（5）对方声音不清楚时，应该善意提醒：“声音不太清楚，请你大声一点，好吗？”
（6）如电话打进来了，对方要找的同事不在，礼貌的做法是先向对方说明情况，再询问对方名字，并考虑如何处理；如果要求对方不要挂断时，一定要不断向对方打招呼，表示你还在照顾这个电话，同事回来后，立即转告并督促回电。接线员要做好详细的电话记录。
（7）转接电话时，首先必须确认同事在办公室，并说：“请稍等。”
（8）转接电话时，按键应该短促干脆，不要过长时间按着（一般不超过一秒钟），拨完分机号码后，轻轻挂上电话。
（9）谈话结束时，要表示谢意，并让对方先挂断电话。不要忘了说再见。
（10）如果谈话所涉及的事情比较复杂，应该重复关键部分，力求准确无误。
9、如何处理找领导的电话。
（1）若熟人找领导且领导在的话，就立即转告，让领导接电话。当需要把电话转给领导时，在传达电话前，要清楚表达“××公司××先生打来的电话”，同时，要把从对方得到的消息，简洁、迅速地传给领导，以免对方再重复一次，同时让你的领导有个思想准备。
（2）若是领导不愿接的电话，对于需要搪塞的场合，则应灵活应付，恰当地把握讲话的分寸，按领导意图妥善处理。有时需要机智巧妙，避免让领导接听他不想接的电话。秘书有责任让领导避开，浪费时间的又不必要的电话，有责任辨别领导乐于和哪些人通电话，并应通晓如何巧妙地对待他人。如说：“对不起，先生。××领导刚离开办公室。”或“我不知何时能找到他。”
（3）若领导正忙或已出差无法接电话时，可让对方留话，表示会主动联系。
（4）若对方要求找其他人通话时，应马上帮助传达。
（5）若对方要找的人不在时，应温和地转告对方，并可主动提出是否需要帮助，是否可找别人讲话以及对方的电话号码等，以便再与其联络，绝不要简单答“他不在”，这样会显得鲁莽而无礼。要是对方有留言，必须确实记住留言内容：何时何人来的电话，有何要事，需要回电话吗，回电话的对象是谁，如何称呼，是否再打过来，对方电话号码等。记完后要复述一遍，并告其请放心，一定转告，然后把留言条放到办公桌上，以便他回来的时能看到。
手机使用礼仪。
1、使用手机的注意事项。
手机的出现和广泛使用，使得人们之间的联系更为便捷，但如果在使用时不注意礼仪，就会干扰了别人，给别人带来不方便。
首先，在音乐会、重要仪式、重要集会等高雅、庄重的场合不能用呼机和手机。万一要用，应调成振动，把对他人的影响降到最低。
第二，呼机和手机最好不要别在身体的明显部位，也不要总是拿在手里，应该放在手袋中或公文包里。
第三，不要在大马路上一边走一边打电话。如果确实有急事，可站在某个安静人少处打。平时与人共进工作餐（特别是自己做主人请客户时）也最好不打手机。如果有电话找自己，最好说一声“对不起”，然后去洗手间接，而且一定要简短，这是对对方的尊重。当着客人的面打电话，会使客人不知所措。
2、管好彩铃别添乱。
案例一：令人尴尬的铃声。
一位刚刚二十出头的小姑娘陪着经理去拜见重要客户。双方正在交谈中，有人给小姑娘打电话，只听里面传出了无限娇滴滴的声音：“妈妈，来电话了！”这时小姑娘尴尬得满脸通红，客户们想笑也不敢笑，经理则用眼光偷偷责备她。
案例二：不良彩铃丢业务。
王先生给从未谋面的张先生打电话联系业务，对方手机里传来一首节奏明快的歌曲，但仔细一听内容，王先生觉得有点不对劲，因为歌词中的一句话是“你有话快说，有屁快放”。王先生想，这张先生到底是什么样的人，听铃声这么“糙”，估计也没法深交。
案例三：“狗叫”搅乱课堂。
在一次讲座上，老师正在台上讲得眉飞色舞，突然学生中间传出了“汪、汪、汪”的狗叫声，老师惊诧地问：“谁带小狗来上课了？”同学们哄堂大笑：“老师，这是最新的手机铃声。”
3、使用手机不能随时随地。
