作为公文，电子公文的处理同样需要遵行公文处理的一般规则，同时，也有一些特殊的规则需要遵行。
1．确保公文的真实性，电子公文信息可以在不同载体上同时存在或转换的性质，使其公文信息具有易更改性，控制不当就会造成信息失真；同时，电子公文对计算机系统软硬件的带领性，使其在系统迁移过程中，极易造成信息的变化或者丢失。为此，在电子公文处理中，一定要注意以必要的身份识别，权限管制，设置操作日志（随时自动记录对电子公文实时操作的人员、时间、设备、项目、内容等），加注防错漏和防掉换标记、设置电子印记，以纸制公文备份等方式，全力维护公文的真实性。
2．确保公文的完整性，电子公文的易更改性的频繁的系统迁移特性，也使公文的完整性面临挑战。能否保证公文内容、结构和背景信息没有缺损，事关重大。为此，应当在电子公文处理中采取管理的和技术的措施，维护公文的完整性，特别注意使处理公文的软硬件系统具备完善的文件完整性保障。
3．确保公文的长期有效存在，电子公文的物质载体几乎都呈现不够耐久的特点，电子公文计算机软硬件系统的频繁更新，又使公文在一定时间范围内的实际可读性也出现困难。而我们知道，一部分公文，特别是重要程度高的公文，在相当长的时间内具有留存价值。为此，确保电子公文的有效存在要比其他公文困难得多，也更重要得多。这需要我们在构建电子公文处理系统时，解决好文件跨平台（软硬件）有效运转的问题，以及维护电子公文处理系统安全的问题，同时，要以有效措施（备份、定期复制等）减少不耐久的电子公文载体造成的信息损失。
（二）电子公文的办理
在办理电子公文的过程中，如下几个问题应当引起足够的注意。
1．公文处理程序需要进一步确定化和精细化。电子公文的非人工识读化（也就是机读性）使电子公文的办理高度依赖于计算机软硬件系统，从而也使公文处理程序的设计规划需要引起我们的更大的关注。电子公文的办理需要比传统公文办理更加讲究程序性。这一方面表现在程序的确定上，一方面表现在程序的精细化方面。道理非常简单，没有确定的、精细的公文处理程序，电子公文处理的计算机程序就无法编制。
2．文格式、公文处理标记需要进一步规范化。电子化的易更改性，使公文的完整和安全比以往更显得重要。而公文信息内容与载体的可分离特性，使公文办理过程中权力的行使遇到传统公文处理方式中所不存在的问题，这就是法定权力很容易被他人冒用。解决这一问题的办法，一是对公文办理中有关权力的行使范围进行更精细的约定；二是完善电子公文系统的权限管制，以有效的制度和技术手段严格控制各种办事、办文的权限。
（三）电子公文的传递
电子公文既可以用传统的公文传递方式传递，也可以用更加快捷方便的电子计算机网络进行传输。电子邮件(E- mail)就是其中的典型方式。在以电子邮件传递电子公文时，应当特别注意如下问题。
1．网络的开放性使在其中传输的电子公文的保密可靠性缺乏保障。因此，涉密公文特别是绝密公文不能在电子邮件系统中传输，机密和机密以下的公文也只能在经有关部门批准的保密专网上进行传输。
2．公文的生效标记（印章、签署）是公文真实性和法定效力的保证，在以电子邮件方式传递公文时，应当以特定的技术手段保证这些生效标记的规范和有效。
3．电子邮件系统在抵御计算机病毒攻击和“黑客”攻击方面的保证，在以电子邮件方式传递公文时，更应当注意采取有效防杀病毒和“黑客”的措施。这就是在机关或者系统内部局域网、专网上也是非常必要的。
（四）电子公文的归档1．电子公文的归档范围：电子公文的归档范围与一般公文的归档范围是基本一致的。在本机关工作活动中形成和处理的、有查考利用价值的、已经办理完毕的公文都在归档范围之内。但同时还需要注意，电子公文对软件系统的领带性，要求要归档时注意将相关支持性文件材料以及有关软件及有关文档也保存下来，包括电子公文的编发登记表、机读目录、相关软件、其他说明等与相应的电子公文一同归档保存；同一工作活动中形成的非电子形态的纸质公文、缩微胶片文件等，如果是与电子公文共同反映一个工作过程，而且具有相同价值的，要与电子公文一并归档，如果能以一定手段将其电子化的，最好转换成电子公文。
2．电子公文的归档方式：电子公文的归档方式有逻辑归档与物理归辑两种。单纯的逻辑归档实际上是不多见的。因为一旦网络瘫痪，系统崩溃时，公文的完整性、真实性都失去保障，为此，多数情况下，还需要脱机保存备份，按照通行的做法，具有长期保存价值的电子公文，都需要制成纸质公文，两种形式的公文一并归档。
3．电子公文的归档程序：在采取逻辑归档的情况下，首先要由公文形成部门对归档公文进行标识；系统自动将归档信息告知档案部门；档案部门加注管理信息（编号等）在采取物理归档方式的情况下，收授双方清点公文，全面验收，形成验收记录。
