事后控制是上一个会计期间内费用事后控制的总结,又是下一个会计期间费用控制的开始。经过了费用的事前控制和事中控制,进行事后控制可以找出在这一工作流程中采取的哪些措施是有效的,哪些措施存在着不足,从而为下一个工作流程的开始总结经验教训,并提出更有效的措施和方法,为提高企业经济效益服务。由于成本费用大部分是在事前控制(设计阶段)和事中控制(执行阶段)形成的,因此我们应该建立完整的费用控制系统,把重点放在事前控制和事中控制上,把事后控制作为事前控制和事中控制的必要总结和补充。
4.严格执行奖惩制度,强化激励约束。
费用控制要落到实处,必须建立一套切实可行的奖惩考核办法,明确规定各种考核指标及办法,使费用指标真正同职工切身利益挂起钩来。有了指标就有了责任,该罚的一定要罚,对超额完成指标者,该奖的一定要奖,不能随意改变考核奖惩办法,只有这样,才能保证费用指标的完成,才能把费用控制落到实处。
二、费用控制的方法。
1.费用报销的控制。
(1)销售费用的控制。
①费用自负。
此方法适用于纯佣金方式。销售经理在制定佣金比例时,将费用支出计算在内。优点:处理简单,公平一致,保障了公司的利润,尤其适用于费用无法监督的情况。不足:销售人员的行动不易控制。有些支出由于业务不成功而无法收回。由于业务性质不同,支出也不同,对销售人员较不公平。
②限额报销。
a.逐项限制法:对人员的所有可能开支逐项制定一个最高限额。
b.总额限制法:规定在一定时期内,人员所报销的费用总额的最高限额。
此方法关键在于限额的确定,而且有些费用很难定出限额。一般信用程度较高的人员易产生不信任感。此法使用较广泛。
③无限额报销法。
a.逐项报销法:允许人员就其所支付的费用逐项列举,不限额度地予以报销。优点:灵活、有效,对销售人员的行动可以控制。不足:费用控制程度较差,执行时,既要定期核查,又要注意人员的甄选。
b.完全报销法:只要定期报告费用支出的总额,即可全额报销。可激发销售人员的责任感,但只限于能力和信用度较高的人员。
④日常管理费用控制。
企业总经理应对每个项目进行分析和评估,减少不必要的费用支出在实际执行的过程中,要记录费用支出情况,并定期进行核查、同时费用控制要适度,切不可过分追求低成本,而影响销售工作的正常进行。
⑤对每一笔投资项目都应仔细评估。要对项目的可行性、盈利性和风险进行分析论证、机构的设置要考虑目前市场的规模、市场发展潜力、公司的资源状况、竞争激烈程度和机构规模大小等因素。
(2)市场推广费用的控制。
市场推广费用是指产品在整个推广过程中所产生的费用,包括促销费用、广告宣传费用和市场辅助用具费用。其中重点是促销费用的控制,对广告费用的控制要兼顾公司和经销商共同的利益。
2.固定费用转化为变动费用。
对于一些机械性的工作,可以将雇用固定人员变为雇用临时工,把工资待遇与工作业绩相挂钩,从而尽可能地消除一切消极的因素,节省不必要的开支-尽量减少非生产性、非营业性的车辆,因为如果这些非必需的车辆过于冗杂,就难免会产生过多的司机工资和福利费开支,以及车辆维修、保养、保险费和汽油费开支,再加上对这些人员和车辆进行管理的成本和由于管理上的疏漏而造成的浪费,这些都将使企业陷入费用的黑洞,影响企业整体的盈利能力。
把固定费用转化为变动费用的最有效方法就是“外部资源的有效利用”,它要求企业将外部的经营资源内部化。委托加工、外包是外部资源有效利用的一种形式,它可以从以下三个方面给企业带来优势:
(1)削减企业成本;
(2)能够充分发挥更高的专业能力;
(3)可以提供更高品质的产品和服务。
利用这种方法,企业可以灵活地应对外部环境的变化,按照自己的目的和资源优势进行取舍,更快地适应市场需求,发挥出企业的专业实力。对于制造部门及间接生产部门的业务可以委托外部企业来完成,省去了因扩充营业部门、充实研发部门、增设管理机构而产生的一系列连锁费用,这样不但可以精简企业组织机构,而且还减少了大量的固定费用,提高企业的效率和效益。
现在,之所以很多国外企业把他们的生产部门转移到以我国为主的发展中国家,是因为这样可以积极利用外部优势资源、优势产业,在提高生产率的同时,降低了费用的开支。比如,很多美国企业委托日本企业加工产品就是利用了日本生产加工企业的精湛技术。这种将固定费用转化为变动费用的典型方法就是国外企业经常采用的“自己制造转为外包”,这对于固定费用占主导地位的企业来说非常有效。
3.利用费用管理软件。
