（2）不直接明讲洗手间的位置。很多访客会不好意思问洗手间在哪里，你可以婉转地告诉他：“如果你想喝水的话，电梯旁有个茶水间，左转就可以看到洗手间了。”
（3）确定访客有椅子可坐，如果允许抽烟的话，是否有烟灰缸？是否有报章杂志可读？虽然或许你的报告写得很吸引人，但大部分客人宁愿阅读当天的报纸或当期的杂志。
（4）告诉客人衣帽间的位置。确定客人知道你将他的外套放在何处，等他要离去时，就可以自行取回外套，而不必麻烦你。
（5）尽可能提供多样性服务，譬如帮忙找电话号码。
（6）营造工作气氛。访客走近柜台时，请勿与朋友聊天或打私人电话，也不可吃零食，这样显得不够端庄，也较没有工作气氛。
（7）除非是访客先起头闲聊，否则应尽量避免与访客闲聊。在访客会见公司人员前，可能希望再把想谈的事情想清楚，如果和他聊天，可能会打扰他。但如果他们主动和你闲聊，你应报以友善、职业性的微笑，不要暴露出自己或主管的私事及公司内部的机密。千万不要让自己陷入辩论的情绪里。
如果你正在忙。而访客却想和你搭讪，你实在没有必要应酬他人。虽然你让他觉得很自在，可是你还有工作要做。如果客人经常如此的话，可能要归咎于办公室的摆设，是不是客人的椅子紧临着你的桌子？或者是客人椅子放得很远，使你们没办法讲话？
如果你没有办法对陈设做改变，就只要尽量简洁地回话，然后面带笑容重回自己的工作岗位。
如果访客信步走进办公室，停足在你桌旁或在你办公室外探头探脑地要见某人，请你有礼貌地去帮助他，不应该任由外人在你公司或整栋办公大楼里闲逛。不要敷衍地回答，“我不知道”，然后任由陌生人继续徘徊。如果他们走错部门，请协助他们找到正确部门；如果他们走错公司，至少借个电话让他重新联络，或帮他在大楼名单里找到正确的公司。
如果你是主人，知道必须让来访者最少等10分钟时（可能是你未作妥善计划），亲自出来和客人解释后才重回工作岗位。如果只让对方孤坐而没有解释是很不礼貌的行为，况且容易使客人生气。如果你手边的工作一时半刻无法完成，请直接告诉你的客人，由他自己做决定：要继续等或改天再来。若真发生上述情形，如果你和你的员工都能衷心道歉，你的访客再见到你时就不会那么生气了。
会客的礼节
会见访客时，你应该到大厅来招呼。如果是熟客人，你可以不必费神，请他们直接人内。但对方如果是第一次拜访或非常重要的客户，亲自迎接还是有必要的。
请以专业化形象出现在柜台前，但别像演舞台剧一样夸张；虽不似舞台剧夸张，但却一样重要。当你进入会客室时，一定有人在打量你，他们会从你的外表、姿势、动作及其他肢体语言来评断你，他们对你的第一印象即代表你的公司给人的形象。假若你表现得很谦卑、神经质、胆怯、畏首畏尾，在你还没有开口以前，你已输掉了一半。
确信你的姿势、面部表情甚至肢体语言都充满自信，让人觉得你够专业化。不要轻易泄露出自己的感情或是让失望感压迫你。如果你以负面的态度接待客人，相信对方将给予相同的回应。
1.替上司接客
见面后立刻向客人自我介绍，如果你是秘书，你可以告诉他：“你早，×先生，我叫××，是王经理的秘书。”如果×先生没递上名片，但可能已有准备并已拿在手上，请你毫不迟疑地向他索取名片。拿到名片，你不但可以此向上司介绍，也可以存人档案中。当你介绍访客时，顺手把名片递交给上司，或放在上司看得到的桌面上。
当你指示访客上司办公室的位置时，也应说些如“王经理正在等，请随我来”的话，避免用“跟我来”或“走这边”的命令式口气。
