精心而周全的策划
大中型会议的组织工作，是一项细致而又复杂的工作。作为会议活动的主办方，在会议活动举办前要对会议活动过程中的各个环节，进行精心策划、周密部署、认真准备，以防止会议活动过程中出现差错，影响会务活动目的的达成。
(一)会议的时间选择要合适
会议的时间应避开企业的业务繁忙期和重大的节假日，以避免影响企业的日常工作或者遇到交通拥堵、一票难求的状况。过冷或过热的天气，风雨交加的天气，也不适于举行会务活动，因为天气状况对在室外举行的会务活动影响非常重大。风雨可能将事先准备好的会标、鲜花、旗帜毁坏，风雨中的节目表演很难进行，雨中的扩音设备易出故障。即使是在室内举行的会务活动，天气太冷、太热、太闷也都不利于会议的顺利召开。
(二)会议的场所选择要恰当
选择会议的场所，要考虑各方面因素，满足会议的多种需要。
1．交通要便利。会场位置必须方便与会者前往。周边路况不好或主要通道正在翻修扩建的会议场所，其他条件再好，也不能选择，因为让与会人员饱受颠簸之苦，是非常失礼的表现。
2．大小要适中。一般来说，会场的大小应与会议规模相符合，如果会议时间较长，场地不妨大一些。如果是出席人员较多的会议活动，必须明确进、退场路线，并保证通道宽阔、畅通无阻。
3．设施要齐全。会场要有良好的设备配置，桌椅家具、通风设备、照明设备、空调设备、音像设备等要尽量齐全有效，卫生设施应便利。会议特殊需要的设备，如计算机、演示板、投影仪、麦克风等，更应特别关注，并事先做好检查。
4．要符合主题。有些会议在室内举行，需要安静舒适的环境，如洽谈会、发布会等，应尽量避开闹市区，保证会场不受外界干扰。必要时可以在场外挂起“会议正在进行中，谢绝参观”的牌子，并要求关闭所有的手机，会场内也应具有良好的隔音设备。具有公关宣传性质的庆祝会、赞助会、展示会等需要在室外举行的会议活动，也可选在主办单位的门前广场，在追求隆重热烈效果的同时，应注意不要影响、堵塞交通。
5．要方便停车。选择会务活动的地点，还应考虑附近有无停车场所，以方便与会人员前往。
6．费用要合理。租借场地的成本费用需合理，既要讲究排场，又要勤俭节约。
(三)拟定嘉宾名单要谨慎
与会嘉宾的身份高低，往往决定了会议活动规格的高低。他们的到来，不仅仅是会议礼仪的需要，还是提高企业知名度、美誉度、影响力的有效手段。所以，确定与会嘉宾的名单一定要周全考虑、仔细斟酌，切不可掉以轻心、随意确定。
应根据会务活动主题、目的的不同，邀请不同的与会嘉宾。一般而言，商务会务活动的嘉宾应当包括以下人员：上级领导、社会名流、新闻记者、同行业代表、广告公司、主要客户和与项目工作有关的本单位负责人、技术人员等。
合理而周密的安排
(一)适时发出会议通知
会议的时间、地点、人员确定以后，应当适时发出会议通知。发出时间宜提早。一般应提前1～2周，这样既便于与会者安排手头工作，又便于与会者为会议活动做准备。通知内容应全面。其中会议活动的名称、目的、出席范围、会期会址、交通路线以及与会者应做哪些准备等，都应清清楚楚、明明白白，方便与会者了解情况。对特邀嘉宾的请柬，应派专人登门呈送，以表示诚恳和尊重。
(二)科学安排会期长短
根据心理学家的研究，人的脑力的最佳状态，即记忆力强、注意力集中、思维活跃敏捷、精力旺盛的状态，持续时间为一小时左右。超过一小时，就会产生不同程度的疲倦，使注意力分散，思维迟钝，精神不振。这种人体生理性心理状况呈现着某种周期性变化，盼望会议早点结束是与会人员的普遍心理要求。因此各种商务会议，应尽可能在一小时左右的时间内开完，简明扼要，干净利索，不拖泥带水，否则就可能影响会议的效果。如果的确需较长时间的会议，会中应当安排适当的休息时间，使与会人员的精力得到恢复，紧张的思维得到调解；还可以变换会议形式，使与会人员有新鲜感，避免产生厌倦情绪。
(三)依礼排定席位次序
在商务会议活动中，与会人员的座次和站立的位置，体现着他们不同的身份地位。所以安排与会人员的座次和站立位置时，必须符合礼仪规范的要求，尤其是特邀嘉宾的排列次序，如果考虑不周、安排不当，就会侵犯某些嘉宾的尊严，引起嘉宾的不满情绪，举办会议的效果也将受到影响。
一般情况下，嘉宾人数较多，其席位可以排成多排，以第一排为尊贵，从前往后依次排列。第一排的席位以中间最为尊贵，依我国传统，一般由中间按左高右低顺序往两边排开，即第二尊贵的客人排在职位最高者(有时是主人)的左侧，第三尊贵的客人排在职位最高者的右侧，以此类推。若人数正好成双，则职位最高者在中间左侧，第二尊贵的客人在中间右侧，也以此类推。但目前国际上流行右高左低，因此在商务会议活动中，尤其在涉外会议活动中，应该遵循“以右为尊”“以前为贵”“中间高于两侧”的基本原则，安排嘉宾就坐和站立的次序。
