（1）例外管理法。如果你是个拥有下级的管理人员，那么这种技巧也能大大地节约无谓的时间浪费。你可能发现，你手头的文件和报告已积压了不少，再若送来，你简直就要被它们湮没了。这时你就可以采用例外管理的办法。只让下级报告那些违反一般规定和制度的材料，没有任何问题，完全按照计划执行的工作则不必报告，这样一来，自然会大大减少文件和报告的数量。按此法处理问题，就会使领导者从日常琐碎的事务中解脱出来，从而将更多的时间和精力从数量繁多的小事转到为数不多的大事上。
（2）对琐事敬而远之。当然这不是“随它去吧”的观点，而是为了使自己有时间处理重要的事情。你不妨这样试试，凡是你认为下级可以处理的事，就要大胆放权。分配下去的工作，无论如何也不允许它再回到你自己的办公桌上来。只有当预先计划时设想的情况发生重大变化，令下级无所适从时，才可以由你来解决。高效率的领导者不应陷入贪多嚼不烂的错误之中，事事都想试一试，结果哪一件也干不好。这就需要领导人有胆识作出选择，要有很大的勇气敢于说“不”！敢于作出否定的决定。这就是为什么说勇气是领导者的一个重要素质。
2.优先原则
按照工作的轻重缓急来安排，首先完成重要或者必要的事情，平衡重要的工作和紧急的工作所需要的时间。时间就如同海绵里的水，总能被挤出来。
下面这些建议将帮助现代领导者“创造奇迹”。
策略一：确定优先性。决定今天要做的最重要的事情，然后着手去做。不要因为在这一天的过程中发生了某些事情，就从自己本来要做的事情中分散精力或转移方向。更重要的是，不要用别人确定的优先性来替代自己的。
策略二：不要拖延。因为不确定性或者因为我们不知道该如何去做，所以我们拖延做某事，但是，延误会扰乱日程，它们不可避免地在下游形成更大的延误和中断。因此在一天刚开始的时候先去解决最困难的事情，把容易的事情留在最后。
策略三：对于一天将发生的事情做好准备。许多问题是可以预期的，预测什么环节发生问题，然后做好准备对付它。
策略四：做今天能做的每件事。如果今天做了某件小事就不会发展成为今后必须进行修缮的工程，那并不意味着在深思熟虑后不能推迟某件不急需做的项目，对于那些放到以后进行的活动要做记录。
策略五：建立一个系统来提醒自己和提醒别人。明白自己有多少时间是浪费在一而再、再而三地索要信息或请别人做某件事上，使自己能够记录下每个未能得到答复的要求。当人们知道你总是在做记录，他们会在你第一次提出时就做出反应。
策略六：作出决策。时间浪费大致总是发生在为等待更多信息而推迟作出决策的时候，但信息永远不会是完全的。决策延误了，行动也会延误。
策略七：放权。是否总有一排人站在你的办公室门口等着你对这件或那件事作决策。给下属成员一些决策的责任，不但使他们也使自己有自由的时间。
策略八：清理你的办公桌。如果你的办公桌上堆满了备忘录、电话记录、报告、信件、散页的纸张等，时间就会在你寻找某个需要的东西时浪费掉。
策略九：建立一个好的但是简单的文件系统。有多少时间被浪费在寻找重要文件的过程中？把文件收好，放在今后容易找到它们的地方。
策略十：不要求完美。“完美就是没有效率”，在一个过程中总是吹毛求疵直到每件事都绝对完美无缺，是对时间巨大的浪费。
策略十一：对错误承担责任并且改正。承认错误要比试图隐瞒它花费少得多的时间。简单的错误不会发展为大的灾难。
策略十二：建立工作进展情况的自动检查系统。有了它你就能够知道每件事在什么时候是按日程并且正确进行。你将在问题还很小，还可以控制的时候及时发现它们并且加以处理。
策略十三：对过去的做法要怀疑。仅仅因为某项任务总是以一个特定的方式去做，并不意味它就必须照着那种方式去做，会有一种更好的方法，实际上，几乎肯定存在一种更好的方法，关键是如何找到它。
建立工作秩序，忙到点子上忙出效率来
有不少领导者经常感到最苦恼的事，就是“时间危机”，没有工夫来思考和处理那些重要的事情。许多领导者每日工作达十几个小时，但还是有许多事情处理不完。
不可否认，忙，是领导者的正常现象，也是工作积极、事业心强的一种表现，只有什么事也不干的人才不感到忙。但是，忙，应该有限度，有秩序，有效率，用一句更通俗的话说，就是不能“瞎忙”。
