技巧9让整洁替代混乱：
整理办公桌的技巧
办公桌一定要自己动手整理，以保证自己最方便使用。
你是否发现在工作中总有人不停的寻找物品？这样不仅影响自己的工作节奏，还可能影响其他人的工作。从而大大影响了工作效率。
成功的管理者把所有的用品集中放在一个地方，并保证它们各归其位。记住，为公桌的阶及之处，要用来装放随时可用的物品，具体有以下几条建议：
1自己整理办公桌
办公桌上的一切，最好能亲自处理。从这个意义上来说，就是保持在合乎自己使用习惯的状况下。如果任由他人随便动自己办公桌上的东西，工作效率就会显著下降。
2台灯要放在左侧
前面提过，办公桌上的摆设，以最合乎自己方便使用的状况为最佳。不过桌上的照明设备却是例外，因为如果台灯放在右侧，写字时就会受到手影的干扰，而且，对眼睛也不好。这虽然是最普通的常识。
3抽屉整理尽可能细分化
4圆珠笔之类的文具，要经常保持在三支以上
5文具用品要放在伸手可及的范围内
6把电话簿放在手头
技巧10要事第一，优先排序：
时间管理的技巧
为使自己的成就符合自己生涯规划目标，平日应善于“时间管理”，这是成功者的必要条件之一。
“时间管理”是指个人在既有的时间中，具有正确的处事观念，以正确处世方法，善于利用和开发自己时间资源，全力于自己的目标奋斗，使自己成就达到最大的满足。
领导者浪费时间的原因
管理者由于缺乏“时间管理观念”，在不知不觉中浪费宝贵时间，以致无法创造令人满意之成果，殊为可惜。下面将管理者容易浪费时间情形详列于下，以为警惕。
时间的浪费一览表
时间的浪费可能的原因解决的方法缺乏计划性看不见计划的好处制定计划虽然会花费时间，但毕竟会达到事半功倍的效果。行动倾向强调结果，而非活动证明我们仍然常会成功，即使缺乏计划。缺乏先后次序缺乏目标和目的列出目标和目的，跟同事或相关的下属讨论优先次序。
续表
承诺太多兴趣太广学会拒绝。优先次序混乱先做最重要的事情。无法设定优先的次序建立个人的时间哲学，建立优先次序与个人时间表之间的关系。危机管理缺乏计划预先制订计划，有效防范和化解危机。不切实际的时间预算多留一点时间允许打岔。问题倾向变成机会倾向。不属隐瞒坏消息鼓励迅捷的沟通，以确保适时的校正。匆忙对细节不耐烦花时间把事情做好，不要浪费时间重做。先处理紧急事件分清紧急事件与重要事件的差异。缺乏事先的计划花时间计划，这种努力是值得的。试图在短时间内做太多的事尝试少做一些，多授权委任。例行和不太重
要的枝节缺乏优先次序设定目标，并持之以恒。委派不太重要的工作给下属。不能委派，处理琐碎、例行公事时有更大的安全感认识到不委派就无法经由别人完成任何事。电话电话缺乏自律筛选电话并分类。渴望消息灵通和参与感别谈太久，简短，除非重要的事，否则不要参与。会议害怕承担单独作决定的责任不开会就做决定。无法决定作决定，即使资料不全，否则易失良机。沟通过度保持适度沟通。领导能力差使用议程。不要离开主题，会后立即准备会议纪要。
续表
优柔寡断对事实缺乏信心改善资料收集的程序。坚持获得所有消息接受一些风险，没有全部的消息也作决定。害怕错误的后果容许犯错，以错误为学习过程。缺乏理性且可行的决策程序收集资料，设立目标，研究可能的行动和后果，作决定并执行。分析一下自己的时间都用到哪里去了，这是时间管理的第一步。我们来看看美国财星杂志撰文报导的一些企业高级主管分身有术的例子。惠普公司总裁柏拉特（LewisPlatt）可以把自己的时间划分得清清楚楚。他花20％的时间和客户沟通，35％的时间在会议，10％的时间在电话上，5％的时间看公文。剩下来的时间，他花在一些和公司无直接关系，但间接对公司有利的活动上，例如业界共同开发技术的专案、总统召集的关于贸易协商的咨询委员会。当然，每天也留一些时间来处理突发事情，例如接受新闻界的访问等。
要实现目标，并使工作富有成效，必须寻找一种安排管理有限时间的最佳方法。把每日应当完成的工作定额，加以分类并排列出先后顺序，以及制定细致的、现实的日程安排，是科学利用时间的有效方法。
学会从事务性工作中摆脱出来
