第7条 要有愿景,这样才能有耐力、窍门、进取的力量和希望
所谓的“PDCA循环”
在分析这一条内容时,我想引用前面提到的“PDCA循环”进行说明。所谓“PDCA循环”指的是:
计划(Plan): 设定假说或目标,确立具体的行动方案。
行动(Do): 按计划采取行动。
检查(Check): 确认能否按照计划顺利进行。
改善(Act): 针对未能按计划顺利进行的部分进行分析予以改善。
经历以上4 个阶段,然后将取得的经验运用到下一个计划中去。通过这种螺旋形上升的方式,可以寻求持续改进业务的方法。
在第2 条中介绍过柒和伊的铃木敏文会长,他就将PDCA运用到了7–11 的店长、负责人日常的发货业务中。比如:
计划:晴朗的假日里,饭团、便当等会卖得很好,于是假设晴朗的假日可能需要该类商品。
行动:如果天气预报说假日是晴天的话,就需要比平日多订购饭团和便当。
检查:饭团和便当比平时卖得好。因为附近操场上的少年们好像在进行棒球、足球的练习和比赛,搭配着饭团和便当销售的瓶装茶饮料也卖得不错。
改善:晴天的假日里,饭团、便当和瓶装茶饮料卖得好。以后可以事先确认附近操场的使用情况以及周边举行活动的情况,由此决定销售什么商品并进行发货。
与上述模式类似,根据消费者的需求投入服务即所谓的“进入市场”,以上就是PDCA循环的好例子。
设计行动计划
接下来我想介绍一下本人对PDCA循环的几点看法。
1. 设定时间轴
生意人每天都在与时间作战。依照公司的时间设定方式,在年、10 年等以年为计量单位的时间范围之内,还有每年的年度、半年、季度、月、周等单位。除了公司设定的时间单位之外,每个员工还需要根据自身情况细致划分出短期、中期、长期等时间轴,并据此灵活运用PDCA循环,具体设定因人而异。
有的人设定的时间轴短期以天为单位、中期以周为单位、长期以月为单位,而有的人短期以季度为单位、中期以半年为单位、长期以年度为单位。之所以会产生这样的差异,除了因为每个人的时间概念不同,计划的目标值设定和假设的内容也会对其产生影响。
设定符合自身情况的时间轴,有助于自己在规定时间内完成工作,不断积累工作经验,锻炼作为一个生意人应该具备的基本能力。
随着目标值难度的不断提高,这也有助于积累成就感,使人更加自信。除此之外,在截止日期前想出达到目标的方法并为之努力拼搏的过程,有时也有利于创意与灵感的产生。
2. 关于计划
我认为PDCA循环的乐趣在于提高假设的精确性。我希望大家能在初始时描绘出假设的大致模型,并为实现该假设设计出行动计划。
由于在其他章节中已经就提出假设的能力进行过说明,因此在这里我想向大家介绍一下前面提到的“行动模式”中所需注意的几点事项。
我希望大家不要只看业务内容,而应将其作为一般的行动模式去理解。另外,在设定目标时要尽可能将其数字化,之后也便于计算达成和未达成的百分比了。
(1)一周之内和5个人交换名片。
一天一位的话,一周5 天就是5 位。将目标人数不断增加。
(2)一周读一本新书,一个月读完一本正版装订书。
如果能在某处(记事本、笔记本、博客等)写下读后感,效果可能更佳。
(3)一周之内用3天时间处理媒体相关事务,剩下的两天时间用来接待客户。
我之前在媒体负责部门工作,那时也非常重视与客户之间构建良好的合作关系。
(4)一个月看两部电影。
这是为了学习商业相关知识。不论是先读原著还是先看电影,总之要能够同时关注两种表现形式。
(5)从全年范围来看,要能够创作出入围新闻协会奖与经营业务部门奖项的作品。
我在负责全国地方性报社时曾起草并提议入围新闻广告企划部门奖项这一目标。
3. 关于检查
我将检查与改善阶段结合起来进行PDCA循环的实践。特别是检查阶段,我认为它非常重要。一般来说,人们只注重目标达成的部分,经常将目光集中在该阶段。但是只有直面失败的部分,认真审视分析失败的原因,你才能获得教训,从而获得成长。人们能从失败中学到很多东西。工学博士、《失败学的劝诫》的作者田村洋郎将失败分为以下3 种:
·斟酌之后的失败:能在某种程度上预测到缺陷与损失的失败。
·作为实践结果的失败:在经过勇敢尝试之后作为实践结果的失败。
·可以回避的失败:由人的失误所导致的失败。
田村洋郎指出,上述前两条所描述的失败可以作为“失败是成功之母”的尝试,但是最后一条的失败却只能导致恶性循环。
