我们没有必要把自己的生活变得更复杂。爱因斯坦说：“每件事情都应该尽可能地简单，如果不能更简单的话。”我们不必担心人们会让他们生活中的事情变得太简单。问题刚好相反：大部分员工把他们的工作变得太复杂化，而且还总奇怪为什么他们有这么多令人头疼的事情和大麻烦。
把事情化繁为简的一个关键是抓住事物的主要矛盾。必须善于在纷纭复杂的事物中，抓住主要环节不放，“快刀斩乱麻”，使复杂的状况变得有脉胳可寻，从而使问题易于得到解决。
同时它还意味着要善于排除工作中的主要障碍。主要障碍就像瓶颈堵塞一样，必须打通，否则工作就会“卡壳”，耗费许多不必要的时间和精力。
永远要记住杂乱无章是一种必须祛除的坏习惯。有些员工将“杂乱”作为一种行事方式，他们以为这是一种随意的个人风格。他们的办公桌上经常放着一大堆乱七八糟的文件。他们好像以为东西多了，那些最重要的事情总会自动“浮现”出来。对某些人来说他们的这个习惯已根深蒂固，如果我们要这类人把办公桌整理得井然有序，他们很可能会觉得像穿上了一件“紧身衣”那样难受。
在多数情况下，杂乱无章只会给工作带来混乱和低效率。它会阻碍你把精神集中在某一单项工作上，因为当你正在做某项工作的时候，你的视线不由自主地会被其他事物吸引过去。另外，办公桌上东西杂乱也会在你的潜意识里制造出一种紧张和挫折感，你会觉得一切都缺乏组织，会感到被压得透不过气来。
如果你发觉你的办公桌上经常一片杂乱，你就要花时间整理一下。把所有文件堆成一堆，然后逐一检视（大大地利用你的字纸篓），并且将它们分类：即刻办理；次优先；待办；阅读材料。
把最优先的事项从原来的乱堆中找出来，并放在办公桌的中央，然后把其他文件放到你视线以外的地方——旁边的桌子上或抽屉里。把最优先的待办件留在桌子上的目的是提醒你不要忽视它们。但是你要记住，你一次只能想一件事情，做一件工作。因此你要选出最重要的事情，并把所有精神集中在这件事上，直到它做好为止。
每天下班离开办公室之前，把办公桌完全清理好，或至少整理一下。而且每天按一定的标推进行整理，这样会使第二天有一个好的开始。
不要把一些小东西——全家福照片、纪念品、钟表、温度计，以及其他东西过多地放在办公桌上。它们既占据你的空间，也分散你的注意力。
每个坐在办公桌前的员工都需要有某种办法来及时提醒自己一天中要办的事项。电视演员在拍戏时，常常借助各种记忆法，使自己记得如何述说台词和进行表演。你也可以试试。这时日历也许很有帮助，但是最好的办法可能是实行一种待办事项档案卡片（袋）制度，一个月每一天都有一个卡片（袋），再用些袋子记载以后月份待办事项（卡片）。
此外，最好对时间进行统筹，比如到办公室后，有一系列事务和工作需要做，可以给这些事务和工作安排好时间：收拾整理办公桌3分钟；听取秘书对一天工作的安排5分钟；对秘书指示关于某一报告的起草15分钟，等等。
总之，那些容易把事情复杂化的员工应该学会的一种能力是：清楚地洞察一件事情的要点在哪里，哪些是不必要的繁文缛节，然后用快刀斩乱麻的方式把它们简单化。这样不知要节省多少时间和精力，从而能大大提高你的效率。
*在规定的时间完成任务
“我必须坚持养成一种习惯：任何一件事都必须在规定好的几分钟、一天或一个星期内完成。每件事都必须有一个期限。如果坚持这么做，我就会努力赶上期限，而不是无休止地拖下去。”
做了很多，但是现在还缺一点点没有做，那么即使你已经完成了99%都等于无效，因为你要的结果还等于零。只有全都做了这才叫结果，这也是从结果角度来考虑的。
在这个时候要“先保60分，不求完美”。很多员工对于这一点还做得不好，特别是很多企业讲究效率，按时拿出结果，比拖延时间拿出一个更好的、所谓的完美结果来得更重要。
所谓的完美，事实上它本身不可能达到完美，正所谓“没有最好，只有更好”。在这种情况下，要是再去追求完美，就等于拖延了整个时间进度，这还不如60分万岁。当然，这是在特定的情况下的策略。
商界精英鲍伯·费佛在每个工作日里的第一件事，就是将当天要做的事分为三类；第一类是所有能够带来新生意，增加营业额的工作；第二类是使现有状态能够持续下去的一切工作；第三类则包括所有必须去做，但对企业和利润没有任何价值的工作。
在完成第一类工作之前，鲍伯·费佛绝不会开始第二类工作，而且在全部完成第二类工作之前，也绝不会着手进行第三类的工作。“我一定要在中午之前将第一类工作完全结束”，鲍伯给自己规定，因为上午是他认为自己最清醒、最有建设性的时间。
