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第21章 职场礼仪(3)

一个优秀领导者不会居功自傲,成就是属于团体的。不要因现有地位和成就而沾沾自喜,以为高人一等。相反,你要把部门的成绩归功于大家的努力,这样做会让你得到下属员工的爱戴和尊敬。要勇于为团体承担责任,当事情出了差错时,不要在高层领导面前推诿责任。对下属员工要平易近人,领导者得不到下属配合,就不能有效完成部门任务。平易近人能得到下属的支持。宁要慷慨过甚,不要吝啬过度。

要信守承诺,说到就一定要做到。别人来电,务必在24小时内回话,或至少找人代为处理。

有来宾走进办公室时,不论长辈或同辈,都应起立相迎以示尊重。学会向他人介绍引见,把男士介绍给女士,把辈份、地位低的介绍给辈分高和地位高的人。

假如有一项规定你自己都不遵守,那么也别要求你的下属遵守。

(2)团队精神,从领导做起

员工自下而上是培养不出团队精神的,一个团队是否有团队精神,要从领导做起。领导者必须:

①所有时间内都须维持良好而亲切的态度,敞开大门面对自己所有的部属,欢迎他们,并显示出对他们的尊重。

②把好处与那些做出贡献的人分享,并让他们知道自己对组织是有所贡献的。

③如果属下必须连夜加班时,得尽可能注意到他们的安全问题。

④当属下说明他们其中一人生病,或过于忧虑、压力太大,或是心中有所疑惑等事情时,必须流露出高度的关怀之意。

⑤有了好消息得让所有相关的同仁知晓。

若有了成就,上级也要对每位相关的属下表达肯定及感激之意,而不是贪得无厌地把所有的功劳归到自己一个人身上。

⑥阻止谣言或风言风语的传播。

不要搞流言蜚语、搬弄是非。

⑦在做出决定前可向人请教一番——尤其是当这些决策和他们有关时更应如此。

⑧耐心聆听别人所说的话,千万不要让对方得到这个印象:他们说话的时机不对。

⑨鼓励大家在一起工作。

即使是自己一个人工作,也要像在团队里工作一样,得随时注意自己的行为举止。

(3)用行动体贴下属

如果你是一位领导者,那么就别让体贴下属成为一句空话,而是用行动确保每一位下属都拥有良好的工作环境和办公设备。

可以帮助训练年轻的同事,不仅教他们做事,还要教他们做人。可以提提建议,耐心回答他们提出的问题,在他们学习工作的过程中充当一位友善的辅导员。

部属有突出表现时,应及时向他道贺并且公开加以表扬。

同事精神沮丧时,给予他鼓励。人生常会遇到不如意之事,别人的鼓励可能使人一下子振作起来。因此,关照同事是主管的职责。

职员应具备的礼仪

(1)准时上下班

上班时间,就是开始工作的时间。从进门到坐到自己的座位上,至少需要几分钟时间,因此,应在开始工作前10分钟到达公司。上班是否准时,反映你对工作是否敬业。

到了下班时间,如果已经做完了工作,就可以向周围的同事说声,“我先走了”,再自行离去。看到上级正在忙工作时,最好问一声:“需要帮忙吗?”确定不需要时,你可离去。

下班之前,应将办公桌上的文具和文件等放整齐,将椅子放回原位。

(2)服饰规范整洁

工作时间,就算不穿正装,也要穿戴得整齐些。男女两性在穿着方面有如下差异:

①穿着邋遢的男性上班总会给人一种粗心大意、不规矩的印象,同时也会认为这种男士需要照顾。

②而穿着邋遢的女性上班则会给人一种不端庄、自甘堕落的印象。

③一个男士若是穿着太潇洒或说过分火辣辣的话,则会被认为是个有野心且略显轻浮的人。

④一个女人如果穿着太漂亮,会让人觉得她在事业或性方面“野心勃勃”。

女职员不能在写字楼内化妆,尤其是有异性同事时。不能在办公桌上摆满化妆品。如果办公室设有女衣帽间,就可兼做化妆间。没有条件的,可用洗手间代替。

(3)敢于承担责任

勇于承担风险,不推托诿过给同事,这是一种良好的态度。如果有轻微的事被弄错了,上司追问起来,哪怕大家都有点责任,你就直截了当地给上司解释明白,自己先向他道句歉,承认就算了,当然你可能挨—顿骂。可是却会在办公室中赢得美名。