未能达成目标的主要原因有:目标值设定过高,目标太分散、导致能量消耗太大,等等。此外也有上述最后一条那样的类型。而不论是哪一种,大多数情况下都是由当事人自身的原因造成的,比如说计划安排不合理、时间管理不当以及准备不足等。如果用一个词来概括以上这些失误,大概就只能说是“怠慢”吧。审视自己的工作方法时,不管事情多么小,如果之前预测到可能发生问题,就必须提前进行补救。
福泽谕吉的《劝学》中有这样一段话:
听闻世间欲成某事之人,言“一生之中”或“十年之内”
必成事之人最多,言“三年之内”、“一年之内”之人次之,言“一月之内”、“今日计划,即刻行动”之人几不可见。而言“十年前之计划今日终得以完成”之人则从未听闻。
我曾说过,在制订计划时,时间轴可以根据个人情况任意设定,但是可以首先设定一个较短的时间段进行一次PDCA循环,不论成功与否,这种积累经验的过程都是非常有效的。经历多次失败,深刻分析未达到目标的原因,能够找出自己的弱点,使自己不断强大起来。
PDCA循环中的检查与改善阶段可以成为考验自己“成长与进步”的标准。在这个阶段中如何做到正视自我呢?我认为冷静客观地进行自我批判非常重要。
另外,PDCA循环并不是一次性的过程,它具有回归性,一轮循环的结束往往是下一轮循环的开始。也就是说,下一轮循环中的第一个阶段其实可以称为上一轮循环的第五个阶段。至于如何给这种回归性下定义,是将其视为旋转木马式的单纯的重复旋转,还是将其定义为螺旋式上升,要取决于个人认识水平的差异——这种认识差异则决定了第三阶段检查与第四阶段改善的开展情况。
计划阶段易陷入的误区
在当今社会转型之际,各种新型经营用语、战略主题等应运而生。
观察开展媒体商务的大环境,你就会发现诸如信息科技革命、电子商务、CGM(Consumer Generated Media,博客、推特等由消费者发出信息型媒体的总称)、电子图书、信息商业等都面临着众多的课题或问题。为了解决这些课题或问题,需要在媒体(报社、出版社、电视台、广播电台)以及广告公司内部成立各式各样的经营改革检讨委员会或项目。
在此常常被人忽视的一点是什么呢?那就是决定成立某某战略委员会并不是说决定了某某战略。另外,虽然基本上所有的企业、组织都在实施“促进销售计划”、“中期经营计划”等计划方案,但需要注意:这些计划是不是只停留在“为了做计划而做计划”这一形式上了?
你是否只是注重运用办公软件等技能,拼命制作出那些华美的资料呢?当你完成计划书的那一刹那,你是否觉得大功告成,同时自欺欺人地以为计划书中的活动会自动展开呢?或者在计划书做完后你就束之高阁,然后若无其事地按照之前的行动模式进行工作呢?人们必须清醒地意识到计划书与实际行动之间的差距。
在每周进行的例会上也存在同样的问题。人们往往会为了准备会议资料而花费大量的时间和精力。工作人员们热情高涨地准备资料,上司则只热衷于带着那些资料参加会议。而从会议结束时开始,人们的这些热情也就燃尽了。“明天要从早到晚开一天会,真受不了”这样的潜台词中,往往隐藏着那些上司们暗自喜悦的心情,仿佛会议的目的仅仅是为了让人们去参加似的。
不管是集体企业还是股份制企业,都是以赢利为首要目标的经济组织,因此赢利这一根本目标必须贯穿于企业所有的活动当中。那些面向内部人员、只突出共同体与连带意识的应酬式讨论,以及那些模仿在野党、只会做出毫无建树发言的会议都应该立即终止。
我当部长的时候曾削减了例会次数并倡导大家多发邮件,以此来改善部门内部信息的交流状况,并且重新检查了资料制作等工作。我并不是要否定计划书与会议的作用,只是认为在公司运营方面应该好好调整一下开会占用的时间。如果“会议经常开,效率上不来”,那开会便毫无意义。我希望大家能认识到会议本身并不是目的,它只不过是一种促进销售、提高盈利的手段罢了。
关于职场中的时间节点
本条内容说,做工作时要有“计划性”。对于这一点,我完全认同。
“计划→行动→验证”的循环对于所有生意人来说都是必不可少的。
只不过,仅仅领会到上述内容就到此为止好像有些操之过急。为什么这么说呢?因为光是理解上述内容是远远不够的。虽然我至今也没有找出明确的答案,但我想在这里将我一些朦胧的想法告诉大家。
首先浮现在我脑海中的是“职场规划”、“职场前景”等概念。带着这两个概念去读本条内容的话,你就能轻松理解我要表达的意思。
应该如何规划自己的职场生涯呢?应该描绘出怎样的职场蓝图?
