这是决策程序的最终阶段。由于通过上一阶段的试验验证,可靠程度一般是较高的。但是,在执行过程中仍可能发生一些以前没有考虑到的偏离目标的情况,“智者千虑,必有一失。”因此为了确保决策的实施,必须建立控制制度和报告制度。用规章制度来衡量实施情况,明确执行者的责任,检查他们为执行命令所采取的行动,遇有问题发生,及时报告,随时纠正偏差。如果主、客观条件发生重大改变,以致必须重新确定目标时,那就必须进行“决策追踪”。
二、了解决策的步骤
决策活动不是一件偶然地、孤立地为了解决某个问题而进行的活动。决策也不只是限于从几个可供选择的方案中选定一个最优方案的简单行动,更不能误认为只有选定最佳方案才是决策。决策是一个复杂的全过程,并且贯穿于决策活动的各个阶段。
1.确定目标。
首先是根据企业需要解决的问题,如确定企业的经营方针、经营目标、长远规划,或者由于企业经营不良需要承包(或租赁)给某集体或个人而需要提出承包(或租赁)目标,以及确定承建目标、任期责任目标等等。目标的确定,需要从企业的实际情况出发,因需要的不同而异。有的企业需要解决扭亏为盈问题,有的企业需要解决微利问题,而有的企业需要解决因产品质量下降带来的困境,等等。需要解决的问题各种各样,而这些需要解决的问题又都是非程序化的新问题;或者虽已程序化,但是,由于情况发展变化了,需要重新决策的问题。这些问题,都可以作为决策的目标。因此,在决策的全过程中,首先应当是选择和确定决策的目标问题。决策目标定不下来搜集来的情报是盲目的,甚至是无用的,制定备选方案也就没有了目的性。决策的科学化要求首先要解决决策所要实现的目标。这也是决策理论首先要研究和解决的问题。
2.搜集情报。
决策的第二步,是以企业所要解决的问题为目标,通过各种途径和渠道,收集企业内部的和外部的情报和信息资料。十分明显,收集到的情报和信息资料越多、越准确,则对自然状态的概率的估计或预测也就越接近客观实际,所作出的决策也就越合理。所以,在决策过程中,情报和信息资料的收集是十分重要的。当然,情报和信息资料的收集,一方面要有目的、有针对性地进行收集、整理、分析;另一方面,也要依靠平时的积累和存储,充分发挥诸如“信息中心”、或“资料室”、“档案室”、“数据库”等的作用。同时,一个企业在决策科学化活动中,必须重视“情报网络”的作用,以便能够做到使情报和信息资料从组织的各个部分向决策中心传递。为了使情报和信息资料的收集工作,做到准确、及时,还要注意防阻、防走漏、防歪曲、防偏向性。
3.制定备选方案。
第三步是以企业所要解决的问题为目标,对收集到的情报和信息资料认真整理、分析和科学计算,并以此为依据制定出几个实现目标的方案,提交决策者选定。制定备选方案,也是一项比较复杂,要求较高的重要工作,有时还需采用试验的方法,有的要采用数学的方法,进行可靠性和可行性分析,提出每个方案的利与弊,然后才能提供备选。
4.选定最优方案。
第四步是在若干个备选方案中,选定一个最佳方案。这是决策的最后阶段,也是关键的一环。决策的成功与否,直接关系着企业的发展和职工的切身利益,甚至往往决定着企业的命运。在通常情况下,决策步骤是按照以上四个阶段的顺序进行的,但有时也可能会使整个决策过程的阶段发生逆转。例如,有时在拟定备选方案时,发现情报、信息资料不充分,需要搜集、补充新的资料和数据;有时也可能在最后审定备选方案时,发生新的分支问题,提出了新的设想,于是,需要相应地进一步收集情报和信息资料,需要再拟定备选方案,从而需要重新审定最后方案。但是,作为决策的总过程来说,按以上四个阶段进行较妥。需要强调指出的是:并非第四阶段才是决策,才存在决策问题。事实上,四个阶段自始至终都是一个复杂的决策过程。决策贯穿于每个阶段。即使在情报、信息资料收集阶段,也存在决策问题。如面对大量的情报、信息资料,需要进行大量的数据整理、分析、取舍等,这里面就有决策问题。
三、了解决策结构和决策机构
1.思维结构。
决策活动本身就是一个思维过程,对发展着的事物的认识不断深化的过程,不断采取行动解决问题产生方案的过程。决策过程中所涉及的各种方案,最初都是人们头脑思维的产物。在一般情况下,人们总是感受了许多信息,进而发现了一些问题,然后不断地积累资料,并储存在头脑里进行长时间的思索、考虑,为寻求某种比较满意的答案而努力。
一个解决问题的决策思维程序,大体要经过查明情况、创造方案、优化选择、采取对策和控制发展这样几个阶段。思维结构体现在决策层次中包括了形式逻辑的思维方式,还包括了辩证逻辑的思维特点。因为决策是一个循环而又反复深入的动态过程,而辩证逻辑又正是运用发展变化的思维概念的。唯物辩证法既是决策科学的理论基础,同时也是决策的哲学方法,可以说思维结构是决策科学中最核心的部分。
2.智力结构。
智力指的是人们掌握和运用知识的能力。所以,智力结构在某种意义上讲,比知识结构更为重要。在现代社会“知识爆炸”的情况下,仅仅把大脑视为储存知识的仓库已愈来愈不够了。在具备一定的基础知识的同时,更应重视智力。智力主要包括自学能力、研究能力、思维能力、表达能力、组织能力和创造能力等。日本学者川上正光说得好,“知识,百科全书可以代替,可是,考虑出的新思想、新方案,却是任何东西也代替不了的。”在现代经济和科学技术一日千里的情况下,人们永远处在不断的创业之中。因此,可以毫不过分地说,没有创造性,就没有现代化的领导。我国正处在一个历史大转变的新时期。新时期、新任务、新问题更要求领导者要有新思想、新作风、新方法,一句话,要有更大的创造性。