（1）不应该在公共场合，尤其是楼道、电梯、路口、人行道等人来人往的地方，旁若无人地使用手机。打电话是私密的事情，不必当众喧哗，影响他人。
（2）不应该在要求“保持安静”的公共场所，如音乐厅、美术馆、影剧院、歌剧院等表演、比赛的场合使用手机。这是对演员、观众的最起码的尊重，也是进入上述场合的起码礼仪。
（3）在聚会期间，如开会、会见、上课之时应自觉关闭手机，或将手机设定至振动状态，这是对会议主持人、老师、听众的礼貌。
（4）不要在驾驶汽车时接听手机电话或发短信，或查看寻呼机，以防止发生车祸。
（5）不要在病房、加油站等地方使用手机，以免所发信号干扰治疗仪器，有碍治疗或引发油库火灾、爆炸。
（6）不要在飞机飞行期间使用手机，否则会干扰仪器，导致飞机失事等严重后果。
4、短信礼仪。
（1）发短信一定要署名。短信署名既是对对方的尊重，也是达到目的的必要手段。元旦前一天工作关系繁多的秦先生收到了70多条祝福短信。其中有60条是不署名的，好多内容还相同。秦先生也搞不清楚这些人都是谁。这种祝福发了等于没发。如果是正事，不署名更会耽误事。
（2）短信祝福一来一往足矣。现在每逢节日，人们都会发短信祝福。来而不往非礼也，所以别人发来短信，自己就要回一个短信。接到对方短信回复后，一般就不要再发致谢之类的短信，因为对方一看，又得回过来。就祝福短信来说，一来一往足矣，二来二往就多了，三来三往就成了繁文缛节。
（3）有些重要电话可以先用短信预约。有时要给身份高或重要的人打电话，知道对方很忙，可以先发短信“有事找，是否方便给您打电话？”如果对方没有回短信，一定不是很方便，可以在较久的时间以后再拨打电话。
（4）及时删除自己不希望别人看到的短信。一些人经常把手机放在桌上，如出办公室办事或者去卫生间，也许有好奇之人就会顺手翻看短信。如果上面有一些并不希望别人看到的短信，就可能引起麻烦。若不幸被对方传播出去，后果就更严重。夫妻之间亦是。难免会有异性同事、朋友发一些语言亲昵的短信，其实是因为双方熟了，开开玩笑，若让爱人看见，就会引起不必要的误会。因此，经不起推敲的短信一定要及时删除。
（5）上班时间不要没完没了发短信。上班时间每个人都在忙着工作，即使不忙，也不能没完没了地发短信，否则就会打扰对方工作，甚至可能让对方违纪。如果对方正在主持会议或者正在商谈重要事项，闲聊天式的短信更会让对方心中不悦。
（6）发短信不能太晚。有些人觉得晚上10点以后不方便给对方打电话了，发个短信告知就行。短信虽然更加简便，但如果太晚，也一样会影响对方休息。
（7）提醒对方最好用短信。如果事先已经与对方约好参加某个会议或活动，为了怕对方忘记，最好事先再提醒一下。提醒时适宜用短信而不要直接打电话。打电话似乎有不信任对方之感。短信就显得非正式，亲切得多。短信提醒时语气应当委婉，不可生硬。
电子邮件礼仪。
近年来，在诸种电子通信手段中跑出来一匹“黑马”，它就是电子邮件。自打诞生以来，它的发展速度可谓突飞猛进，日新月异，令人刮目相看。当前，它已经在商界得到了越来越广泛的使用。
电子邮件，又称电子函件或电子信函。它是利用电子计算机所组成的互联网络，向交往对象所发出的一种电子信件。使用电子邮件进行对外联络，不仅安全保密，节省时间，不受篇幅的限制，清晰度极高，而且还可以大大地降低通信费用。
1、电子邮件基本礼仪。
商界人士在使用电子邮件对外进行联络时，应当遵守的礼仪规范主要包括以下四个方面。
第一，电子邮件应当认真撰写。向他人发送的电子邮件，一定要精心构思，认真撰写。若是随想随写，是既不尊重对方，也不尊重自己的。在撰写电子邮件时，以下三点尤其必须注意。
一是，主题要明确。一个电子邮件，大都只有一个主题，并且往往需要在前注明。若是将其归纳得当，收件人见到它便对整个电子邮件一目了然了。