企业领导者最重要的是要弄清自己的岗位职责，用它来判断哪些事是自己必须做的，哪些是应该做的，哪些是能够做的。先做最重要的事，一个高效率的领导人应该把精力集中到少数经过努力就能突出成果的重要领域中去。不要什么都想干，一个领导人必须懂得什么样的事情不宜去做，不宜强行作出决定。“对于各种不同的事，是否分配了恰当的时间去做？”“是否将有限的，几小时利用得有效？”要将这些问题放在心中思索，仔细地分析所有的活动，然后，就必须决定哪件事应当先处理。有许多人都从公文堆最上面的一件开始做，结果可能使很多事被搁置以致成了无法解决的问题。要避免这种错误，只有在每天晚上或早晨，坐在办公桌前先看看那些堆在案上文件，花点时间浏览一番，并且归类，再分别缓急依次排好，这样，“陈年老酒”就可绝迹了。
每个人都想成就一番事业，但现实生活中，被纠缠的事务性工作太多了，该如何决定呢？我们不妨听听如下的忠告，或许可找到一点解脱之法。
1.“例外管理”法
只阅读或批示那些违反一般规定和制度的材料，没有任何问题，完全按照计划执行的工作则不必报告，这样一来，会大大减少文件和报告的数量。按此法处理问题，就会使领导者从日常琐碎的事务中解脱出来，从而将更多的时间和精力从数量繁多的小事转到为数不多的大事上。
2.对琐事敬而远之
为了使自己有时间处理重要的事情。凡是下级可以处理的事，就要大胆放权。分配下去的工作，无论如何也不允许它再回到办公桌上来。这就需要领导人有胆识作出选择，要有很大的勇气敢于说“不”！敢于作出否定的决定。这也是领导者的一个重要素质。
要有效地计划与安排自己的时间
除了要合理分配时间之外，管理者还应当排定自己的时间表。某大石油公司的一个训练主管，为推销员设计了一个预估工业产品推销方法，他给每人一张表格，并建议他们在每周开始前将它填好。填表只要半个钟头，但在填完后每个人都找出访问客户的最佳途径，而且每个停留点上所该做的事，也都记在上面，再不会被遗忘掉了。把事情依其重要性列成表，从最重要的开始做，完成后，核对一下，再从表中删除掉。这类表的重要作用是，一次只能做一件事。如果一心二用，做东做西，就会降低处理眼前事务的能力。
凡事预则立，不预则废。抓好“五个战略时间”内行动方案的制订，可以提高时间的利用率。“五个战略时间”及行动内容分别是：
1.“日之末”拟订明日要达到的目标和主要活动提纲，使次日睡醒时就有明确的行动计划；
2.“周之末”总结本周工作，拟定出下周各项主要工作的提纲，要求细到每天要达到的一项或多项目标；
3.“月之末”总结本月重大事件，拟订下月达到的主要目标，要求细到每周完成的事情；
4.“季之末”同季度目标比较，检查本季的成果，确定需要采取的补救措施或计划中需要改进的地方；
5.“岁之末”检查本年度的主要事件，分析成功与失败之处，列出下年度的工作目标。
除此之外，还需写好目标一览表、日记、记事簿等。最后把自己的工作结果与计划的预期目标相比，如果相符，即说明你有效地管理了时间。
找到节省时间的措施
做好了工作计划和时间安排表，就要按计划行事，做一个有条理的工作者。提高管理效能就需节省时间，集中主要精力干最重要的事情。在此介绍几种节省时间的办法，供大家参考：
1.选好秘书
专职秘书是管理小组中非常重要的成员，一个称职的秘书不仅知道工作的具体内容，领导的职能和责任，而且了解领导的爱好、厌恶、成见、嗜好和考虑问题的方法。秘书为领导安排个人计划、处理文件、过滤信息资料，类似汽车引擎中化油器所起的作用。萨克逊在谈到秘书的作用时说：“她随时掌握办公室的动向，并且不断地筛选打来的电话，顺便筛选来访者和邮件，决定哪些应该得到我的优先注意。我不在的时候，她应具有高度的判断力，以决定什么事情需要注意和由谁去注意。”所以，领导应选一个有能力、聪明又富有同情心的秘书。
2.制订“闭门谢客”制度
安排闭门谢客的时间，让自己每日有足够的时间干必须干的事情。要求秘书当好门卫，不让来访者和电话打扰自己。即使是开门办公时，筛选和安排求见者，指定约会时间，超时谈话中断和结束，都要秘书掌握好。
3.减少会议，充分利用会议记录
不必要的或可开可不开的会议应取消，必须开的会议也要压缩其长度，利用会议记录能够使缺席者同出席者一样了解情况。会后记录应于72小时内送交与会人员跟催。会议记录需经与会人员签字，及主席认定内容无误之后再传交与会人员。召开会议应预先通报议事日程，指定任务时要明确预定完成和检查结果的时间，这样会议会更有成效。
4.要有正确的错误观
有些领导不允许别人犯错误，结果发现，下属因怕出错而不愿意冒险。当下属犯错误的时候，领导应该主动他们认识错误，讨论采取各种步骤，避免今后再犯错误。这是一个学习的过程，而不是一个找毛病的机会。如果因为犯错误就收回他的权利，那就会在管理上出现信用差距，这将摧毁下属人员的信任和士气。长此以往，下属就会将事情上交，用一些鸡毛蒜皮的事情来消耗领导者宝贵的时间。