安排会议议题的原则
1.提交会议讨论的议题必须与所开会议身份相适应，也就是说，提交会议讨论的议题，一定要是够该会议讨论标准的。那种局部性的下一级会议可以解决的或者个别领导同志就可审批解决的问题，一般不要安排领导会议讨论。如果事无巨细，统统提交领导会议讨论，那么领导机关的领导人就将整天泡在“会海”里，应接不暇。
2．提交会议讨论的议题，除特殊情况外，要有简要的文件或汇报提纲。汇报提纲应当开门见山，有针对性，对存在的问题和准备采取的措施，应当提出具体明确的意见。汇报提纲一般不要太长，并应在开会前几天发给需参加会议的同志阅读，准备意见。除特别紧急的以外，临时提出的议题不做仓促安排。
3．提交会议讨论的议题及文字材料，必须事前经过领导人审批和专人对内容及文字审核把关，否则不能安排会议讨论。
4．每次会议议题的选定、安排，均请主管领导人审定。
安排例会议题，各部门有不同做法，归纳起来不外乎几大类：
1．主管领导临时确定议题，由会议秘书人员向有关部门搜集文件，准备资料。
2．待讨论的问题很多，文件也早已有所准备，只是一次两次会议讨论不了，有个先讨论什么后讨论什么的问题。这时，秘书工作人员就要根据轻重缓急，根据当时情况提出建议，把要讨论的问题排上来。
3．由会议秘书人员事前收集议题，“找米下锅”，询问各主管方面有无需要拿到会议上讨论的事项，然后加以安排，有的在一周以前，甚至在一月之前就要把讨论的问题摆出来，排成议程表，提交领导确定。
三种情况中前两者较为实际，后一类可以作为补充和参考。这是因为由秘书工作人员临时找来的议题，很难做到合乎实际。即使是经过了有关领导过目，由于情况变化，很少能完全按预定议程进行讨论，甚至根本就不按预先安排的议题进行讨论。但是，秘书人员会前收集议题，并提出议题排列的初步方案，是应努力去做的。
排列日常会议议题时，应当尽量将同类性质的问题集中排列在一起，凡不属于一个体系的问题，不要同时拿到会议上；同时要注意把保密性较强的议题放在后面。这样，一方面，问题的性质相互有联系，便于讨论；另一方面，也便于有关列席人员到会和退席。此外，还应有一些后备议题，以备会议进展顺利，时间充实的情况下随时拿出来，供会议讨论，也可以说是“见缝插题”。
不论采用哪种办法，任何议题的最后安排都应请领导定夺。
1．一次会议议题不能安排过多或过少，一般以安排一个主要议题和一两个小议题为宜。安排议题过多，与会人无法充分发表意见，或者讨论不完；过少则不能高效率地利用时间。要估计到每个议题所需讨论的时间，合理分配，为保证会议既能充分展开讨论，又能高效率地利用时间打下基础。
2．应当尽可能地将同类性质的议题同时提交一次会议讨论。也就是说，一次会议如果有两个以上议题的话，那么，它们的内容最好是相近的，由于性质相同，互有联系，所以便于讨论，以节省时间。
3．可以准备一些后备议题，以便在会议进展顺利，时间充裕的情况下提供会议讨论。
4．手头要多掌握一些议题，宁肯储备待议，也不要“找米下锅”。当然，也不能储备太多。
如何安排会议日程
有许多人参加的大型会议，事先需要安排日程。
会议本身不是目的，召开会议是为了推进工作。因此，会议的时间必须合适。如果在不合适的时间召开会议，或者在合适的时间不召开会议，都会造成事倍功半的结果。
会议日程根据会议需要，先作一个大致安排。调整是在大致框定的范围内进行。当然，也有大幅度调整的，有时甚至变更原先的一切计划，不过，这种情况要尽量避免。
安排日程要注意以下几点：
1．把握会议的目的
安排日程时，首先得了解一下为什么要召开这个会议。当然，通常按领导指令“从某日至某日”加以安排。然而，为何要开这个会，自己首先得弄清楚。如果不把握会议目的，就只能做机械的安排。一旦遇到什么问题，就会手足无措。
2．先安排关键人物的时间
有的会议，某个重要人物不出席，会议就无法进行。如果事先不征求那位重要人物的意见，随意安排一个时间，即使其他会议参加者的日程都安排好了，万一那位重要人物说不行，就得重新安排日程。
3．根据多数人意见安排日程
日程在大致框定的时间内，做灵活调整。虽然只是一个日程表，但必须回到“谁有空，谁没空”这个出发点上。把会议参加者的名单列出来，排出若干日程，把各人情况用“√”或“×”记下来，这样，哪一个日期好，便一目了然了。
