拜访是一件经常性的工作,那么怎样让拜访做得更得体、更具效果,是必须考虑的事情。以下是一些应该了解的拜访的原则。
◆突然拜访是失礼行为
拜访别人之前,先以电话联络约定时间,这已是普通常识,而在繁忙的生意圈里,尤其注重这一点。
现在的生意人对于时间的安排,已经到了分秒必争的地步。区区5分钟、10分钟,对你来说也许不算什么,却可能造成对方的严重困扰。例如,工作中断,或在那之后的行程无法连贯。总之,任何人都不会欣赏这样的做法。
至于时间的安排方面,应尽量配合对方的情况。原则上,如果对方的地位很高,而且工作忙碌,应提早联络约定拜访的时间。不过相对地,约得越早,其间发生变卦的可能性越大,因此,要把握理想的时间。
◆提早5分钟到达拜访地点
当你前往别的公司拜访时,你所代表的并不只是自己,而是代表整个公司的形象。因此,你的言行举止必须要得体,否则就会损及公司形象。
首先是在拜访之前,必须先以电话与对方取得联系,这是基本的原则。此外,事先和对方约好的时间、地点一定要严格遵守。
严守时间是与人会面的必要条件。如果对方是重要的人物,其行程表多半排得很紧凑,即使只迟到5分钟或10分钟,亦足以在对方心目中留下不好的印象。
出发前应将交通阻塞或其他意外因素考虑在内,比约定时间至少提早5分钟,最好是提早10分钟抵达。抵达后不妨顺便把预备和对方讨论的内容复习一遍,而以从容不迫的姿态出现。
万一中途发生意想不到的事情时,预料将会延迟抵达或必须取消会面,应尽早与对方取得联系,重新约定面谈时间。
◆生意拜访不宜久留
当谈话结束之后,不必急着立刻起身告辞。有的时候对方正好很空闲,很希望你留下来陪他聊聊天儿。这时候对方会制造话题,你只要附和对方的话题就可以了。
你不必太过于顾虑对方,因为深怕起身告辞是件失礼的事,而唠唠叨叨说些不相关的话,这样反而更让对方为难。是你去拜访对方,你不主动起身告辞,对方也不能请你告辞。只是,告辞必须要有技巧,最好不要自己说:“今天就到此为止吧!”你可以表示:“如果没有问题的话……”对方就会说:“没事了,那么今天就这样了。”然后你再起身告辞,这也是一种礼貌。
有的时候对方会送你到大门口,或是为你拉开大门说:“请!”这个时候你可不必礼让,就大大方方地走出去好了。有时候,对方只是意思地送你一下,所以在电梯门口或走廊上,你就可以向对方表示:“你请留步!”如果对方接受,他就会说:“那您慢走。”如果对方想要送你到大门口,他就会表示:“没有关系,我送您出去。”这时你也不必坚持,就让对方送你到大门口,再向对方致谢也无妨。
如果对方的谈话延长,眼看很可能会超出预定的拜访时间,应如何处置呢?
首先是考虑接下来预定的事情重不重要或紧急与否,若必须按时处理,只好以委婉的语气告诉此刻的拜访对象,说明自己几点钟另有要事,非赶回去处理不可。言谈之间要顾及对方的立场,别让人误以为你厚此薄彼。
如果此时所讨论的事项尚未解决,而有必要继续加以研讨,则不妨顺便约定下次的会面时间和地点。
相对地,假使接下来的预定行程不如眼前的事情重要,则必须要求暂时离开,打电话联络预定拜访对象或打电话说明自己目前的状况。