尽管每个组织不可避免地存在着沟通障碍，情况也不是令人悲观的，因为许多沟通障碍是可以防止和排除的。为此，建议企业管理者从以下几个方面去排除沟通中的障碍，以达到优化组织沟通之目的。
强化沟通意识
管理者要牢固树立“沟通是管理的灵魂”的观念，从战略高度认识优化组织沟通的重大意义。只有在此前提下，管理者才有可能在个人沟通技能、组织建设和制度建设、设备条件等诸环节下功夫，为优化组织沟通创造积极的条件。管理者必须解放思想，辩证地认识先哲所谓“君子讷于言而敏于行”的教诲，清醒地认识到：在现代社会，一个优秀企业家必须既敏于行，又敏于言，善于言。
提高信任度
管理人员在下属中的信任度，对于改善沟通有重要的影响作用。一个有效的管理者，不仅要取得下属对他的信任，而且必须保持这种信任，提高这种信任。管理者在下属人员面前丧失了信任，那他的命令再正确也不会有人去执行，其任何沟通都是无效的。所以，管理者要特别注意言行一致，言必行，行必果，以实际行动来赢得信誉。
提高信任度还体现在管理者应容忍并善于接纳部属的各种内心真实想法，即让部属感到有什么话都敢跟主管说，管理者不可让下属在“报忧”时有惧怕心理，或自己只爱听报喜，不爱听报忧。部属对主管在某一方面的不信任可能会波及到其他方面的不信任，因而，管理者尽量在各方面得到员工的信任是有利于相互之间的有效沟通的。
认清沟通的目的和意义
管理者在沟通之前应检查沟通的目的，经常自问一下“为何要进行这次沟通？”、“我希望在这次沟通中获得什么？”，切忌毫无目的的沟通。
此外，还应该认清这次沟通对沟通对象的意义何在，即这次沟通对部属来说有何意义，他能从这次沟通中获得什么。要了解沟通对于部属的意义，就应该认清部属“需要什么”。
一般而言，最容易记忆的信息是一些与接受者息息相关的信息或接受者最需要的信息。例如，一位家庭经济紧张的员工对厂里有关工资调整的信息会格外关心，所以，管理者在沟通时应该尽量站在对方的立场上，多考虑对方的利益和需要，这样，沟通的效果就会好得多。又如，部属在受到主管的批评之后情绪比较低落，这时主管若能主动地与部属进行谈心，自己的错误自己改正，对对方的错误表示谅解，这样，主管与部属之间的沟能关系得到加强，不至于落到相互间隔阂越来越深的地步。
认清沟通的目的和意义，有助于沟通者清晰地表达自己的意图和感情，有效地防止沟通中的盲目倾向，便于沟通者检查沟通效果，从而更好地提高沟通技能，使每一次的沟通都达到所预想的目的。
慎用语言及文字
语言和文字是沟通中信息传递的重要工具，语言文字使用的好坏影响着信息是否能准确迅速的传递，蹩脚的语言表达和拙劣的文字表述都不利于信息的有效传递，不利于沟通的有效进行。
管理者在沟通中应尽量使用通俗易懂的语言。发出的信息能否被接受者理解，在很大程度上依赖于发出的信息所用的语言是否通俗易懂，鉴于接收信息的人各不相同，所以沟通者所使用的语言也应因人而异，总之，必须使用接受者最易理解的语言。对容易产生歧义的话语应尽量避免使用，或者对于可能产生误解的话语，作必要的解释说明，表明自己的真实态度和情感，以澄清误解。此外，提高书面语言表达能力，写出一手好文章也是管理者改善沟通的重要途径。首先是要多实践，强迫自己写作再写作；其次是多打草稿，在组织构思、确定材料正确性和文章润色等方面勤下功夫；第三是请文学功底较深的人评阅你的文章，并提出意见，勤于修改。
语言和文字的运用是沟通中的重要内容。管理者应在不断的实践中提高语言及文字表达能力，多锻炼，平时多向别人学习，体会别人得体、风趣的谈话中的高明之处，提高自己的表达技能。