2.握手
与人打招呼的专业化方式是：当客人进了办公室向你走来时，你立刻起身，面带微笑地迎上前去，并露出亲切愉悦的表情，然后伸出手与对方握手。如果有人向你介绍客人，而你仍安然地坐在椅子上，就会显得你对此人不感兴趣，并意味着你不想被打扰。
握过手后，通常以复诵对方姓名为寒暄开场白，如果第三者尚未将你介绍给客人时，可以简单地自我介绍：“很高兴认识您！×先生，我是××”或“幸会幸会！×先生”。
在商场上，握手是一种最常见的礼节。象征着和平——开始时张开手，表示手里并未携带任何武器——接下去也是个和平的手势。除此之外，先撇开文化差异性不论，如果有人伸出手来要和人握手，而你不握的话，即表示你看轻对方，不屑与之握手，对方会觉得受到侮辱。
如果基于其他原因，无法伸出右手来握手时，也请你伸出另一只手。这若是永久性的状况就不必道歉，如果只是暂时的，还请稍作说明，你没有必要向他解释清楚，但若有人问及，不妨简明扼要说明一切。握手的方式可透露出你是什么样的人：坚定的握手方式（非上下摇动或紧握不放），代表自信、热诚、开放与诚恳；如果是软弱静止的方式则代表反面的意义；如果像是要把对方骨头捏碎，则代表独裁支配且敏感的一类。
握手时上下摇动约一两下即可松开，虽然你仍在介绍彼此，手却可以分开。握手时，身体稍微前倾，面带微笑，眼睛注视着对方，如果握手时不注视着对方，会让人感觉犹豫、不信任对方，或有自卑感。
握手时，保持手向前举，大拇指朝外，虎口向上；如果有人握手时手掌朝下，可能下意识里想控制整个情况，如果你也接受这种握手方式，表示你也同意由此来支配全局。如果你愿意让对方相信他们是主要控制者，这是一个不错的握手方式。
在商场上绝对不要伸左手和人握手；或者双手环绕着某人脖子；或双手搭在对方肩上并亲吻他的面颊；或用任何其他方法做身体接触。应该尊重对方的个性，并不是每个人对这类接触都会觉得舒适自在，不论你对这个团体有多熟悉，和某人有多亲密，在办公室里绝对不容许有拥抱和接吻等行为。
当你满腔热诚伸出手来，而对方并没有立刻握住时，该怎么办？把手缩回来就好了，不做任何批评，也不必觉得遗憾或难为情。
演讲礼仪
常规意义上的演讲，又叫演说或讲演。它是当众进行的一种正规而庄严的讲话，旨在向听众就某一事件、某一问题，发表个人见解，或是论证某种观点。
在商务活动中，商界人士所发表的演讲，多数都是礼仪性的。比如，商务人员更多需要准备的，是致欢迎词、欢送词、祝贺词、答谢词、介绍词、解说词等等，往往具有临时性、广泛性、应酬性等特点。它又被称为即席演讲。
当众发表即席演讲，如同对商界人士学识、口才、应变能力、表达能力的一场公开考试。
1.演讲的特点
即席的演讲，有一定的礼仪规范可循。
（1）在声音上，它应当抑扬顿挫，有所变化，借以突出重点，表达感情。或是调动听众的情绪。
（2）在语言上，它应当尽量生动、形象、幽默、风趣。可以多举例证，多打比方，多使用名言警句，但不要乱开玩笑，尤其不要讲下流话和脏话、黑话。
（3）在内容上，它应当言之有物，力戒陈词滥调，无病呻吟，无的放矢。从结构上讲，任何演讲的内容都由开场白、正题与结束语三部分构成。演讲的“重头戏”，务必要放在正题之上。
（4）在表情与动作上，应是当喜则喜，当悲则悲，不要面沉似水，或表情失当。应当站着演讲，辅以适当的手势亦可，但不要摇头晃脑，指手划脚，将拳头煞有介事地挥来挥去。