只有从这样的视角看问题,才能真正理解本条内容。
通常我们审视自身职业的时候,不会考虑从属于什么组织、从属于该组织的什么部门、是否位居管理层等社会属性,还有年龄、性别等问题,而是把全部注意力都放在工作本身上。当然,考虑工作本身时通常还会涉及尽职尽责的自律精神。
经济学职场论的大师、麻省理工学院名誉教授埃德加· 因曾提出“三问”:自己的强项是什么?自己到底想做什么?到底做什么样的事情才能让自己感到有意义,感到对社会有所贡献?对这三个问题的自我考察是人们思考职业生涯的基础。这三个问题分别代表着个人的能力和才能、动机和欲求以及意义和评价。
清楚自己内心的声音,职场前景的蓝图就跃然纸上了。不过如果每天都沉浸在自我设想中,只会导致工作效率低下,而自我设想这一行为本身也会变成逃避现实。终日忙忙碌碌的生意人大概没有那么多时间去探索自我,对于他们来说,关键是能在处于人生的节点时及时进行自我反省。所谓人生的节点,可以是人事调动、换工作、结婚、生子、乔迁、晋升、转行、亲人离世等等。除此之外,每个人还应有各自固有的“转机”或是“人生舞台的变换”。
当一件事完结的时候我们会感到失落,当另一件事开始的时候我们又会跃跃欲试、满怀憧憬。这种体验大概人人都有过。面临人生节点时,人们往往只关注未来的新世界,对于已经结束的事情却抱着一种敷衍了事的态度,不闻不问。向在心理上已经习惯的旧世界说“再见”比较困难。如果用恋爱来解释这种情况,可能更好理解。另外举个例子来说,那些调到其他部门工作的人会经常回到以前工作过的地方看看,这样的场景对于大家来说可能并不陌生。如果不彻底告别过去的世界,你就不能打开新世界的大门。或许对于有些人来说,进入新世界的那一瞬间像经历修罗场的酷刑一样痛苦,可是如果不这样一一跨过关卡、分岔与危机的话,那你永远只能用羡慕的目光注视着前方世界紧紧关闭的大门。
过去适用的事情今后也许不再适用,所以人们需要有果断抛弃一些东西的勇气。在接受过去、适应现在、构想未来的过程中描绘自己的职场规划与职场蓝图。当转机来临的时候,要在深思熟虑后果断抉择。而处于每个节点之间时则不需要想太多,只要顺应事态发展就可以了。换言之,只要你能在跨越节点时深思熟虑,那么其他阶段的事情就可以任其自由发展。因为有很多经历只有去做,才能自然而然地发生。
脑科学家茂木健一郎曾发表过如下讲话 :
即使从当今的脑科学、认知科学的角度来看,偶然与必然之间的关系中也隐藏着许多意味深长的问题……这里提到了一个概念,这个概念不仅现在引起了人们的普遍关注,也将对今后脑科学、认知科学乃至除此之外的广泛领域带来深刻影响。这个概念叫作“机缘”(serendipity),它可以理解成“与幸运偶遇的能力”……机缘之所以被人们关注,据说是因为它和人的大脑活动有着密切关系。大脑会抱有“将偶然化为必然”的愿望,并在一定程度上将其变为现实。作者还指出,提高机缘的必要因素主要有“行动”、“察觉”、“接纳”等。
许多人都认为梦想与现实是对立的。对于抱有这种想法的人来说,梦想只不过是用来逃避现实的工具。只做到认真描绘梦想并衷心期望它能实现是远远不够的。要想实现梦想,必须将之付诸具体的日常行动并持之以恒地努力。即使最后未能成功,现实生活也会朝着你梦想的方向前进。总而言之,行动起来!活动起来!实践起来!