验收电子公文时，要对公文进行全面检查，检查项目包括：与纸质公文核对内容、签章、审核电子公文编友登记表、操作日志等，确认电子公文及相关的信息和软件无缺损、电子公文与相应的纸质公文内容形态一致，处理过程无差错，未被非正常改动。
正式移交时，双方均应对归档电子公文的载体及其技术环境进行检验。确保载体清洁、无划痕、无病毒等。
4．归档电子公文的存储与保管：归档电子公文应存储到符合保管期限要求的脱机载体上，归档保存的电子公文一般不加密，必须加密归档的电子公文应与其解密软件一同归档。
归档的电子公文，应按本单位档案分类原则，进行分类拷贝至耐久性好的载体上，一式2套．一套封存保管，一套供查阅使用。
对需要长期保存的电子公文，应在第一个存储载体中同时存有相应的符合规范要求的机读目录。
电子公文归档移交完成后，电子公文形成部门应将已做归档处理的电子公文在原址保存至少1年，以备移交归档的电子公文出现问题后进行补救。
5．电子公文归档时间：与一般公文不同，电子公文的归档有实时归档和定期归档两种，一般情况下，逻辑归档是实时的，物理归档中网络归档可以实时，也可以定期。从发展趋向上看，实时归档利多弊少，有更高的应用价值。在定期归档时，电子公文的归档时间要比传统公文早，办理完毕三个月内就要归档。
（五）电子公文载体的保护电子公文载体的保护与传统公文载体的保护有所不同，后者的重点是控制温度湿度、防霉变、防虫蛀、防褪色、防火、防盗。而电子公文的保护重点则是维护载体上数字信息的可读性。
电子公文的载体主要包括各种磁性介质（磁盘、磁带、磁鼓等）、复合介质（光盘等）。为了保证数字信息的可读性，应加强对其材质的优选。同时，给这些载体和所负载的信息创造长久留存的条件。
按照行业标准DA/T15-1995《磁性载体档案管理与保护规范》规定，磁性介质的电子公文应保管在温度150C～60。C的环境中，推荐最佳温度18℃，最佳相对湿度为40%。
按照国家标准GB-T 17678.1一1999《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》的规定，复合介质的光盘应保管在140C~24℃的环境中，相对湿度450/0一60%的环境中。
电子公文还需要注意防尘、防外部磁场、防机械震动、防有害气体（二氧化碳、二氧化氮、氯气等）、防光（主要是紫外线）等。
在日常工作中，应加强对电子公文的管护。存放磁带、磁盘、光盘时，应当垂直放置；不要用手直接接触介质；应定期对磁带作倒带处理；不要随便用水或其他试剂擦洗盘片。
（六）电子公文的销毁电子公文的销毁需要在计算机上进行，使用“格式化”“删除”命令等均可完成销毁工作。需要注意的是，当电子公文在保密范围内时，一定要做彻底的毁灭性处置，保证其真正不可复原，如果文件存储在不可擦除的介质上（如只读光盘等），必须将载体一并销毁。
附录七：
中国共产党机关公文处理条例（1996年5月3日经中央批准颁行）
（第一章总则
第一条为适应中国共产党机关（以下简称党的机关）工作的需要，实现党的机关公文处理工作的科学化、制度化，规范化，制定本条例。
第二条党的机关的公文，是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。
第三条公文处理是包括公文拟制、办理、管理、立卷归档在内的一系列衔接有序的工作。
第四条公文处理应当坚持实事求是、按照行文机关要求和公文处理规定进行的原则，做到准确、及时、安全、保密。
第五条党的机关的办公厅（室）主管本机关的公文处理工作，并对下级机关的公文处理工作进行业务指导。
第六条党的机关的办公厅（室）应当设立秘书部门或者配备秘书人员具体负责公文处理工作，并逐步改善办公手段，努力提高工作效率和质量。秘书人员应当具有较高的政治和业务素质，工作积极，作风严谨，遵守纪律，恪守职守。
(第二章公文种类
第七条党的机关公文种类主要有：
（一）决议用于经会议讨论通过的重要决策事项。
（二）决定用于对重要事项做出决策和安排。
（三）指示用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。
（四）意见用于对重要问题提出见解和处理办法。
（五）通知用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。
（六）通报用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。
（七）公报用于公开发布重要决定或者重大事件。
（八）报告用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。
（九）请示用于向上级机关请求指示、批准。
（十）批复用于答复下级机关的请示。