有条件的企业还可以通过采用管理软件进行费用的日常核算与控制,利用计算机及其网络系统的规范性、严谨性、科学性,建立一套集预算、控制和分析于一体的信息化系统,将对企业整体费用的监控和利润的提高产生积极的影响。
7.识破财务报告的常见粉饰手法。
会计“诚信”,是一个世界性话题,社会各界对于会计诚信的呼唤十分强烈、目前,企业会计信息失真的现状有目共睹,国内有“琼民源”、“银广夏”等,国外有“安然”、“施乐”等,其造假金额之大,超过我们的想象;作假手段也五花八门,从会计确认、计量到会计报表编制和披露,都存在不规范、不合理甚至不合法的行为。对市场经济秩序构成了严重威胁,引起全社会的广泛关注。财务信息失真不仅仅是会计人员的事情,和企业总经理也有着千丝万缕的联系:
一、财务报告粉饰常见手法分析。
1.虚增收入。
如果你在街角摆摊卖冰淇淋,有人过来买你的冰淇淋,那么显然你应当在账上记上现金收入;但如果有一个人跑到你的售货摊,拿走一个冰淇淋并许诺几天以后给钱,那你还能记上这笔收入吗?当然,如果你相信这个人会遵守信诺按时还款,那你可以记上这笔收入。对一笔交易在何时确认为收入,这是最古老的会计问题之一。因而操纵收入确认也是财务报表粉饰最古老的手法之一 一些上市公司为了在年度结束后能给股东一份“满意”的答卷,往往借助时间差调节利润。传统的做法是在12月份虚开发票,次年再以质量不合格等理由办理退货:为增加销售收入,没有在会计期末结账,将下期销售计入本期。或者,利用阴阳合同虚构收入,如公开合同上注明货款是1 000万元,但秘密合同上约定实际货款为600万元,另外400万元虚挂,这样就虚增了400万元的收入,这在关联交易中非常普遍。为了掩盖其造假行为,企业经常捏造存货记录、发运记录和发票。
例如,银广夏公司通过虚构交易对象、伪造销售合同、伪造出口报关单、虚开增值税专用发票、伪造免税文件和伪造金融票据等手段,虚构主营业务收入,虚构巨额利润达7.45亿元。其中,1999年虚构1.78亿元,2000年虚构5.67亿元。《财经》杂志2001年8月刊登的“银广夏陷阱”一文揭示出这个带有高科技、西部开发、环保题材的优质“蓝筹股”,在2000年股份上涨44%的背后,是一场彻头彻尾的骗局。从而将为中国100多家上市公司承办审计业务的而又未能勤勉其义务的深圳中天勤会计师事务所曝光于天下:深圳中天勤会计师事务所在为银广厦财务报告审计时,未能勤勉其责,没有采取正确的方法对重要的应收账款进行发函询证,而是将询证函交给了银广厦公司;也没有采用分析性的审计技术来执行收入循环测试、现金及银行存款测试及成本分析,对于销售收入巨增而仓储费、运输费未相应增加等事实不进行逻辑分析,为银广厦财务报告出具无保留意见的审计报告。
2.利用长期投资美化资本结构。
相当一部分企业的对外投资,纯粹是为了粉饰其财务状况的外在表现。让我们通过下面的案例来阐述这个手法是如何运作的。
3.混淆资本性支出与收益性支出的界限。
根据现行会计制度的规定,企业为在建工程和固定资产等长期资产而支付的利息费用,在这些长期资产投入使用之前,可予以资本化,计入这些长期资产的成本。利息资本化本是出于收入与成本配比原则,区分资本性支出和经营性支出的要求。然而,在实际操作中,有不少国有企业和上市公司滥用利息资本化的规定,蓄意调节利润。
例如,某公司2006年1月1日向银行借款用于建设营业大厅,期限为3年,该营业大厅于2007年1月1日竣工并交付使用,但是企业在2007年2月的账务处理中,依然记入在建工程,少计财务费用,以达到虚增利润的目的。我国上市公司被出具否定意见审计报告的第一家上市公司渝太白就是利用这种手法隐藏了8064万元的财务费用,结果被注册会计师出具了否定意见的审计报告.
4.利用“垃圾桶”和“聚宝盆”
“垃圾桶”指的是其他应收款科目,因为其往往具有隐藏潜亏的效果;“聚宝盆”指的是其他应付款科目,因为其往往具有隐瞒利润的作用。
根据现行会计制度,其他应收款和其他应付款科目主要用于反映除应收账款、预付账款、应付账款、预收账款以外的其他款项。在正常情况下,其他应收款和其他应付款的期末余额不应过大。然而,我们在上市公司报表中发现,许多国有企业和上市公司的其他应收款和其他应付款期末余额巨大,往往与应收账款、预付账款、应付账款和预收账款的余额不相上下,甚至超过这些科目的余额,其所以出现这些异常现象,主要是因为许多国有企业和上市公司利用这两个科目调节利润。