（5）在时间上，应当力求点到为止，短而又短。照常理来说，发表即席的演讲，讲上3分钟左右即可，一般不要超过5分钟。遇上“限时演讲”，即演讲的时间有所规定，则宁肯时间没用完，也不要超过。切勿被人“叫停”，罚下场去。
2.演讲形式
为了便于掌握，以下分别介绍一下商界人士在进行常见的欢迎、欢送、致贺、答谢、简介、解说等几种不同形式的即席演讲时，所需要注意的礼仪问题。
（1）欢迎时的演讲。在商界，遇上来宾参观、访问，或是有新职员加入，在见面之初，致上一篇热情洋溢的欢迎词，往往必不可少。
准备欢迎词时，通常应考虑对象、场合、内容与态度等几大问题。不要忘记，其重点是“欢迎”二字。对象不同，欢迎词便有所不同，总的说来，对下来检查的上级人员，应当谦恭；对初来乍到的客户，应当诚恳；对新加入的职员，应当热情。
致欢迎词的最佳地点，首推经过特意布置的接待室、会客室或会议室。站在人来人往的大门口或人声嘈杂的楼道里，都会影响效果。
在内容上，欢迎词应包括自我介绍、郑重表示的欢迎之意，对被欢迎者的建议与希望等等。其中尤以致词者的自我介绍为不可或缺。要不然，致词者一开口，下面的人就会相互询问：“此君何人？”那还能不乱套。
在演讲时的态度上，要胸有成竹，充满自信，面带微笑。特别要注意。在与听众交流眼神时，要坚持“等距离交际”，不要只看着上司、熟人、异性，而让其他人受冷落。
致欢迎词时，演讲者既可以提前撰写演讲稿，届时“照本宣科”，也可以不照稿宣读。用不用稿子，可以依个人状况而定。
（2）欢送时的演讲。每逢同事离职、朋友远去或是来访的同行、客户告辞之际，为了表示对他们的尊重，于情于理，商务人员都应当赠之以临别的赠言。
致欢送词的重点，是要充分地表达致词者的惜别之意。与此同时，亦可表现出致词者对友谊的无比珍视。
准备欢送词时，切记要包括四项要素：
①是对被欢送者的高度评价；
②是对既往与之相处的时光的温馨回忆；
③是自己真心实意的惜别之情；
④是对被欢送者的美好祝福。
以上四项要素，不一定是每一篇欢送词都要无一遗漏地包括在内，但它们的确是一篇成功的欢送词的筋骨。
与欢迎词相比，欢送词应更富有文采，更具备真情实感。
（3）祝贺时的演讲。在商务活动中，不要轻易地放过每一个可以向自己的交往对象表示好感、敬意与尊重的时机，每一位商务人员应当独具的慧眼。在他人适逢喜庆之时，予以正式的祝贺，就是一种有助于双向沟通的方式。
祝贺的方式很多，其中致贺词就是一种被广泛接受的做法。适合致贺词的机会有许多。年轻人过生日、结婚，老年人作寿、庆祝结婚纪念日，同事或同行立功、受奖、晋职、晋级，朋友们过年、过节，协作单位成立、开业、周年庆典等等，都可以致词祝贺。在为贺词打“腹稿”时，需要仔细斟酌辞令，既要语言优美、感人，又要力戒过度恭维或词不达意。准备贺词，要以“恭喜”为首要内容。在贺词的字里行间，要自始至终充满热烈、喜悦、愉快、激动的气息，要使自己所讲的话中满怀着热情。准备贺词，一定要加人称颂、赞扬、肯定对方的内容。同时，如果具体场合允许，应借机表示致词者对被祝贺者的敬重与谢意。
准备贺词，还须认真、诚恳地表达致词者的良好祝福，祝福被祝贺者“大吉大利”、“心想事成”。
（4）答谢时的演讲。商界人士在商务交往中，需要即时答谢的场合很多。例如，过生日、结婚、获得奖励、被授予荣誉称号、本单位举行庆典、事业上取得了重大成就的时刻，都应当向来宾或在场者致词答谢。