“我必须坚持养成一种习惯：任何一件事都必须在规定好的几分钟、一天或一个星期内完成。每件事都必须有一个期限。如果坚持这么做，我就会努力赶上期限，而不是无休止地拖下去。”鲍伯说这便是期限紧缩的真正价值。
鲍伯·费佛做了时间的主人，一个真正的时间管理者能提高办事的效率。
世界是变化的，变化是一切事物的大法则。正因为如此，我们不要打无准备之仗。这应该成为你的一个人生信条。制定切实可行的预案恰好正是为了这些。
预案的内容当然必须是针对某一件事，部署一定要周密、详尽。这样你才能真正地去与时间赛跑，并始终抢在时间的前面，从而赢得高效率。
预案的制定与否，关系到一件事的成功与否。有预案，你可以争分夺秒地去完成一件事，也可以让时间发挥出最大能量，还可以在面对突发事件时有较强的心理承受能力，更能挥洒自如地处理问题，从而步入高效能人士的行列。
另外，我们知道，事物在形成的过程中，往往会出现一些意外的变化，这个变化如果不能很好地应对，就会改变事物的性质和办事的初衷，甚至还会导致最终失败，让你不得不回到原来的老路上去，甚至更惨。那么你走的这段弯路用的那么多宝贵时间还有什么意义？
也许有人会说，“没有什么，我们可以从头再来，失败是成功之母嘛！”但是我们浪费不起时间。所以一定要制定一个完整无缺的预定方案。
*分清轻重缓急
不论事情有多少，永远先做最重要的事情。把自己认为最重要的事情摆在第一位，这是一个好习惯，否则你就会因为一些不重要的事耽误精力和时间。
紧急的事不一定重要，重要的不一定紧急。不幸的是，许多人把自己的一生花费在较紧急的事上，而忽视了不那么紧急但比较重要的事情。
当你面前摆着一堆问题时，应问问自己，哪一些真正重要，把它们作为最优先处理的问题。如果你听任自己让紧急的事情左右，你的生活中就会充满危机。
员工每天都要花许多时间来阅读、整理和接收各种文件，但其中有一些往往是无足轻重的。因此专家建议，要学会把注意力集中在那些最重要的文件上。办法是，先初选出被认为是重要的文件，然后将其分为“应办的”、“应阅的”和“应存档的”三组。把“应办的”组放在办公桌的前边和中间，把其他两组放到自己看不见的地方。这样可以不分散你的注意力，从而可省出许多时间。
工作、学习，以至生活都要讲究方法，然而，如何才能掌握好的方法使我们的工作和学习事半功倍呢？其中至关重要的一环是抓关键。办事情、做工作从关键处下手，尽量避免过程繁琐，更不应面面俱到。
不论事情有多少，永远先做最重要的事情。把自己认为最重要的事情摆在第一位，这是一个好习惯，否则你就会因为一些不重要的事耽误精力和时间。对于成大事者而言：永远先做最重要的事情，是他们最佳的工作习惯！
美国伯利恒钢铁公司总裁查理斯·舒瓦普向效率专家艾维·利请教“如何更好地执行计划”的方法。艾维·利声称可以在10分钟内就给舒瓦普一样东西，这东西能把他公司的业绩提高50％。
然后他递给舒瓦普一张空白纸，说：“请在这张纸上写下你明天要做的6件最重要的事。”舒瓦普用了5分钟写完。
艾维·利接着说：“现在用数字标明每件事情对于你和你的公司的重要性。”于是他又花了5分钟。
艾维·利说：“好了，把这张纸放进口袋，明天早上第一件事是把纸条拿出来，做第1项最重要的。不要看其他的，只是第一项。着手办第一件事，直至完成为止。然后用同样的方法对待第2项、第3项……直到你下班为止。如果只做完第一件事，那不要紧，你总是在做最重要的事情。”
艾维·利最后说：“每一天都要这样做——您刚才看见了，只用10分钟时间你对这种方法的价值便深信不疑，叫你公司的人也都这样干。这个试验你爱做多久就做多久，然后给我寄支票来，你认为值多少就给我多少。”
一个月之后，舒瓦普给艾维·利寄去一张2.5万美元的支票，还有一封信。信上说，那是他一生中最有价值的一课。
5年之后，这个当年不为人知的小钢铁厂一跃而成为世界上最大的独立钢铁厂。人们普遍认为，艾维·利提出的方法对小钢铁厂的崛起功不可没。
人们总习惯根据事情的紧迫感，而不是事情的重要程度来安排先后顺序，这样的做法是被动而非主动的，成功人士一般不会这样工作。他们会分清轻重缓急，设定优先顺序。成大事的人都是以分清主次的办法来统筹时间。
面对每天大大小小、纷繁复杂的事情，如何分清主次，把时间用在最有生产力的地方，有三个判断标准：
——你必须做什么
