1．保持事情简单，是优秀企业最重要特征。
因为人们的记忆是有限的，不能象像计算机那样能牢圃存贮大量的有用信息，以便工作起来非常容易查找，特别是对复杂事情的处理比人工的效率就大得多了。人们的短期记忆不能把这些都记住，即使是其中一小部分。这样，事情就会变得混乱起来。但是，事情经常如此。优秀的企业似乎己找到了解决这个问题的办法。一方面，优秀的企业只关注少量重要的商业价值观，关心一些目标。关注少量的价值观使得员工们都知道什么是重要的，因而可以减少大量的日常管理工作。另一方面，它们尽量使公司精简，以免太多幕僚人员无事生非。
所以，优秀企业的一个主要特征是它们认识到了保持事情简单的重要性。
许多国外知名企业通过使用特别工作小组来消除桌面文书工作。公司因其坚持用一页便笺作为书面交流的惟一方式而著名。其他企业也差不了太多，它们忽略传统的规模经济，容忍企业内的功能重叠、生产线重复和员工所犯的错误，这样它们就不必去协调所有的事情、考虑企业的规模。这些事情是处理不过来的。优秀企业都尽可能地设法使事情简化。
2.为了更有效的工作，必须随身携带卡片
一位效率专家说：“每当你想起一件必将须要做的事时，就把它记录下来。这样一来，你就用不着白天黑夜地老去记着它，节约你许多时间。然后利用闲暇的时间将其归纳整理，这又节约了你的时间，因为你的工作和应办的事情都被整理得有条有理了。请每天坚持这样做下去。如果你认为这种方法确有价值，不妨让你的下属们也试试看，一直做到你满意为止。最后请你付给我你认为与此价值相应的支票。”
这段话使当时一位前来请教的公司总经理甘心情愿地付给这效率专家1．2万美元。因为这位总裁事业可说是半途而废，他对此一筹莫展。他请教的内容是有没有更有效的方法使他能从公司繁杂的业务中解脱出来，有条不紊地完成自己的工作。
随身携带笔记本对于节约时间是十分重要的。除此之外，也可在外出时在口袋里放些卡片。或者在公司的办公桌上和家里的写字台上等必不可少的地方也同样准备一小叠卡片并要放上书写工具。同时将卡片分类、分色、把不同类型的事情记在不同颜色的卡片上，据说这样一来，保存卡片的工作也就非常简单了。
经常随身携带笔记本或卡片可能是作老板最明智的选择。
3、公司组织机构示意图的弊端
因为该示意图会破坏经营管理，而不是改进经营管理。所以许多世界知名大公司取消了公司组织机构示意图。他们认为：
（1）它们不利于促进各部门协同工作
当员工们可以逐条逐字地研究并且理解到他们在公司等级制度中的地位时，他们会采取各种手段来保住他们的位子，而不喜欢自由地上下调动。公司的管理人员大根据同事的职衔而变换与之打交道的方式。他们对上司采取的是阿谀奉承，卑躬屈膝的态度；对地位相同的同事，他们则采取争斗和最大程度地不合作的态度；而对待他们的下级，他们的态度则是极其傲慢的，很少给下级以应有的尊重。
采用不固定的公司结构则有其独特的优点。在这种结构中，员工的地位和头衔被有意地淡化了。这种结构没有哪种明确的垂直性或者金字塔式的链型分工体系，而像一个圆。在这种结构下，大家就像围在圆桌边上召开会议，每个人都是平等的。大家可以厂相互看到对方。任何人都可以随时发言，并且不会被阻止。
这种组织结构可以激发各部门和员工的合作积极性。
（2）它们不可能创造稳定性。它是反对该示意图的论点中最有力的。这种作法容易领导层内部有、夺权争利、钩心斗角、或背后造谣中伤而不是互相合作。如果大家处于同等地位可能会为了公司利益更加努力地工作。
（3）它们往往使公司没有神秘感
如果你想向一个大公司兜售你的一个重大设计方案时，该公司内部金字塔式领导机制的示意图无疑将是你最大的一笔财富。通过研究示意图你就能找到公司主要人物以及他们之间的。相互关系的线索。有此在手，你在谈判时会占尽便宜。相反，如图没有，就会保持公司内部组织机制对外部的神秘感，将会使你的公司因此而占有优势地位。
（4）它们会使公司机构越来越臃肿
在等级制度中，管理人员是根据有多少人在他们上面以及有多少人在他们下面来评价自己的。他们增加管理层次是为了提高自己在公司的地位。组织机构层次应是越少越好，公司的结构越稳定，它抵御外来打击的能力就越强。画出公司内部机构示意图的惟一理由就是，这样做可以帮你决定削减哪些机构。因各公司在许多经营方面不同，最适宜的层数是不存在的。
