理论上，你的“每日提词者”该是一些大信封、卷宗、档案夹、活动封面、抽屉或盒子。从一号到二号，或从一月到十二月，加以编号。整个来说，你得准备43个箱子。
就功用来说，“每日提词者”是你想记得却又不愿长久记在脑海里的讯息、文件和资料的存储器，同时需要时可以找出来的地方。
为了让你的“每日提词者”成为有用的工具，最好养成习惯，在每天早上去看看自己记了些什么事情。养成习惯把你所能想到的，你现在有的、想的或做的，以及以后你想要提及的事，都记在上面。
比如说，你决定在下周三洗头、理发和吹风，不妨在“每日提词者”的日期上，做个记号（或者卷角也行）。要是定在星期三一大早，你可以在星期二的盒子上做个记号，然后移到星期三，以便再看一次。
或者，假使你每个月得缴纳25％的汽车分期付款费用。不妨用付款单或其他东西来提醒自己，早做准备，一月接一月地缴纳。
假定你八号要参加某个会议，而你想带些重要资料去。把文件放进“八”号的纸夹里，并在上面注明会议的地点、时间、与会人员、性质和原因。也许你偶尔会忘了开会或此时找不到资料，可是，只要你记得每天早上查对你的“每日提词者”，你将会得记取这些东西的。
现在你已知道，自己为什么不用把文件堆积满床就能记得事的缘故了。把这些文件放进你的档案里（详细情形我们马上就会提到），并在放置的地方和你想要使用的时间处，做个记号。你可能会忘了，不过你有像莫比迪一样的自信——这些文件将在预定的时间出发，并对你阁唤。
你可以在往后的时间里翻阅这些文件。然后，在每个月的一号，打开当月的卷宗，照预定的时间，将文件放进去。
我喜欢这方法的原因之一是，只要早上花些功夫打开当天的卷宗，就可以找到你所要的东西。你会因为没有把事情忘了而心安，你可以把回想的功夫省下来，用在其他的事情上；在适当时候，你便知道你的约会、计划和文书工作，你也因用不着分心于其他事，而变得相当有效率。我确信“每日提词者”这种方法，能让你花最少时间和精力去增进工作效率。且试一两个月，看看它所带来的好处吧。
这方法也能作为你活动、前进或停滞不前的最佳记录。比如说，你想开始读亨利·米勒的作品，或找位朋友到马他那钓鱼，还是上哥多布烹饪班。一两个月前在“每日提词者”里做个记号。在事情再度发生时，你会回想起以前的种种。想想自己以前是否做过，而现在是否还想再试试。不管怎样，你可以强烈地感觉到在这段时间里自己的变化。结果可能引导你走向新的目标与方针。
“每日提词者”是一种和朋友、同事保持联络的方法。你无需因为要回信而把他们的信搁着（也许夹在一大堆文件中），你只要把信件放在“每日提词者”里。当时间到时，才动手写或打电话保持联络。它真的具有促进你和人保持联络的能力。
“每日提词者”对做决定也颇有助益。它能抑制你的冲动，让你明智地判断。比如说，你接到一封广告函件说，只要花999美元就能买到一部录影机，而你也有些心动。那么不妨把表格填满，装进信封。然后把估夹在截止期限前一周的“提词者”页数表。当时间到时再看看表格。这次，感觉上没有上次来得吸引人。可是，只要你这么做了，就算做了一半。经过一番考虑后，你可以把信寄出去，心里确认自己的决定不会有错。
或者说，有人想听听你对某件事的看法和建议。此时你无须凭空臆测，只要借着所看到的，表示出你的想法就行了。隔天再把问题和答案记在“每日提词者”中——可能的话不要隔得太久。当你再看一次时，你便可以借机把原先的判断当成是别人的，而重新加以评估。这样做，你将会惊异地发现，你做了多少愚蠢、仓促和肤浅的判断。
等到你对这方法相当熟悉时，你将觉察到这简单而有效的方法的其他用途。
综合性的归档方式
大多数人都不知不觉地积压文件，可是一旦你这么做了，日积月累，最后，你便无法控制。到那时，你得花很长一段时间，才能找到自己所要的资料。我发现，大多数人积压文件的借口（我不想美其名为理由）不外乎：①现在没有地方可以摆这些文件。②我只是放在那里一会儿。
假设你不用这些借口的话，你就不会堆积文件。两种避免堆积文件的方法是：①有个地方——一个相当的地方一一去放那些你想保留的东西局②立刻物归原处，除非你现在正在使用。
综合性的归档方式在这儿说来是个妙方。它不仅是供个地方让你摆所有的文件而已，它能使你有信心能在需要时，立即就找到资料，把文件放在看不到的地方，是需要相当大的勇气的。
让我们试着去面对：一个散乱的归档方式就像个零乱的衣柜一样，你得把某些东西拿出来，才能找着所要的东西。而每当你打开衣柜时，便有一大堆的东西，朝你扑来。如果目前的归档方式（假设你有的话）像个零乱的衣柜，那么，在你使用时，你常常会觉得自己像个呆子一般。难怪你会把文件堆放在身边。