这有两层意思：是否必须做，是否必须由我做。非做不可，但并非一定要你亲自做的事情，可以委派别人去做，自己只负责督促。
——什么能给你最高回报
应该用80％的时间做能带来最高回报的事情，而用20％的时间做其他事情。所谓“最高回报”的事情，即是符合“目标要求”或自己会比别人干得更好的事情。最高回报的地方，也就是最有生产力的地方。这要求我们必须辩证地看待“勤奋”、“业精于勤荒于嬉”。勤，在不同的时代有其不同的内容和要求。过去，人们将“三更灯火五更鸡”的孜孜不倦视为勤奋的标准，但在快节奏高效率的信息时代，勤奋需要新的定义了。勤要勤在点子上（最有生产力的地方），这就是当今时代“勤”的特点。现在社会只承认有效率的劳动，勤奋已经不是时间长的代名词，勤奋是用最少的时间完成最多的目标。
——什么能给你最大的满足感
无论你地位如何，总需要把时间分配在令人满足和快乐的事情上。惟如此，工作才会充满情趣，并使人保持工作的热情。
通过以上“三层过滤”，事情的轻重缓急就很清楚了，然后，以重要性优先排序（注：人们总有不按重要性顺序办事的倾向），并坚持按这个原则去做。你将会发现，再没有其他办法比按重要性办事更能有效利用时间的了。
*富有创新精神
创造性的眼光，可以使员工摆脱本行业的条条框框，接受其他领域中的优秀思想，当你尝试从不同的角度看事物时，创新的智慧常会让你得出独到的见解，再加上进一步的整理和分析，必然令老板大为信服。
瑞士斯沃琪集团的创始人之一兼首席执行官，亿万富豪尼古拉斯·海耶克极其成功地重塑了瑞士破产的钟表产业，使之重新成为一个价值数十亿美元的钟表帝国。海耶克这样建议我们：“你的时间的确需要规划，但永远不要百分之百地规划它。如果那样的话，你会扼杀了自己的创造性冲动。”
在工作中，许多员工抱着坚守岗位的态度，一切因循守旧，缺少创新精神。认为创新是老板的事，与己无关，自己只要把分内的工作做妥即可，舍此无他。
这种思想实在要不得。要知道，谁也不比谁强，谁也不比谁差。你所拥有的，别人同样也拥有。如何能够突围而出，高人一筹？你务必突出自身创造力。
发挥创新行为不仅对公司有利，也对员工本人的形象、声誉、能力和前途有利。无论创新的意念是否被老板接纳，进行得是否顺利，都能显示出你对公司的热诚和责任感。
成败得失并非关键，重要的是那份勇于尝试的精神，能够有助于你获得老板的认同。
纵观事业上取得成功的员工，他们一般都不是那种从常规去考虑问题的人，而是能够在创新的立场上，考虑各种问题的人。
有这样一个故事：
两个欧洲的推销员去非洲推销皮鞋。由于天气炎热，非洲人向来都赤着脚。第一个推销员看到此景立刻失望起来，并即刻打道回府。而另一个推销员却惊喜万分：“这些人没有鞋穿，一定大有市场啊！”于是他想方设法，引导非洲人购买皮鞋，结果发大财而归。
同样是非洲市场，同样面对赤着脚的非洲人，由于观念之差，一个人因循守旧，不战而败；而另一个人信心满怀，敢于创新，大获全胜。这就是创新与守旧的天壤之别。
总之，创造性的眼光，可以使员工摆脱本行业的条条框框，接受其他领域中的优秀思想，当你尝试从不同的角度看事物时，创新的智慧常会让你得出独到的见解，再加上进一步的整理和分析，必然令老板大为信服。
可是，并非随便地想一下就能完成一件工作。惟有靠平时的努力所体会出来的心得，才能想出有价值的构想。“工作的创新”需要从自己所负责的专门工作中，或从其相关工作中摸索，这样就容易找到自己的方向了，也能设定目标了。并不是漫无目的地左顾右盼，就能够找到创造的构想。
你的构想很可能和别人的一样，或者你现在所想的事，别人早就做过了。别人从前做的失败了，或是已经做到了某一程度，究竟怎样呢？你可以向前辈请教请教。若你得到的答案是“从前并没有人做过”，那就表明这是一个值得做的计划。若别人告诉你：“这以前好像有人做过。”那么你应该先参考别人所做的，然后再拟定方针。
往往在这种情况之下，别人会告诉你一些消极的意见：“这件事恐怕做了也是白做。你不管花费多大的心力，也不会有结果的。”假如是大家都认为会成功的事，他们早就自己做了。到现在还没有人做，那是由于大家都认为这是件吃力不讨好的事情。
可是，正因为如此，这件事才更有它的价值。你能够找到这样的目标肯定是一件值得庆幸的事，并进而做出一点成绩，这或许是别人无法达到的成绩。你也就是最先进入这个新领域的人，就这一点绝对是与众不同的。