4、尽量缩短开会时间。少讲废话、空话、大话。
有关专家调查结果表明，大部分的会议都不应该拖到一个半小时以上。如果超过了时间，疲劳和无聊的感觉就会加重，而与会者对会议的关心却越来淡薄，冗长而沉闷的会议常常会浪费你大量宝贵的时间，那么，怎样才能避免被会议所淹没呢？
委托代理人，就可以节约你自己的时间，代理人可把会议的内容记在笔记本上，然后向你汇报。也可采取灵活的方式出席会议。开始时到会场坐一坐，说明情况，然后再让代理人出席，以保持会议的平衡。
外国一家公司规定不经过4个步骤，就不得向会议提出某一提案。第一，要深入仔细地讨论议题；第二，研究其原因；第三，先考虑一下可能的解决对策；第四，事先准备好可行的方案。他们解释说，这种做法，使我们可以避免在琐事上多花时间，而且我们认为，有些事情用个别谈话的方式就解决了，完全没有必要开会。这种原则不仅适用于会议，还适用于电话。
5、怎样才能使会议更富有成效呢？
（1）开会前应考虑的问题
①能取消的会议就取消。在筹备会议之前应先探建寻取代会议的可行途径。诸如：
以电话咨商取代会议。合并会议议程。
委派代表主持会议。如此，一可节省自己的时间，二可增进该代表之人际接触面及主持会议之经验。派人有效地解决问题。
②尽避免会议过分冗长，应灵活安排时间。召开会议三前必先确立清晰的目标。因为目标是会议指南，否则，则不应开会。
③尽量减少与会人数，只邀请有关人士参加。殊不知与会人数一增加，则沟通之难度将加速递增。
④选择适当的开会地点，以方便与会者。议程特别长的会议，最好是在办公室以外的地方进行，以避免受到干扰。选择地点以适中为宜。
⑤会议议程及有关资料应先发给与会人，以便他们能事先作必要的准备。
（2）了解每个会议出席人
只要你对与会者们的个性知之不多，你就永远不明白为什么一个会议拖了这样长的时间却毫无进展。召开会议，对什么样的人需要特别注意呢？
①大炮筒。他们不隐瞒，没私心，不搞阴谋。难得，要注意保护他们。因为他们过于相信“事实胜于雄辩”的格言。往往引来他们应付不了的争执。
②“政治家”。他们通过巧妙地与各类人周旋，成功地促进了自己的工作和会议的进程。
③反对者。他们张口就攻击别人的观点，别人的工作，以致伤害别人的自尊。
④“演说家”。他们用激情和华丽的词藻代替了洞察力。对这种人要小心应付，或不予理会。
⑤“殉难者”。他们善于代人受过。危害是由于他们过于痛快地接受责备，甚至使你来不及弄清是什么事出了错，谁应该负责任。
⑥面无表情者。他们把真实想法都闷在心里。于会后单独跟老板谈。不管他们的建议是否切中要害，你难以明白他们的意图和立场。
⑦“魔鬼”代言人。好的一面，他们常常说得有理。坏的一面则在于他人占去了太多的时间，太没有紧迫感。对任何事都要辩论一番。
⑧“啦啦队长”。他们明白下面这句话的力量：“你说得对，我从没想到过这点！”
⑨逍遥派。他们架起双脚，仰靠上身，摆出舒舒服服的姿态做好“长期准备”，对解决眼前的议题丝毫无紧迫感。这种人来说，最好的开会地点是在走廊里或没椅子的房间。
（3）不制定固定的会议议程
因为过于死板的会议计划会束缚人们的创造力，而且，在一个会议中讨论问题的先后次序能够决定这场讲座成功与否，而主持一个最好的会议并在于你事先将计划定得多么严密，关键在于主持人是否能够细致地观察与会者的情绪并及时引导。灵活的会议议程比起制定固定的会议议程更合理，精明的总经理更愿意灵活地掌握局面。
（4）会议后追踪、督促
①偶尔令与会者对刚结束的会议作即席而不具名的考核。内容发要包括会议实质精神等等。
②会议记录应尽快作成，精简、完备的会议记录应在一天或二天之内派发给有关人士。这样，可令一部分人士免于参加会议。
③追踪会议中的决议与各待办事项。
④为杜绝与会者的无故缺席、迟到、或早退行为、可考虑在会议记录上注明无故缺席迟到或早退。
⑤控制好会议的每一个阶段。
行为学家将人类在一个会议过程中的活动分成4个阶段，称为形成、辩论、认同、行动阶段。第一阶段，与会者们审视不同的阵营，然后决定自己的立场；第二阶段大家各抒己见；第三阶段大家达成共识。最后，才着手解决问题。
最好的、最有效率的会议即人们自发三五成群地聚在一起的机会，这些机会可能在大厅里，也可能在上班的路上。
6、妥善处理文件
收拾、预审、分类、存档、处理、定期完成，才能走出庞大臃肿的文山。