(4)不让私事占用上班时间

私人事情不要带到办公室去。每个人都要谨记,公司给你薪金,目的就是需要你做好本职工作,所以你应该尽责地做你分内的事情。

有许多公司严格地执行一些规矩,例如,办公时不能接听私人电话,不能随便跑出去买香烟,规定用午膳时间,上班下班要准时等。

(5)不要擅自越过顶头上司

按照常规,如果遇到麻烦事,要找你的顶头上司,切勿去见一个更高级的上司。须知一个大公司,它的组织和军队相似,发号施令有关联性,即使对你的顶头上司有意见,而你又偶然犯过失时,你也先要获得他的同意才可向更高一级申诉。

(6)使用礼貌用语

在办公室中禁止使用不严肃的话语。刚参加工作的职员,由于处在下级的地位,无论对谁都要注意用尊敬的语气说话。

“早安”和“午安”是办公室中最变通的礼貌用语,对同事也不能因为熟悉而将其省去。对于不相识却常见的人或一同坐电梯的人,适当时也要以“早安”或“午安”向人家问好。

在办公室中,不要随便挪用别人的东西,即使是公司统一配发的用品,也属个人私用。未经主人许可,事后又不打招呼的做法,是不礼貌,也是不允许的。

无论是谁的客户,谁的朋友,踏进公司的门,就是自己公司的客人,你作为主人应热情接待,绝不可以三言两语把客人打发掉或把他晾在一边。

在办公室里,男女同事之间是平等的。所以男士并无必要在他的女同事面前遵守社交活动中“女士优先”的规则。

与上司工作配合的礼仪

职场生存,应该学会与上司和谐相处、默契配合,这既符合礼仪的需要也能得到上司的信任、支持、关心和帮助。对此,应遵循下列工作礼仪:

(1)领会上司的意图

正确领会和贯彻上司的意图,是一个合格部属的基本要求。假如说话、办事违背上司意图,就有可能“费力不讨好”,把事情弄糟。

上司的意图很多就蕴含在文件、批示或口头指示之中,要靠部属去理解、体会。当然有时还需要进一步向上司当面询问、请教。

一般来说,上司喜欢交代一两遍就能明白自己意图的下属。因此作为下属,千万要用心理解、勤于总结,争取一次听清,切忌不懂装懂,或者凭空想象,违背领导意图。

(2)完整地接受上司指派的工作

接受上司指派的任务时,不能只是一味地点头,一定要问明白,尤其是重要事项,上司因忙碌或疏忽,有时可能会漏掉某个重要的事项,你应当场问清楚。

从上司那里接受指派的工作,应该提“在什么时候之前完成”的问题,以确认期限。你也会同时做几件事,因此必须问清期限,以确定优先做哪件事。

当你在期限内完成了上司指派给你的工作,上司一定会对你另眼相看。此外,要是你表现得诚实可信,上司就会有“可以把事情交给他去做”的想法,从而对你更加信赖。

(3)及时向上司汇报工作进展

在任何情形下,从上司那里接受到任务之后,无论多么简单的事,都必须做到一结束就立即报告,丝毫马虎不得,免得让人久等。

如果是长期的工作,应该在中途报告进展情况。对交给你去做的工作,实际上你的上司会非常在意。如果你能主动在中途报告经过,让公司随时掌握进度,上司则会比较放心。

(4)为上司分忧

能够在工作方面协助上司把事情办好,这是所有的上司都喜欢的部属。

部属对上司的失误,应及时提醒、善意参谋,不能在一旁袖手旁观。

假如下属的聪明才智得到赏识,切莫在上司面前故意显示自己,否则就有做作之嫌。用技术性较强的专业术语与上司交谈,上司可能把你看成书呆子,缺乏实际经验。

(5)只听不传

在上司身边工作,部属的工作范围有时会涉及很多方面。在面对若干个上司的情况下,必须协调和处理好上下左右的关系,其中一条重要的原则,就是“只听不传”。也就是说,有碍于领导之间团结的话,只能听,不能言传。