（十一）条例用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。
（十二）规定用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。
（十三）函用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。
（十四）会议纪要用于记载会议主要精神和议定事项。
（第三章公文格式
第八条党的机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记组成。
（一）版头由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字或者加括号标明文种组成，用套红大字居中印在公文首页上部。联合行文，版头可以用主办机关名称，也可以并用联署机关名称。在民族自治地方，发文机关名称可以并用自治民族的文字和汉字印制。
（二）份号公文印制份数的顺序号，标注于公文首页左上角。秘密公文应当标明份号。
（三）密级公文的秘密等级，标注于份号下方。
（四）紧急程度 对公文送达和办理的时间要求。紧急文件应当分别标明“特急”、“加急”，紧急电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
（五）发文字号 由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成，标注于版头下方居中或者左下方。联合行文，一般只标明主办机关的发文字号。
（六）签发人上报公文应当在发文字号右侧标注“签发人”，“签发人”后面标注签发人姓名。
（七）标题由发文机关名称、公文主题和文种组成，位于发文字号下方。
（八）主送机关主要受理公文的机关。主送机关名称应当用全称或者规范化简称或者同类型机关的统称，位于正文上方，顶格排印。
（九）正文公文的主体，用来表述公文的内容，位于标题或者主送机关下方。
（十）附件公文附件，应当置于主件之后，与主件装订在一起，并在正文之后、发文机关署名之前注明附件的名称。
（十一）发文机关署名 应当用全称或者规范化简称，位于正文的右下方。
（十二）成文日期一般署会议通过或者领导人签发日期；联合行文，署最后签发机关领导人的签发日期；特殊情况署印发日期。成文日期应当写明年、月、日，位于发文机关署名右下方。决议、决定、条例、规定等不标明主送机关的公文，成文日期加括号标注于标题下方居中位置。
（十三）印章除会议纪要和印制的有特定版头的普发性公文外，公文应当加盖发文机关印章。
（十四）印发传达范围加括号标注于成文日期左下方。
（十五）主题词按上级机关的要求和《公文主题词表》标注，位于抄送机关上方。
（十六）抄送机关指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上极、下级和不相隶属机关。抄送机关名称标注于印制版记上方。
（十七）印制版记 由公文印发机关名称、印发日期和份数组成，位于公文末页下端。
第九条公文的汉字从左至右横排；少数民族文字按其书写习惯排印。公文用纸幅面规格可采用16开型（长260毫米，宽184毫米），也可采用国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米）。左侧装订。
第十条党的机关公文版头的主要形式及适用范围：
（一）《中共××文件》用于各级党委发布、传达贯彻党的方针、政策，做出重要工作部署，转发上级机关的文件，批转下级机关的重要报告、请示。
（二）《中国共产党××委员会(××)》用于各级党委通知重要事项、任免干部、批复下级机关的请示，向上级机关报告、请示工作。
（三）《中共×X办公厅（室）文件》、《中共××办公厅（室）(××)》用于各级党委办公厅（室）根据授权，传达党委的指示，答复下级党委的请示，转发上级机关的文件，批转下级机关的报告、请示，发布有关事项，向上级机关报告、请示工作。
（四）《中共××部文件》、《中共××部(××)》用于除办公厅（室）以外的党委各部门发布本部门职权范围内的事项，向上级机关报告、请示工作。
（第四章行文规则
第十一条行文应当确有需要，注重实效，坚持少而精。可发可不发的公文不发。可长可短的公文要短。
第十二条党的机关的行文关系，根据各自的隶属关系和职权范围确定。
（一）向上级机关行文，应当主送一个上级机关；如需其他相关的上级机关阅知，可以抄送。不得越级向上级机关行文，尤其不得越级请示问题；因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送被越过的上级机关。
（二）向下级机关的重要行文，应当同时抄送发文机关的直接上级机关。