产生忙乱现象的原因大致如下：缺乏实际工作经验，对要处理的问题难决难断，一拖再拖，考虑再三；对所担当的工作，没有比较妥当的通盘安排，没有正常的工作秩序，头痛医头，脚痛医脚，赶上什么就抓什么，这样势必杂乱无章，顾此失彼；上下左右职责不清，分工不明，不该找你的事也来找你，长久下去，习以为常；主观上愿意多做工作，总觉得对什么事情都有责任，惟恐哪件事情没办好，会被人家说工作不努力，能力差；对副手和身边工作人员缺乏充分的信任，惟恐人家工作做不好，于是就事必躬亲，越俎代庖，把自己累得要死，而人家却闲了起来；没有给办公室建立必要的制度。文秘人员对于外来的文件、请示和报告，不把关、不过滤、不研究，也不提出处理意见，一切照送照转，办公室成了收发室，起不到参谋助手的作用，加重了领导者的负荷。
要克服忙乱的现象，关键是要建立科学的工作秩序，划清职责范围。哪些工作必须自己做，哪些应由别人做；哪些事自己做主，哪些事要集体研究等，对于这些，领导者必须胸中有数。而要建立这样一个科学的工作秩序，就必须建立健全岗位责任制。领导班子成员之间、领导与副手和助手之间、横向职能部门之间、纵向上下级之间、单位与单位之间、个人与个人之间，都要划清各自的职责范围，各负其责。不该领导管的事，坚决不管；该管的事，主动去过问。凡所属单位提上来需要领导拍板定案的问题，必须要求把情况和意见一并拿上来。如果应由下属处理的问题，下属不处理，把矛盾上交，领导者则不应受理。
领导者必须有一定的时间主动下去了解情况，掌握动态，检查指导工作，解决实际问题，这样，涌上来的问题就会大大减少。越是把自己关在办公楼的小天地里，越是不下去，事情就越多。
所以，领导要经常下到基层去。这不是消极地“躲”，不是回避矛盾，而是克服忙乱现象、提高工作绩效的积极办法。它既可以使领导者了解下情，及时解决问题，又可以使领导者静下心来思考和研究问题，还可以减少会议和其他琐碎事务，一举数得。下去前，要把“家”里的工作安排一下；下去后，要同办公室保持联系，使该处理的事情及时得到处理。
善于向下属布置工作，为自己腾出双手
在实际生活中，常常可以看到这样的领导者，他对一个新来的员工，首先表示欢迎他到这个单位来工作，然后让他与原有的人见见面，向他简单介绍几句本单位的情况，再后，三言两语交代一下他做什么工作，然后就让其他的部门领导管理扔下不管了。另有一些领导者在布置工作时，常常犯一种毛病，就是从来不明确地告诉下属干什么、怎么干，他以为自己了解和掌握的东西，下属也应该懂得；或是有意识地不向下属交底，放任不管，而当下属的工作没有达到他所要求的标准时，他就批评一顿。这些做法都是不当的。
向下级布置工作的正确做法应当是：
第一，交代必须明确。
在布置工作时，以下各项应当十分清楚：什么任务，属什么性质，有什么意义；应达到什么样的目标和效果；什么时候完成；向谁请示汇报；应遵循哪些政策原则；执行任务者在人、财、物和处理问题方面有哪些权力；步骤、途径和方法是什么；可能出现哪些情况，需要注意什么问题。当然，以上各项要因人因事而宜。重要的事就要交代得严肃、明确、具体，简单的事就可以粗略一些；对于头脑聪明、经验丰富、一点就透的人，可以简明扼要，不必耳提面命，啰啰嗦嗦；对于新手和能力差的人，要尽可能把想到的东西都告诉他，使他少走弯路。
第二，要同下属商量。
下达指令、布置任务之前，自然要充分准备，把问题想得周密些。但在向下属交代的时候，还是应当抱着商量的态度。对于自己感到不太有把握的意见，要虚心向下属征询，如果下属的意见有道理，就要及时采纳；即使对于自己的设想感到很有把握，也要善于启发下属动脑筋，提看法，以便使指令更完善、更切合实际；如果执行者没有什么意见可提供，可以通过适当的问话，来检验一下他对指令是否充分理解了，是否变成了他自己的思想；对于那些执行者有权随机处理的细枝末节，则不必过多纠缠，议论不休，以免束缚下属的手脚。所以，在一般情况下，不要形成领导者居高临下，一二三四布置一大套，执行者俯首听命、机械服从、不置一辞的僵硬气氛。事实证明，在布置任务时只有对下属抱着信任、尊重、平等、虚心的态度，下属才容易理解，乐于接受，也才能更好地执行。
第三，任务与职能相称。