二是，语言要流畅。电子邮件要便于阅读，就要以语言流畅为要，尽量别写生僻字、异体字。引用数据、资料时，则最好标明出处，以便收件人核对。
三是，内容要简洁。网上的时间极为宝贵，所以电子邮件的内容应当简明扼要，愈短愈好。
第二，电子邮件应当避免滥用。在信息社会中，任何人的时间都是无比珍贵的。对商界人士来讲，这一点就显得更加重要了。所以有人才会说：“在商务交往中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间。”
有鉴于此，若无必要，轻易不要向他人乱发电子邮件。尤其是不要以之与他人谈天说地，或是只为了检验一下自己的电子邮件能否成功地发出，更不宜随意以这种方式在网上“征友”。
目前，有不少网民时常会因为自己的电子信箱中堆满了无数的无聊的电子邮件，甚至是陌生人的电子邮件而烦心不堪。对其进行处理，不仅会浪费自己的时间和精力，而且还有可能会耽搁自己的正事。
第三，要小心地写电子邮件里的每一个字和每一句话。
因为现在法律规定电子邮件也可以作为法律证据，是合法的，所以发电子邮件时要小心。如果对公司不利的，千万不要写上，如报价等。发邮件时一定要慎重。
邮件信息不要太冗长。这样不会引起他人注意，别人也不喜欢看下去。
不要在邮件未端列出对方的地址。因为对方知道自己的地址，不用写，写上感觉不太好。
第四，发送附加文件要考虑对方能否阅读该文件。
发第一封你可以先用一般格式发送（对方可以阅读的格式），然后在上面写上“请问一下，如果发送压缩格式（或其他格式）的能不能阅读”。如果可以，你就可以发送压缩格式的了。这样给人感觉你很细心，也很体贴，而且让人感觉这个文件很重要。
邮件不要太公式化。你可以在上面加上LOGO等。
2、电子邮件中的网络礼仪。
与流行的观点不同，电子邮件不只是用在你给母亲写信的时候，所有在技术上见多识广的人都在使用电子邮件。以下是教你如何成为像他们一样的老手。
不管你给谁写信，注意礼仪都是很重要的。下面是一些写信的基本规则。
（1）不要“大喊”。全部用大写字母被认为是在“大喊”，很粗鲁。只应在应该“大喊”或强调什么时这么做。
（2）不管做什么，别SPAM。
SPAM就是给邮件表或你收集到的电子邮件地址中的人发电子邮件，而这些人不希望别人干扰。这会使邮件表或别人的邮箱充满。这种行为很轻率，令人很气愤。如果你这样做了，你会被逮着的。
（3）不要FLAME。FLAME是用激烈的言辞表达对别人的敌视。
（4）别把私人邮件公开发布。如果你收到一封私人信件，把它送别人是不明智的。
用好“附件”。你可以把文件附加在电子邮件中。最好不要使很大的附件，除非你知道收信人确实需要。
（5）使用讽刺时要小心。尤其是刚刚介入一种媒体时，尽量在你电子邮件中坦诚相见。经常讽刺会使人认为是卑鄙。
3、电子邮件常用速写。
写电子邮件的艺术是简洁。下面是一些节省空间的E—mail英文速写：
BTW—by the way；
FYI—for your information；
IMHO—in my humble opinion；
IOW—in other words；
LOL—laugh out loud；
OTOH—on the other hand。
电子邮件狂热爱好者的另一个习惯是使用由字符组成的图释（emotion）。有些人能从图释读出很多意思，其中有三个非常常用（把头向左转90度，即可以看清楚）：
：—）代表基本的笑脸，表示笑容和善意。
；—）代表眨眼笑，表示歪曲、讽刺或嘲笑。
：—（代表皱眉，表示令人不高兴的消息、令人悲伤的消息。
“主题”中的词句应该给收信人一个关于你的邮件的简单描述。当收信人以后查看邮件时尤其有用（例如：“主题：我想要回我的书”比“主题：你好”更容易被发现）。