一个有系统的归档方式，能让你有个整洁的下作环境，进而专注于某一件工作上。实际上，它是个人专心致志和寻求效率所必需的利器。
六个主要部分
我所用的方式有六个主要部分。第一部分是我提过的“每日提词者”。这部分是用来辅助你记忆的——即使里面的95％是零乱或不重要的信息。
第二部分是综合性归档方式，它主要是用在进行的活动、程序和计划。目前，我把每一件东西都夹起来或加以归档。实际上，只要我认为某项计划资料将看一两遍就会夹起来，归档所花的时间和在一大堆文件中找寻资料相比，要迅捷多了。
我是依据资料的内容把它们加以归档。比如说，假设我认为某些人或事物属于同一类，我就把他们放在一起。我并不依照严格的规定归档。相反地，我希望我的归档方式能反映出我自己心里所做的分类和想法。
我可能用好几个一样的纸夹去装复杂的计划，以供日后修正使用。我也可能把其他计划放在单一的纸夹里，特别是在我还没有着手前，我把这些文件依字母加以排列。我不想向你提出一个严格的规则：一个美好的归档方式，个人的想法与工作习惯是不可分的。然而，当你身处下列情况时，不要畏惧用新的纸夹：①你觉得看必要。②你要多花三分钟去找所要的资料。③你想要把这些文件归档，却发现它不适合现有的分类。记住，和你从分得太过笼统的文件里找资料所花的时间相比，使用纸夹、用具或仪器，是相当便捷的。
处理档案最大的困扰是有时一些资料或一大包的文件属于其他的档案。较合理的解决方法是复印一份，然后把这些资料放进所属的文件夹里。可是，做个前后参照的附条还要来得声速和方便些。
前后参照
在你汇存这些多样性的文件时，想想你下次可以分辨出的文件上的“暗号”。然后，在每个暗号下做个前后参照记号，表示出档案的真正位置。
比如说，有位好朋友曾向我提出—项有关新刊物的建议。由于这建议很好，我很想把它跟其他的好建议放在一起，作为日后的参考。这样的话，它的确要用个文件夹来汇存。又因为我答应在两个礼拜内答复他，所以我需要有个东西来提醒自己。至于如何处理文件，可以用前后参照的方式去解决这困扰（在这种情形下要复印两份）。
最后，我依照建议的性质来加以归档。在每个前后参照的符号下面，我都列出所有的暗号、我朋友的名字、刊物的构想、回复的截止期限和所提到的刊物，并且在提到的刊物上画个圈来提醒自己，文件就放在这里头。然后，我在相关的卷宗上，附上前后参照的格式：一个在“每日提词者”里，一个在有关朋友的卷宗里，另一个则是关于刊物方面。不管在什么地方，只要我想查阅资料都可以找得到，否则我将会透过前后参照的格式找到资料。
现有的和过去的档案
为了要保持档案的整齐和适时性，所以，我把那些超过三个月以上都不曾翻阅的资料剔除，并把这些不适时的档案按照次序排列，放在随手可及的地方，但却不跟现有的档案混在一起。
我所挑出来的档案相当容易处理，只要把它们从“现有的档案”抽屉里拿出来，放在旁边的抽屉里即可。可是，当我完成一项长而复杂的计划，而这计划又有三到五英寸厚的资料时，通常我会花上一点儿时间将它看完，然后排出次序。
1．我把所有相关的信件，依时间先后，订在一起；
2．我用订书机来取代回纹针（免得掉了）；
3．我拿走不必要的副本和不用的参考资料，而只保留对作计划有用的资料；
4．我取走可作为参考的资料，放进前后参照的表格里，并照自己的方法汇存。
这样做之后，我便有个包罗广泛却只占据很少地方的资料库了。由于资料是照次序排列的，我可以在五年之后随时再找到我所要的资料。我可以不用回想过去的计划，因为我知道当我需要时，我可以很快地找到它。
参考的卷宗
综合性归档方式的第三部分提到阅读和研究；你可以保有那些你不想失去的文件，书、文章和其他有趣的东西。经由“工作”卷宗，你可以照自己的意思去整理这些东西。不管你想要汇存的文件的主题是什么，在每一项，上面写个数字；一OO、二OO、三OO等等。然后，算一下每一类你想保留的东西有多少。比如说：在“汽车”里，你想保留的文章编号可能是一O一、一O二、一O三等等夕而在“食谱”方面，编号可能是二O一、二—O二、二O三等等。把文章依次序加以归档，并好好保存。举例来说，用活页封套、纸夹，放进盒子或放在书架上；数量大的东西找个适当的场所等等。
现在，我们再谈这方法的要点。先列出每一项目的号码，每张纸板只写一个，并附上名称、出处、日期和概要。记下你所编的档案号码，保持索引的适时性。要把乱七八糟的东西整理好，的确有些困难。可是，编号、做索引和归档并用不了多少时间，即使你撇下已经弄好的，而用这方法去处理其他事，其结果也是相当惊人的。