这里有两层意思：一是你所分配的任务应当是他的职责范围之内的，是属于他岗位责任制范围之内的事，而不能把本应属于上层的事交给下一层去干，把下层的事交给上一层去干，或是把本应由甲完成的任务让乙去做，乙的事让甲去做。如果那样乱摊派，势必打乱工作秩序，使人无所适从。当然，一些特殊情况下的特殊任务，也需要临时变通，但不能太多，特殊情况一过，还应当各司其职，各负其责。二是所分配的任务要与他的能力相一致，有多大能力的人就分配给他多重的活儿，如果不然，让能力强、水平高的人去干简单的活儿，既浪费了人才，又使他心情不舒畅，认为领导瞧不起他，重要的事不让他去做；如果让能力差、水平低的人去完成复杂、艰巨的任务，不仅容易误事，而且执行任务的人也有反感，认为领导是故意找别扭，强其所难。此外，在工作量上也要考虑，工作交得太多，会使他感到承担不了，太少又使他感到英雄无用武之地。
掌握时间运筹的法则，挖掘每一分钟的价值
富兰克林说：“时间乃是构成人生重要因素之一。人之成就与善于有效利用时间有密切关系。”时间，是领导者最宝贵的财富。凡是有成就、有作为的领导者，都有强烈的时间观念和运筹时间的本领。
每个人一天都只有24小时。但有些人能够在有限的时间里多做一些事情，就是由于在时间的使用上十分讲求效益。音乐大师们可能在一年或数年中每天都必须拿出大量时间进行苦练，才能使技艺略有长进。事实上，他们的技能已经达到较高的水平，但为了保持这个水平，他们不得不付出大量时间去练习，更别说在此基础上再有所提高。一位古典音乐家坦言：“一天不练，自己知道。两天不练，妻子知道。三天不练，听众知道。”
但就领导者的素质而言，却少有甚至没有可堪称大师者；所以领导者可以在个人能力方面取得显著的改善效果--提高10%~25%，且无需付出太多心血。
比如制作某种小型器具，你一小时能做50个，你能把效率提高10%，即每小时做55个吗？也许可能。开动机器说干就干！你不需要对生产方法进行根本性变革，也无需有超人般的生产速度，只需稍微加把劲。
你会发现几乎任何事情要提高10%的效率都不难做到，而这少许的努力将产生不菲的回报。在前一个例子中，如果你在器具生产车间每天工作8小时，效率提高10%后，一年将多生产1万套器具。如果每套器具的利润为10美元。则每年的赢利将额外增加10万美元。
下面介绍科学统筹时间的几个技巧，供领导者参考。
1.养成快速准时的习惯
领导者要提高时间利用率，必须缩小时间计算单位。用“分”计算时间的人，比用“时”计算时间的人，效率要高得多。做每项工作都要给自己定出一个时间限度，何时起，何时止，能用半小时办完的，绝不用一小时。开会和约见要准时，要养成开短会、说短话、写短文的良好习惯。同一位健谈的人商量工作时，最好能站着谈，迫使他开门见山，免得口若悬河，没完没了。
2.当日事当日完成
检查时间消耗的目的是为了更好地利用时间。昨天已经过去，明天只是带有一定概率的可能，只有今天，才是我们可以采取行动的唯一时间。世界上所有的成就都是“今天”所创造的。所以，从现在做起，从今天做起，当日事当日毕，应该成为一切领导者的行动准则。今天的事不要等到明天，上午的事不要拖到下午，白天的事不要延至晚上。某项工作一旦开始，就要一鼓作气地完成它，完成一项，然后再做下一项，这样会使你加快速度，并不断享受到完成任务的喜悦。事实表明，精力在成功之中更新，而在拖延之中衰竭。如果一个领导者在上班伊始就拖拖拉拉，不在乎什么上午下午、今天明天，那就绝不会做出什么令人瞩目的成就。
3.强迫自己每天都要有所成就
有一位名人给自己立了这样一条座右铭：“不教一日空过。”有了这样一个强制性命令，就会自觉地珍惜每一小时，每一分钟，使每天都在紧张的追求中度过，使第二天在前一天成果的基础上和新的追求中开始。齐白石在85岁那年的一天上午，连续画了四幅画，并在上面题道：“昨日大风，心情不安，不曾作画，今朝特此补充之。”原来他在用第二天的加倍工作来弥补前一天的损失。有了这种精神，何愁时间不为我所用？
4.定出专项时间
如果你需要专心致志于某几个棘手难题，不希望被打搅，可以预定出几段专项时间。告诉你身边的人，在这几段专项时间内任何人都不见。
把比较容易办的事放到专项时间以外，在专心投入某项工作之外的其他时间内，尽可以记记笔记或读读商贸杂志。
专项时间要雷打不动，如果你的专项时间定在午后2~4点，就不要打算在下午3点去看牙医，否则会使你的专项时间被肢解。
5.让思考速度提高10%