注意面谈的细节
在面对面的双向沟通中，是否能注意到面谈双方的细节通常能反映出一个人的沟通技能的高低。面谈的细节包括声调、语气、节奏、面部表情、身体姿势和轻微动作等。一方面，管理者应给予对方合适的表情、动作和态度，并与所要传达的信息内容相配合。如轻松的交谈应面带笑容；真实的立场态度的表达应该显出严肃庄重的样子；在对方陷于忧思时应减缓语速。不同的坐姿、站相、手势也潜在地反映着一个人的个性、气质和态度，在严肃的场合跷着二郎腿与部属交谈，会给对方一种压迫感，有碍于情感的平等交流；在集体会议上或者正式的讨论中，衣冠不整、姿势不雅都会影响员工对管理者的评价，从而对信息的传递也发生阻碍作用。
另一方面，管理者需要给对方的口头语言和身体语言以灵活机动的反应，使沟通对象所潜在表现出的需要得以实现。如根据对方频频看表之动作来推断其另有他事，这时应主动中断沟通。又如根据对方对某问题所表现出来的兴趣和喜欢或者无奈和厌恶，来决定是否进一步对该问题发表自己的观点见解。
以满足对方需要的适应性原则来指导沟通的进程是改善沟通的重要原则和方法，对面谈细节的注意是了解对方需要的窗口。管理者在沟通中应该随时注意面谈的细节，调节沟通进程，以达到有效沟通之目的。
充分利用反馈信息
反馈是沟通的重要保证措施，没有反馈，管理者无法知道信息是否传递到了对象那里。因此，管理者应尽量鼓励反馈，特别是要鼓励那些胆小怕事或腼腆羞涩的沟通对象来反馈，可以常常讲以下一些话：“你能为我提供更多有关……的信息吗？”、“你已告诉了我一些值得考虑的事情，还有其他想法吗？”、“对，请继续说。”、“还有什么？”、“说得很好，请再大胆一些。”等等，这样，接受者一般会乐意把反馈信息表达出来。
另外，沟通者也应善于从接受者的表情中获得反馈信息，接受者的表情是接受者潜意识的感情流露，这种反馈信息有时是最真实、最确凿的，沟通者应该充分利用。面谈对象的眼神、面部表情、身体姿势通常都暗含着无法用言语表达的态度和心理倾向。如听话者眼睛的随意转动表明他无心听话，或者他认为无关紧要，这时，沟通者就应该调节沟通的进程，如转移话题等。
克服不良习惯
企业管理者在沟通中，应努力克服以下十种不良习惯：
(1)对沟通对象所谈的主题没有兴趣；
(2)被对方的姿态所吸引，而忽略了对方所讲的内容；
(3)当听到与自己意见不同的地方，就过分激动，致使不愿再听下去，把其余的信息也都忽略了；
(4)仅注意事实，而不肯注意原则和推理；
(5)过分重视条理，而对欠条理的人的讲话重视不够；
(6)过分注意造作掩饰、装腔作势，而不重视真情实质；
(7)分心干别的事，心不在焉；
(8)对较难的语言不求甚解；
(9)当对方的语言带有感情时，则听力分散；
(10)在听别人讲话时还要思考别的问题，顾此失彼。
加强组织建设
加强组织建设，积极改善组织结构和组织文化，是优化组织沟通的重要途径。一个能较好地发挥沟通功能的组织必须具有以下特点：
第一，组织具有团队精神，民生空气浓厚。特别提倡不同意见的发表，保护有独创性的见解，决策机关能及时而科学地对这些意见作出综合处理。
第二，机构精练，层次简化，职责分明。不管信息来源于组织中的哪个部门，都能由有关的部门作出积极处理。
第三，建立各类人士、职能部门、上下级之间的协商对话制度，定期或不定期地交流对主要问题的看法，增进相互了解，统一基本认识，保证上下沟通与水平沟通都能得到理解。
第四，有信息中心，专门负责信息沟通网络的正常运行，对各类信息认真筛选加工，向决策者输送准确、完整、有用、适量的信息。