一个领导集团合理的智力结构,是由具有不同特点的“识”、“才”的人配合而组成。即由具有高超创造能力的思想家、具有高度组织能力的组织家和具有“一步一个脚印”的实干家及专家,共同构成的一个有机的智力结构。
3.知识结构。
决策大都以专门的知识来作为其内涵。现代决策者必须具有足够的知识水平,在整个社会知识结构中,他应该是属于高知识水平范畴。因为随着教育的普及,现代社会成员,无论是专家还是工人都具有越来越高的科学文化水平,现代决策者不具有更高的知识水平,就不能有效地领导具有高知识水平的下属。现代领导必须具有一定的学历。学历在一定程度上反映了管理干部一定的科学修养。但学历的知识训练一般都是专业化,而一个单位的领导,特别是高级层次的领导,总是面对着全局复杂的综合的现实,必须具有更广博的知识。因而在领导集体中间也有一个知识结构的问题。个人的知识有限,集体的知识就可以全面得多。还应该强调指出的是,学历只代表一个人曾经接受训练的程度,它不能代表一个人的实际领导能力。科学研究告诉我们,在现代社会,一个人的知识基础是靠正规学校教育给予的,百分之九十的知识是在以后的工作实践和职业学习中获得的。在现实生活中,通过自学而成为专家者,不乏其人,在长期工作中积累而达到很高知识水平的领导,也比比皆是。
4.决策机构。
决策机构是科学化决策体制的核心,一般由若干名决策者(领导者)所组成。例如在国家决策体制中,人大常委会、国务院即为国家的最高决策机构。该系统的主要任务是以大量可靠的情报信息为依据,充分运用决策者长期积累的丰富经验和所掌握的科学知识,对由智囊机构所提供的各种选择方案进行系统的验证与逻辑的推理,采用辨别、比较、分析、平衡等手段,反复权衡和对比各种方案的利弊得失,从中选择出一项最为合理的方案。决策的活动可以看成是一个网络系统。把这个系统分级展开,可以看出它的活动是由许多机构和许多人分工完成的。决策网络是一个从低级到高级的决策系统,它反映了各级决策者的权力和责任,反映了决策系统之间的相互联系,下一级决策机构除保证自己实施正确的决策外,还必须为上一级决策机构服务,以保证上一级机构的决策目标的实现。
决策机构应在不干涉自由研究气氛的前提下,同各级智囊机构以及信息机构建立起密切的纵横联系,以保证在任何时候、任何情况下均能迅速地做出正确的决策。
5.智囊机构。
智囊机构是人类决策活动进入新的历史阶段的直接产物。在当今社会里,一项重大的决策所涉及的专业领域之广,所包含的不定因素数量之大,结构形态之多,动态变化之复杂,使得无论哪一个天才的决策者也无法洞察一切,纵览全局。因此,自古以来传统的个人决策体制开始瓦解,智囊机构则应运而生。智囊机构设置在各级决策机构内,是一种专门为决策服务的研究咨询机构。此类机构由各种不同专业的自然科学家和社会科学家所组成。当接受就某项决策进行咨询委托任务后,研究人员即采用现代运筹与预测的方法,利用由信息中心提供的数据资料,对决策问题进行系统研究,从不同角度、不同侧面分析决策的形态、结构、后果以及各方面的反应,摸清各种影响因素的有机联系,并寻求平衡这些因素的逻辑方法。依据组织效应原理,通过专家集团内部反复的信息交流与思维共振,最终提出高水平的可供决策者选择的比较方案。
要建立有效的智囊机构,首先应考虑系统的智力构成问题。除了应当有系统工程、科学学,未来学等综合科学的学者参加外,由于一项现代化国家级决策往往涉及政治、经济、军事、外交、文化等诸多领域,因而还应配备各相应的专业的研究人员。其次,应考虑智囊机构的独立性与研究工作的自由性。必须为研究人员创造自由思考的气氛,使他们完全摆脱决策者的影响与束缚,允许他们的思想驰骋于尚未开辟的领域里。要鼓励他们尽可能采用多种途径进行研究,并要给予他们更多的了解和参阅各种有关统计数据与情报资料的权力,保持信息交流渠道的畅通。只有这样,才能充分发挥出研究人员的独创性和保证决策方案的客观性,以获得最佳效果。
6.信息机构。
信息机构在科学化决策体制中的重要作用是不言而喻的。今天,我们生活在所谓“信息时代”里,人们把信息同粮食、能源一起列为人类赖以生存的三项基本资源。因此,当人们做出任何一项决策时,信息总是必不可少的要素之一。
在科学化决策体制中,首先必须建立起有效的信息机构与基本统计机构,即在各级决策机构周围设立一系列专门搜集、统计、存储、检索、传布、显示等有关情报资料信息的机构。充分利用电子计算机的高速运算功能,对来自各方面的信息进行综合处理与分析。此类机构除按专业性质具有纵向联系外,还需要同各种不同专业的跨学科的同类机构建立横向联系,从而促进各类信息的交流,并形成全国性乃至国际性的情报信息网络。信息机构的重要性在于及时为各级智囊机构和决策机构提供综合、可靠的情报信息,为正确的决策奠定坚实的基础。
决策机构通过信息情报和智囊机构的帮助,将决策指令通过执行机构实施。而执行机构又将执行情况及新的信息反馈到其它机构或决策机构中,再由决策机构做出新的决策。由此循环前进,保证了决策的质量、速度和可靠性,使决策活动顺利进行。