗也觉得自己的时间不够用,尤其是每天下班前的最后一个工作任务,总是需要加班才能顺利完成。虽然只是多呆了十几二分钟的时间,但是,黎苗也觉得自己这十几二十分钟的工作时间有些委屈,很希望有个好办法能够在下班前将工作顺利搞定。

于是,黎苗尝试了各种方法,提高自己的工作效率,但是,总是不尽人意,每天的工作时间结束后,还是会留下一点尾巴,想要加班处理完,又觉得不甘心,等到第二日来处理吧,又觉得完全没必要,十来分钟就能搞定的小事而已。

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