授权能力是管理者必备的一项能力。当一个人将授权运用自如的时候,就是在加强执行力度,被授权下属就会带来良好绩效。下属一旦被合理地授权,就会用一种主人翁的态度来对待工作,就会付出努力提高工作效率,而你也会轻松起来。
有效授权对主管、员工及公司三方都有利。在主管方面,授权可以让他们空出较多工作时间做策略性的思考。在员工方面,授权可以让他们学习新的技巧和专长,有机会发展能力,在职业生涯中更上层楼。在公司方面,授权可以增进整体团队的工作绩效及士气。所以,授权是一项重要的管理能力。
诸葛亮可谓是一代英杰,虽然其有超人的智慧,然而他却日理万机,事必躬亲,乃至“自校簿书”,终因操劳过度而英年早逝,留给后人诸多感慨。诸葛亮虽然为蜀汉“鞠躬尽瘁,死而后已”,但蜀汉仍最先灭亡。这与诸葛亮的不善授权不无关系。试想如果诸葛亮将众多琐碎之事合理授权于下属处理,而只专心致力于军机大事、治国之方,“运筹帷幄,决胜千里”,又怎么能劳累而亡呢?
从诸葛亮身上我们可以将阻碍授权的认知因素归纳为:对下属不信任,害怕削弱自己的职权,害怕失去荣誉,过高估计自己的重要性等。但是问题是集权就能有效解决上述问题吗?“条条大路通罗马”,只要问题能够有效解决,领导大可不必具体处理繁琐事务,而应授权下属来全权处理。也许在此过程中,下属能够创造出更科学、更出色的解决办法。很多时候,把权限控制在自己手中并不能避免失控。事实上,只要保持沟通与协调,采用类似“关键会议制度”、“书面汇报制度”、“管理者述职”等手段,失控的可能性其实是很小的。
那么,授权具体都有哪些好处呢?
★通过授权将任务分出去,能使你有更多的时间来用于处理重要的工作。
★通过授权可以减少工作瓶颈,避免工作在你身上堆积,可以使许多工作并行展开。
★授权表明你对下属有信任感,能极大地激励下属,并且下属完成任务的成就感也是对下属的最大激励。
★下属通过完成富有挑战性的工作会得到锻炼和发展。所以,你要将授权当做一个机会,作为下属自我发展的组成部分。
★授权也可以看做你向下属传达压力的一个途径,下属有适当的压力,才会高效地工作。
那么,在工作中,授权时要考虑哪些问题呢?
★从风险角度来考虑。上级分配给你的任务是由你负责任的。因此,授权时要考虑风险,即出问题的可能性有多大,一旦出现问题时,后果有多严重,责任有多重。另外,也要对授权所放弃的统领权和监控权的多少进行评估。
★从工作性质和下属的特点来考虑。如,常规处理的事务可授权;随时处理,但不重要的辅助事务,可授权;下属有专长的工作可授权。
★不能授权或少授权的情况有:制定重要的工作流程与规则,处理人事关系,处理工作中的危机。
把权力授予给他人时,具体应该怎么做呢?下面概括了可以遵循的基本步骤:
1.明确任务要求
从一开始就要决定要授什么权?给谁授权?授予哪些权力?为此你要找出最合适的人,然后考虑他是否有时间和愿意接受权力,去完成任务。假如你已物色到了一个能干并且愿意干的下属,你就有责任为他提供清楚的信息,告诉他你将授予他哪些权力,你期望达到何种效果、完成任务的时间期限以及绩效标准。除非在具体方法上有特定限制,在授权时,最好只规定应该做些什么和你所希望达到的最后结果是什么就可以了,至于完成任务的手段,则让下属自己去决定。
2.规定下属的权限范围
任何授权都伴随着限制条件。授予下属行使的权力不是无限制的,所授权力只应在限制条件下行使。你应对下属明确这些限制条件,以使下属明确无误地认清自己处理问题的权限范围。
3.允许下属参与
完成一项任务需要多大权力?负责该项任务的人最清楚,如果允许下属参与决定授权的范围,即为完成一项特定任务该授予多大权力,目标的完成该达到何种标准,这样有助于增强下属的工作积极性、工作满意感以及对工作负责的精神。
4.把授权之事公之于众
授权不是发生在真空里。在授权过程中,不仅你和下属需要知道具体的授权内容和权限范围,所有受到授权影响的其他人也应该知道给谁授予了什么权力以及权力的大小。
5.建立反馈机制
应建立反馈机制以督察下属完成任务的状况,做到有问题早发现早解决,这样可以保证如期完成任务,并能达到所期望的标准。