美国通用电器公司(简称GE)第八任总裁韦尔奇上任之后，大刀阔斧地发起了一场“组织改造”运动，撤除了分部层级——介于总裁和公司十三项主要事业之间的执行副总层级，实现了组织扁平化。韦尔奇此举有双重目标：一是将策略规划的功能交给了各事业；再就是排除了那些妨碍各事业间以及事业与总裁间直接接触的障碍，大大优化了组织沟通。为了加强组织沟通，韦尔奇开展了“解决问题”、“群策群力”等一系列运动，其最终目标是要把GE建设成“无藩篱障碍”的公司，即“内部与对外沟通皆无碍的公司”。韦尔奇认为，建立“无藩篱障碍”的公司必须排除部门、阶层以及区位间的障碍，而且要接近重要的供应商，让他们与GE一同携手合作，贡献智慧，朝着共同的目标——满足客户而努力。要成为市场竞争中的胜利者，必须营造一种文化——让人们能够快速前进、更清楚地与别人沟通，以及让员工能够同心协力服务多元需求的客户。
建立建议和质询制度
通过征求普通员工改进工作的意见来加强上行沟通。它们体现出一种鼓励提出有益的意见，并防止其通过指挥链条被过滤掉的正式意图。建议制度的最简单的例子是利用意见箱，雇员把有关改进的书面意见(通常是无个性特征的)投入箱内。
许多较好的方案是给所提建议已被实际采用的雇员以报酬，并且提供每一项建议得到如何评价的反馈。对于一种能够为公司带来大量盈利的技术性的复杂建议，通常按照预计盈利的百分比付给酬金。例如，不用长期停产付出巨大代价就可完成设备维修的建议。当对被采用的建议进行大张旗鼓的宣传时(例如在组织定期出版的雇员读物中介绍)，也可以加强下行沟通，因为雇员接收到希望何种革新类型的信息。
质询制度提供了一种答复雇员提出的有关组织问题的正式手段。当问题和答复范围广泛时，这种制度可促进双方沟通，并且是最有效的。许多组织在其雇员读物中设有问题和答复专栏，内容范围，包括从津贴到公司股票等各种问题。许多图书馆已经采用类似制度回答读者关于图书馆服务工作的质询。某一图书馆采用了“图书馆问答”的形式，它规定由最有资格的图书馆人员作答。这种问答张贴在图书馆的固定场所便于其他人了解和利用。
开展雇员调查和调查反馈
对现有雇员的态度和意见进行调查，是一种有利于上行沟通的手段。为使雇员可以自由表达他们的真实观点，调查通常是利用保证无个性特征回答的调查表来进行。雇员们将感到可以自由表达他们的真实观点。一次有效的雇员调查包含雇员确实关心的问题和有益于实际目的的信息。定期调查能帮助经理们察觉到雇员情感方面值得注意的变化。例如，对工资满意程度的急剧下降可能是劳工纠纷的先兆和需要修改补偿合同的信号。
调查结果反馈将加强下行沟通。调查反馈向雇员表明，他们的评论已被管理部门听到和考虑。
利用电脑网络等先进的信息技术
相对于古代的飞鸽送信和烽烟报警，现代人所拥有的电话、电报、电视、传真、电脑网络等先进的信息技术，大大提高了人们沟通的速度和准确性。在经济全球化浪潮中，所有的企业都必须尽可能充分利用电脑网络等先进的信息来武装自己，为优化组织沟通提供物质条件。
(1)沟通前把概念澄清，对一项信息能做一个系统的分析，则沟通才能明确清楚；
(2)沟通者要确定沟通目标；
(3)要研究环境和人的性格等情况；
(4)听取他人意见，计划沟通内容；
(5)所选用的沟通时间，所用的声调、词名和面部表情要适当；
(6)及时获取沟通对象的各种反馈信息；
(7)保持传送资料的准确可靠；
(8)既要注意切合当前需要，又要注意长远目标的配合；
(9)言必行，言行一致；
(10)听取他人的意见要专一，要成为一名“好听众”，只有这样才能真正明了对方的原意。