假使你照这方式去处理文件，在你找资料时将会发生何种情形？
你站着思索某个重要的主题，像山毛榉，突然脑海里有个念头，你这么告诉自己：“几个月前，我不是才读过吗？还是几年前呢？”靠着新的归档方式，你翻开“山毛榉”（或树，或其他）的索引，很快地你就能查到名称，概要和出处来提醒你。不错，你找到所要的资料，就在三七九号。从概要里，你明白这就是你所想知道的。你放下索引，直接去翻三七九号。不到三分钟，你就找到你已有三年没看或没想过的文章，而你一下子就找到了。
要是没有这方法的话，你该怎么办？你如何才能找到这篇文章？你是否得看过这类别的79篇才能找到这一篇呢？这不仅费时而且无聊，史让你无法忍受。假如你看到这篇文章时，你能确定它吗？可能没有办法吧。你是否能记得这篇文章的大意，而不用到图书馆找呢？你是否不厌其烦地这么做呢？要是你找着了你认为花那么大的功夫值得吗？我觉得大多数的人有必要采取这种方法。
你该明白，这方法并不差。我不是要你用这种阅读和研究的归档方法去把桌上那些你觉得在退休或老死前偶尔还看的文件加以整理。不是的，那不是我们保留文件的用意。
大多数的人都用这个问题作为保存参考或有趣的资料的依据：“我有能再看一次吗？”这问题不太好，因为答案必然将是“有”。
一个合适而有用的问题是：“我需要再次用到它吗？要是我不保留的话，容不容易找到呢？”大多数情况下，你不必保存文件，因为在图书馆里，你能很轻易地就找到。当然，到距离远的图书馆去找资料，的确有些不便。可是，在这里我们只强调如何用时间，而你可以常常做些有用的事，特别是当图书管理员整理资料。
图书馆寄来的图书目录，也能帮你省下不少麻烦。把这些目录放在身边，而无须保留其中提到的文章，除非相当重要。而你应该保留是：①在你阅读、分析或剪辑后可以丢掉的易读性文章。②你可能无法在图书馆找到的特殊性文章。
如何判断哪个该保留，哪个该扔掉之外的另一个问题是，有些觉得现在有用而保留的资料，到你需要这方面的信息时，却又派不上用场了。我曾为这件事情困扰了好久，害得我把从未使用过的卷宗，弄得一塌糊涂，只因我可能用得着——要不是我怎么会留下来，那么我也无从知道了。我想提提政府或公司出版的手册，因其中牵涉到热门的话题。能够说明问题的例子是七书车代末期，石汕公司刊登了一则整版广告，向消费者说明能源问题，我在公众索引域参考书上找不到。可是，我可能在五年后用得着这篇文章，所以我保留了样本。可真累人。
直到最近，我才想到一个解决方法——我没想到会那么简单。我只要在刊登广告的报纸上注明日期，写下里面的大意，并把它们汇存在“能源”卷宗。现在，我用不着再保存原来的广告。当我觉得需要时，我可以找刊登的日期，而报纸在图书馆就可以找得到。这好极了。
计划和梦想
综合性归档方式的第四部分为未来的计划。在这里面，你记下自己的长短期计划、希望和梦想、幻想或灵感——任何你打算保留，以便未来改善和实现之用的都可以。
你可以把这些事依照保存日期的先后，加以排列。如果这样做不太方便的话，你也可以依照类别、主题和你从构想到实际去做时所做的改善程度来区分。
一般参考
综合性归档方式的另一个同等重要的部分，是“一般参考”：从A到Z。在这里，你可以把在会议和酒会碰到的人名、你想要读的书、朋友家的位置简图和在旅行社或政府机构拿的小册子，全部写下来。如果你打算保留这些资料，却找不到特定的地方，你可以记载在这上面。并满怀希望下次能再找着。
大多数的人常常在卷宗里找不到所记载的资料，就跟在雪中找丢掉的针一样。可是，你用不着这样，你只要养成习惯，根据事物的效果而不是性质加以归档。
比如，假设你碰到一名国会议员，他答应下次在你到华盛顿时，帮助你得到一项重大的政府合约。不要照他的姓名字母去保存。这样的话，当你前往华盛顿时，你可能就忘了。相对的，你该把它放在“政府”、“华盛顿”、“行销”或“国会议员”卷宗里，看你再次回想所采取的步骤而定。为了更保险些，不妨写下前后参照的符号。
至于当时的临时保姆呢？放进“B”的卷宗吧。家庭医生呢？放进“D”吧。你想看、读的书又如何呢？不要放进“书名”里，不然你会忘了。把它摆在“主题”卷宗里，在“每日提词者”里一个月或更早些时，做上前后参照符号。只有在你真的想要那本书，才翻看“提词者”。否则，即使你相当有效率，你也不过是在浪费时间去做你不想做的事而已。
至此，在掌握了这一套科学的提高效率的方法后，你就见到自率力已初见成效了。同时，你也遇到了一个最基本的障碍——自卑或不自信。因为自信与否直接影响到你工作的进展及自率力的提高。