引进反思模式
描绘自己的职场规划、职场蓝图的过程是形成自身方案的过程,也是确立自身特性的过程。终日忙碌的生意人一边追求“理想的自我”,一边却不得不强迫自己安于现状。有时偷偷想象一下理想中的自己,可这样的自己又在工作的巨大压力下变得动摇,因此只好对自己身处的现实世界妥协,安于当前的状态。然而过一段时间后又幡然醒悟,开始追求“理想的自我”。像这样反复的状态大概会一直持续下去。
至少我就是这其中的一员。在经历了修罗场的试炼,体验了那些真正体现自身价值的考验,并且朝着“理想的自我”迈步的时候,我真正有了浴火重生的感觉。这种感觉对于人的成长和进步都是非常重要的。经过历练,你的视野会随之开阔,工作范围会随之扩大,工作也会越来越顺手,同时还能学会新技能,整个人的深度也会得到提升。另外,追求“理想的自我”时,想法的转换也是必不可少的原动力之一。
我想向大家推荐“反思模式”(back casting),这是瑞典环境领域的NPO(非营利组织)“自然舞步”的创始人卡尔· 亨利克· 罗贝尔提出的一种“立足未来回顾现在”的思考方式。
它从环境问题的角度出发,设定一个可持续发展的未来社会,并以此为起点回顾现在,思考现如今应采取何种措施来回避那些可能会产生的风险。以往预测经济的思维方式被称为“预计模式”,是根据过去的走向来预测未来的发展,它的前提条件是经济社会中不会产生大型结构变化或变动,是一种应对经济发展趋势的计量经济学模型。
如果硬要说二者之间有什么区别的话,可以说反思模式是“通过最终目标来决定行动方式”,而预计模式则是“通过预想行动方式来推测最终可能会达到的目标”。
在描绘前景时,人们往往倾向于将其变成对现状的确认。不妨用10年后或者20 年后“理想的自我”的身份来给现在的自己写一封信,信中要明确写出每个阶段自己需要完成的目标。你可以尝试用上述方式来加深对“反思模式”的理解。
“鬼十则”第7 条之所以成为我思考职业生涯的契机,是因为我从作家村上春树的一句话中受到了启发。他曾经说:“设计与自己年龄相符的工作。”这是一种选择如何度过人生的生活态度,也是一种不断追寻生存意义的过程。人应该不断回味过去,畅想未来,好好地度过当下的每一个瞬间。
敬爱的佐治晴夫先生曾教给我一句话:“永远的未完就是完成。”
作为一个生意人,我的前半生一直在追求有形的物质。但是后半生要如何度过呢?应当以坚定的意志去不断探寻别人看不到的东西。
当你明白自己真正想要什么的时候,有时甚至会放下一直珍视的东西。人总是以自己的意志去决定未来的旅程。我相信只要意志坚定,就会有无限的可能。
据说我们的身体每天都有2 000 亿个细胞在进行着新陈代谢。从微观角度来看,我们的身体每天都是新生的,今天的自己已经不再是昨天的自己了。不要忘记这个有利的事实,每天都勇敢地迈出新的一步吧!
访谈五
彷徨时,从“鬼十则”中找答案
日本电视台播放网股份有限公司编制局
编制战略中心编制战略部部长 福田博之
不瞒大家说,现在我的记事本上还贴着“鬼十则”。说起来大概已经快25 年了吧。柴田先生负责日本电视台的时候,正像第6 条“推动其他人”所说的那样,在很长的一段时间里,他都在与其他人积极讨论媒体商务的相关事项。
当时我刚进公司两年,遵从公司要求背诵了“鬼十则”全文。
比如说“鬼十则”第2 条的“主动抢先”,这一点在很多电通人身上都能得到体现,这种气势甚至完全不给对手留下喘息的余地。
“鬼十则”的全文浅显易懂,但是如果你再好好读一遍就会发现,它会带给你意想不到的紧迫感,往往让人禁不住自我反省,对自己的妥协感到懊恼。“鬼十则”时常能弥补我们自身的缺陷,当我感到迷惑不解或工作进展不顺利的时候,总能从中找到答案。
在工作中,人们常常想保持一种专业人士的姿态。外行解决不了的问题,专业人士总是能轻松应对。这种能化难为易的本事就是专业性。但是我却经常提醒自己:是不是把简单的事情想得太复杂了?于是我就这样每天一边进行自我反省,一边勤奋工作。
动画网址及SNS之类的新兴媒体服务不断向年青一代渗透之际,我曾怀疑自己这样的电视节目制作者是否已经被时代所抛弃。但是我随即转念一想,现在必须创造时代。
电视在今后的影像文化中将承担怎样的角色呢?怎样才能将想要表达的内容传达给观众呢?我下定决心抓住时代需求,将节目制作的根本主题毫不动摇地贯彻下去。
想要将“鬼十则”传达给现在的年轻生意人,必须做到忠于原文。如果不能正确领会原文意思,就会让人感觉到突兀进而产生抵触情绪,由此可能导致最终无法理解作者的本意。但是如果因为语言不通而轻易放弃,一定会遭到柴田先生的训斥吧(笑)。因此我想将“鬼十则”的哲学与当今时代相对照,准确地去传达作者的原意,这样做大概就没问题了!
(福田博之,1985 年进入日本电台工作。2007 年任营业局、营业推进部部长,2009 年任编制局编制战略中心商务推进部部长,2010 年4 月开始担任现职。)