严守秘密,不该说的绝对不说,部属要从维护上司形象出发,学习上司的长处,淡化与工作无关的信息,这是部属对上司负责的表现。这样做,必然会赢得上司的信任和支持。

处理好与上司之间的关系,是职场获得成功的重要手段。学会与上司融洽相处,这样,你的能力就会逐渐为上司所赏识,工作起来也就会逐渐得心应手。

(6)理智地对待批评

如果上司错怪了你,不要在开会时就和他针锋相对。散会后找个方便的时机,向他解释真实的情况,他一定会对你心怀歉意。

当上司大发雷霆时,不要试图马上解释或与之针锋相对。即使你会暂时委屈地离开办公室,但很快就会有机会让你解释的。

上司与职员相处的礼仪

(1)树立风纪,以身作则

一个喜欢谈论东家长西家短的员工,会被认为是一个品行不佳的人。因此,作为一名领导,更要带头不在工作时间说与工作无关的事。

不要在公开场合驳斥他人。驳斥别人的人可能自以为很聪明、很机智,但在别人看来却正好相反,会影响你的形象。

虽然你的下属有责任帮助你完成工作,事情无论大小都可交给他处理。但如果你能将一些比较烦琐而困难的工作,独自完成妥当,让下属有更充裕的时间做好其分内的事务,对方将感激不尽,对你也更忠心。

视下属如知己好友,多征询对方的意见,接受他的批评,采纳中肯之言,不听信谗言,不居功自傲。

别吝啬你的鼓励。赞美使人意识到自己的价值,可以增强个人的自信心。当一个人感到他取得的每项成绩都能引起别人的注意,他就会有信心去尝试做更困难的工作。下属做对了,上司马上要表扬,而且很精确地指出做对了什么。这使人感到你为下属取得的成绩而高兴,与下属站在一条战线上分享成功的喜悦。所以,你的鼓励与表扬一要及时,二要具体、准确。

(2)敢做敢当,拥有大家风范

如果团队出了差错,要勇于出面为团队承受指责。只会在更高层主管面前推托诿过,即使过错责任真的不在他,也显得欠缺领导者应有的气魄。

当你发现手下员工的工作表现逐渐恶化的时候,必须寻找发生这个现象的原因。如果不是有关工作的因素造成的,那么很可能是员工个人的问题在打扰他的工作。绝不能采取“这不是我的责任”而忽视它,也不能严厉地告诫员工改善工作状况,否则就开除他之类。管理者首先应与员工面谈。

当你得到能使集体共同获益的重要信息时,应当让每一位部属都分享。不要一个人偷偷独占与大家有共同利益的信息。尤其在共同计划一项业务时,更不要“只手独揽”。

接到任何邀请均应在一周内答复。如果接受了邀请,就务必到场。—位有良好礼仪的主管会认真对待邀请函上“敬请赐复”的字句,而绝对不会无故失约。一位主管如果在公司或私人的活动中无故缺席,不仅会破坏个人形象,也会有损于公司声誉。

对自己的过去和现在不要夸耀。如果你是因为家族的关系而坐上主管这把交椅的,不要在同事面前炫耀自己的家世。

与同事相处的礼仪

营造融洽的职场氛围是提高工作效率的根本。与同事交往,真诚相待、依礼而行、相互尊重、减少磨擦是非常必要的。总的原则是:除了要达到既定目的,也要兼顾友谊的发展;除了要提高办事效率,也要兼顾他人的难处。在礼仪方面应注意以下六个方面:

(1)尊重和关心同事

尊重同事的生活习惯,尊重同事的处世方式。人都有友爱和受尊敬的欲望,都渴望自立,成为家庭和社会真正的一员,平等地同他人沟通。对此,应“已所不欲,勿施于人”,不可把自己的观点勉强让他人接受。如此才能相互融洽,并使对方尊重你。

(2)讲求协作精神

一件工作往往需要多方的协调才能做好,在办公室中一定要同心协力、相互协作、互相支持。自己的工作一定要克己奉公,不能推卸责任。需要帮助要与同事商量,不可强求;对方请求帮助时,则应尽己所能真诚相助。对年长的同事要多学多问、多尊重,对比自己年轻的同事则要多帮助、多鼓励。这样才能建立一个团结、文明的办公环境。得到同事们的尊敬,自己工作起来也会舒心。

(3)体谅难处,倾情相助

不管是在工作中还是生活上,同事若有难处,都应予以体谅理解,并尽力帮助。当同事有困难之时,千万不要吝惜你的关心与安慰,对同事重视会让他感受到你诚挚的友谊。这是赢得对方信任的关键。

(4)主动道歉

同事之间经常相处,一时的失误在所难免。如果出现失误,应主动向对方道歉,征得对方的谅解;倘若同事对你产生误会,应该向对方说明,不能小肚鸡肠,耿耿于怀。

(5)平等、广泛地交往,不要结成小集团

同事之间虽熟,但不同于朋友,经常会有自己喜欢的和不喜欢的同事共处一室,在交往态度上,特别是上班时间内,一定要保持一视同仁,平等对待。

(6)用幽默调节同事间的紧张关系

这是一种技巧,真正学会在不伤害任何一方利益的前提下,化解矛盾双方的误解,不偏不倚,成为大家信赖的“解铃人”。

幽默是化解尴尬气氛的“调和剂”,用幽默化解同事间的紧张关系,必然会赢得所有同事的信赖与尊重。

善待他人,就是善待自己。善待同事,必将得到同事的善待。这是职场中一项很划算的投资。善待同事仅仅需要你的一点耐心、诚心和细心,这是世人皆能办到的事情。

同事是自己在事业上的亲密伙伴,与自己在工作上有很多协作的地方,因此与同事和谐相处,互相支持,是非常重要的。

办公室礼仪八大禁忌

办公室其实就是一个小社会,特别是在一个人员云集、良莠一时难辨的办公室内,如何迅速赢得大多数人的好感,尽快融入其中,营造良好的人际关系呢?一定要注意如下礼仪禁忌:

(1)忌不负责任

把“都是你的错”挂在嘴上,干错万错就是没有我的错。其实每个人都会犯错,主管也应该容忍体谅下属犯错。重要的是能否由错误中归纳出对的方法,下次不再重蹈覆辙。无论犯了什么样的错,通常只要勇于承认、愿意负责,都能博得大家的谅解甚至尊敬。

(2)忌情绪不佳,牢骚满腹

工作时应该保持高昂的情绪状态,即使遇到挫折、饱受委屈、得不到领导的信任,也不要牢骚满腹、怨气冲天。这样做的结果,只会适得其反,要么招人嫌,要么被人鄙视。

(3)忌零食、香烟不离口

女孩子大都爱吃零食,且以互换零食表示友好。只是工作时要注意场合,尤其在和旁人谈话和接听电话时,嘴里千万不可嚼东西。至于一些以吸烟为享受的男士在公共场合也应注意尊重他人,不要随意污染环境。

(4)忌情绪化

人难免有情绪,但是把情绪和工作搅和在一起,老是用“最近情绪低潮……”、“失恋了……”、“和家人冷战……”当做借口,主管是会反感的。要是缺乏情绪管理的本领,可以看看“心灵小品”类的书籍或许有点帮助。

(5)忌拉小圈子,互散小道消息

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