如果说对人常存感激之意，并在适宜之时将它表达出来，是做人的一个诀窍，那么在必要时，在商务往来中发表一篇言之有物的答谢词，也会让友人与同事对自己刮目相看。
准备感谢词，要力戒套话、废话。一开始就讲“我好激动”，“我讲不出话来”，“我想起了许多昔日往事”，反倒不如回顾一下在自己取得成绩的过程中，其他人是如何支持、帮助自己的。
在答谢词里，对自己评价要中肯。不要自吹自擂，表现得不可一世；也不要妄自菲薄，引喻失义，显得不够诚实。
在致答谢词时，叙事要清楚，对他人的感激要不厌其烦地一一说清楚，道明白。最后，别忘了找出一些自己的不足，以及今后努力的方向，借以请求各位继续关照自己。
即便自己有再大的喜事，的的确确十分开心，也要在致词时沉着气，不要气喘吁吁，口齿错乱，或语气神态表现出得意忘形。
大凡答谢词，都少不了要包括“此时此刻”的感触，对他人的感激以及今后自已继续努力的方向这三大内容。
（5）简介时的演讲。在商务活动中，商界人士必须善于利用一切时机，去成功地“推销”自己。简介时的演讲，在某种意义上说，就是一种必要的“推销”。
简介，就是主动或应邀向公众介绍自己、介绍他人、介绍自己所在的单位、介绍自己所负责的某项工作，等等。同一般意义上的介绍所不同的是，简介的业务性强于交际性，而且就其内容而言，简介其实一点也不简单。所谓“简”，只是相对于长篇大论而言的。
当商务人员应聘新职、联系工作、结识新同事、参加社交聚会时，有必要恰如其分地通过简介去“推销”自己。简介自己，既要谦虚、诚实，又要注意扬长避短，争取给人以好感。在内容上，简介自己应包括个人姓氏、单位、职务、专长、业绩等等。
简介自己所负责的工作，首先，应对其充满信心，切勿自惭形秽，“底气不足”；其次，是要突出其特征，在不泄密的前提下，应细讲，精讲，耐心讲；最后，应欢迎他人多加指正。有什么不足讲出来，反而显得实在，更容易得到理解与信任。
总而言之，简介重在突出特点，人的特点、事的特点、物的特点等等，在不同类型的简介中。都占据着首位。
（6）解说时的演讲。解说，就是应他人的要求，或是为了满足他人的需求，而就某一事件或物品，所进行的专门的解释与说明。
准备解说词，一定要有针对性，而且要尽可能地设想一下，听众会提出哪些问题，对此应如何回答，要做好充分准备。
准备解说词，一定要突出“被解说者”的特征、长处与优势。
临阵之际，倘如遇到听众插话、询问甚至有意说怪话、出难题，一定要冷静、镇定，保持应有的风度。
有时，处于众目睽睽之下的解说者，会因为听众的“视线压力”，即不友好、不信任的目光。而影响情绪。当解说者在演讲方面是一名新手时，更容易这样。此刻切勿避开听众的视线，或看讲稿，或看上空。这时，解说者应当一面继续演讲，一面避开那些冷漠、挑剔的目光，而去听众中寻求自己的支持者，即那些目光友善或是频频点头的人。这种主动与友善者目光的交流，将有助于提高自己坚信此次演讲必定成功的信心。
让我们把会开好
全球商务人士每年会举行超过百亿次的会议，这些会议成本相当惊人。基于这个理由，必须有效地规划会议。
当你在规划会议时，做任何重大决定前一定要先分析你的需求。试自问或请教上司召开会议的真正目的、主题、功能，如此你才可规划出配合主题的会议。
1.决定出席者
会议的目的将可决定谁应该出席。如果会议的目的是提供资讯或表决先前讨论过的事，与会人数多没有关系。但如果开会的目的是探讨问题或研究事情，并需要加以分析后再做决定，这种情况下，如果能限制参与人数，会议较易成功。