4．例会原则上要定时召开
一月一次的部门会议，或一周一次的磋商、碰头会等，这种例会尽可能定时召开。如每月第一周的星期二上午或星期一下午三点等，定时以后，会场也容易借到。
5．因工作岗位、工种不同，会议时间安排并不容易。要在考虑种种因素的基础上，尽量选择大家都能参加的时间。
如何安排会议的时间
会议时间，可以分会议召开的时间和会议所需要的时间两类。
会议召开的时间：
会议日程一旦决定，会议召开的时间也就同时决定下来了。必须注意的是，在会议通知里要写明会议闭幕时间，只写会议召开时间是不够的。有了会议结束时间，会议就有了明确的起迄点。有了会议的开始和结束时间，可以提高会议效率。
如果不知道会议结束的时间，会议参加者就会心神不定。会议没有明确的结束时间，没完没了地开下去，只能令人厌烦。会议并非越长越好。在规定的时间里，有效地进行讨论，得出有效的决议，这是会议召集者必须懂得的要领。
再者，如果会议不及时结束，打乱了人们会议结束以后的时间安排，而给会议参加者带来麻烦。会议使用的是每个与会者的宝贵时间，因此要尽量珍惜。
会议所需要的时间：
召开一个会议，以多少时间为好呢？
当然，这要看议题的数量和会议的内容了。
会议时间因议题数量、会议内容的不同而不同。对会议时间的估计，要和会议主席商量决定。一般以两个小时为宜。不妨把两个小时作为一个标准，如果事前准备充分，会议参加者全神贯注地讨论某一个问题，恐怕也以两个小时为宜，时间太长了，人们会疲劳的。
只是，当会议不能一次解决问题时，可以采用事先准备，简化议程的办法，或者会议分两次召开。
会议签到方式及就坐礼仪
参加会议人员在进入会场时一般要签到，会议签到是为了及时、准确地统计到会人数，便于安排会议工作。有些会议只有达到一定人数才能召开，否则会议通过的决议无效。因此，会议签到是一项重要的会前工作。会议签到一般有以下几种方式：
1.簿式签到
与会人员在会议工作人员预先准备好的签到簿上，按要求签署自己的姓名，表示到会。签到簿上的内容一般有姓名、职务、所代表的公司等，与会人员必须逐项填写，不得遗漏。簿式签到的优点是便于保存，便于查找；缺点是只适用于小型会议。一些大中型会议，参加会议的人数很多，采用簿式签到就不太方便了。
2．证卡签到
会议工作人员将印好的签到证事先发给每个与会人员，签证卡上一般印有会议的名称、日期、座次号、编号等，与会人员在签证卡上写好自己的姓名，进入会场时将签证卡交给会议工作人员，表示到会。其优点是比较方便，避免临开会时签到造成拥挤；缺点是不便保存查找。证卡签到多用于大中型会议。
3.会议工作人员代为签到
会议工作人员事先准备好与会人员的花名册，开会时，来一人就在该人名字后画上记号，表示到会；缺席和请假人员也用规定的记号表示。例如，“√”表示到会，“×”表示缺席，“O”表示请假等。这种会议签到方法比较简便易行，但要求会议工作人员必须认识绝大部分与会人员，所以这种方法只适宜于小型会议和一些常规性会议。对于一些大中型会议，与会人员很多，会议工作人员不认识大部分人，逐个询问到会人员的姓名很麻烦，所以大中型会议不适宜采用这种方法。
4．座次表签到
会议工作人员事先制定好座次表，座次表上的每个座位都按要求填上与会人员的姓名和座位号码。参加会议的人员到会时，就在座次表上消号，表示出席。印制座次表以及安排与会人员的座次有一定规律，如从×号到×号是某部门代表座位，将同一部门的与会人员集中一起，便于与会者查找自己的座次号。采用座次表签到，参加会议的人员在签到时就知道了自己座位的排数和座号，有一定的引导效果。
5．电脑签到
电脑签到快速、准确、简便，参加会议的人员进入会场时，只要把特制的卡片放到签到机内，签到机就会将与会人员的姓名、号码传到电脑控制中心，与会者的签到手续在几秒钟即可办完，并将签到卡退还本人。参会人员到会结果由电脑准确、迅速地显示出来。电脑签到是一种先进的签到手段，一些大中型会议都采用电脑签到。
如果你受到邀请参加一个排定座位的会议，最好等着工作人员将自己引导到座位上去。
通常会议主席坐在离会议门口最远的桌子末端。主席两边是参加会议的客人和拜访者的座位，或是给高级管理人员坐的。
如果会议中有很特殊的规定，比如有从其他国家的其他公司来的代表，一般安排该公司的代表坐在长会议桌的中间，本公司的高级管理人员坐在他们的对面，身边坐着自己公司的职员，而会议桌的两端则空着。
通常客人坐在面对门口的座位上。