学会积零成整
如同储蓄一样，时间也可以积零成整。时间里面也有数学。时间既是加法，又是减法。善于利用时间，积少成多，是加法；反之，看不起零星时间，随便弃之，丢一点少一点，就是减法了。
如何把时间积零成整呢？由于时间不能储存，不能采取到银行储蓄的办法搞零存整取，其诀窍就是要把工作化整为零。当某项工作需要占用较多的时间才能完成，而时间有限，只要能把这项工作分解为若干部分，化整为零，就可以用这些零星分散的时间去做，积以时日，最终就可以做完。
下面几点建议，帮您充分利用零碎时间：
1.检视行事历
常常赶场的人一定要习惯抓住机会反复翻阅行事历，以免大意遗忘一些小事或约会，同时也可以盘算到底什么时候该为家人或自己安排个休假；
2.反省
大家都知道三省吾身的重要，可惜，现代人在极度忙碌下，反省已经成为专业修行了，何不利用“等”的机会，闭目养神，看看自己是否日渐庸俗失去童稚？
3.创作
很多歌词、歌曲、剧本或部门工作计划，甚至一个好点子，都是生活中一刹那蹦出来的，所以最好随身备有小札记本记录下一些即兴想法，那是极其宝贵的创作灵感。
不少有成就的人，都是善用零星时间的高手，他们把大多数人毫不在意的点滴时间利用了起来，终于取得可观的收获。达尔文就是锲而不舍地利用点滴时间。他说：“我从来不认为半小时是微不足道的一段时间。”正是这种惜时如金的精神，使他一生做了常人难以想象的许多事情。他的《物种起源》就是在28年中完成的，假如没有他那种珍惜每个5分钟的精神，相信28年也无法完成这部巨著的。诺贝尔奖金获得者雷曼曾向人们介绍：“每天不浪费或不虚度或不空抛剩余的那一点时间，即使只有五六分钟，果得正用，也一样可以有很大的成就。”
零星时间，人皆有之。有的人视为无用，随便虚掷；有的人视为珍宝，充分利用。古人说：“尺璧非宝，寸阴是金”。“勿谓寸阴短，既过难再获”。对此，古人是非常重视的。零星时间在何处？就在我们不大经心的地方。它不像大块时间那样容易引起我们的重视，往往在不经心时就从我们身边溜走了。在开会时，在出差时，在工作时，在休息时，等等，都会有一些间隙时间。因此，有人说，以分为单位计算时间的人，比以小时为单位计算时间的人，其时间要多出59倍，并写了这样一个数学公式：|1|=60。这个数学式表明，一小时等于60分钟，一分钟等于60秒。如果你是以小时计算时间，当然不在乎几分钟的时间，这些零星时间将被你视作无用的“零布头”，扫进垃圾堆。如果你是一个争分夺秒的人，这分分秒秒的时间就会被你派上用场，一天几十分钟，一年就是上万分钟，如果用之于阅读图书、杂志，可以看上几百万个字符，这是多么可观的一笔时间财富啊！
实行交叉“轮作”
“轮作”在农业上是一种耕作制度，即在同一块地里轮流种不同的作物，它是提高农作物产量的措施。由于土地肥力有限，如果在同一块地里，连续几茬都种同一种作物，土地肥力就会下降，作物产量也随之减少。而采用轮作耕种制度，一茬种水稻，一茬种绿肥作物，一茬种麦子，一茬种豆科作物等，就可以既保持土地肥力，又获得作物的高产。
时间好比是一块土地，数量是有限的，它所保有的能力也是有限的，如果连续不断地用于一个方面，效率就会随时间的延长而递减。因此，在时间运筹中，也和土地利用一样，要采用合理的“轮作”制度，以保持精力，提高时效。大量研究和实践证明，在一天内，人的体力和脑力有一个由低潮到高潮、再由高潮到低潮的周期变化，如果我们长时间从事一种活动，就会使肌体的某一部分长期紧张，使大脑的某一部位长期兴奋，进而形成疲劳，效率就会随之下降。而为了提高时效，实行必要的“交叉轮作”就是一个好办法，它可以使我们在活动一定时间后，转换其他内容，从而使肌体和大脑的某一部分得到休息，由另一部分来继续工作。
就是说，每个人在时间的安排上，有高效时间，也有低效时间，有的人的高效时间可能是在上午，也可能是在下午，或者是在晚上。必须依据这个特点来安排自己的工作内容，在适宜的时间做适宜的事。如在头脑清晰时做需要用脑的事，在思绪不佳时做事务性工作；在体力充沛时干主要工作，在体力下降时干辅助工作等。另外，集中时间办一件事可以取得好的效果。但是这个规则是有限度的，超过了一定的限度，多花时间，效果并不理想。
